Comment gérer son temps (Le manager organisé)

Summary

Dans cette vidéo, l'expert en gestion de temps propose une approche organisée pour gérer efficacement son agenda. L'utilisation d'un agenda électronique, partagé avec les collaborateurs, est essentielle pour éviter les conflits de planning et maximiser la productivité. Il est crucial de réserver du temps pour soi, afin de se concentrer sur des tâches importantes sans interruption. L'organisation du temps, la planification proactive et l'équilibre entre flexibilité et structure permettent aux managers de mieux maîtriser leur emploi du temps, d'éviter le stress et d'atteindre leurs objectifs professionnels et personnels.

Takeaways

• 😀 Utilisez un agenda électronique pour une organisation optimale et une synchronisation entre plusieurs supports (ordinateur, téléphone, web).
• 😀 Un agenda partagé permet de gagner du temps en évitant de devoir vérifier la disponibilité des collaborateurs.
• 😀 Un agenda unique pour les rendez-vous professionnels et personnels évite les conflits de planning et vous aide à mieux gérer votre temps disponible.
• 😀 Consultez régulièrement votre agenda pour avoir une vue d'ensemble sur la semaine, le mois ou même le trimestre à venir, afin d'éviter les engagements irréalistes.
• 😀 Planifiez dès que possible le temps nécessaire pour les projets longs, afin de mieux évaluer les délais et éviter les déceptions.
• 😀 Le suivi de l'agenda vous permet de vérifier que vous consacrez bien votre temps aux missions principales et d'ajuster si nécessaire.
• 😀 Programmez des rendez-vous avec vous-même pour avancer sur vos objectifs personnels, par exemple, avec des plages pour la gestion des tâches en cours.
• 😀 N'oubliez pas de réserver du temps pour les relances, essentielles à la gestion des tâches, sous peine de voir votre système d'organisation échouer.
• 😀 Ne surchargez pas votre agenda ! Réservez 30 % de votre journée pour faire face aux imprévus et maintenir une certaine flexibilité.
• 😀 Si vous êtes sceptique quant à une planification stricte, sachez qu'un agenda bien organisé vous libère du stress et vous permet d'accueillir l'imprévu de manière sereine.
• 😀 Pour les déplacements, ajoutez du temps de trajet à votre agenda et utilisez ces plages pour des tâches en cours ou des relances, ce qui optimise votre emploi du temps.

Q & A

Pourquoi est-il recommandé d'utiliser un agenda électronique plutôt qu'un agenda papier ?

Un agenda électronique est synchronisé sur plusieurs supports (ordinateurs, téléphones, web), ce qui permet de l'avoir toujours sous la main. En cas de perte de téléphone, toutes les données sont récupérables, contrairement à un agenda papier.

Quels sont les avantages d'un agenda partagé pour un manager ?

L'agenda partagé permet de gagner du temps en évitant d'avoir à contacter un collaborateur pour savoir s'il est disponible. Il facilite également la gestion des réunions et des rendez-vous.

Pourquoi est-il important d'utiliser un seul agenda pour les rendez-vous professionnels et personnels ?

Utiliser un seul agenda permet d'éviter les conflits d'horaires et de mieux gérer son temps disponible, en ayant une vue d'ensemble de ses engagements professionnels et personnels.

Que doit-on faire avant un 1-to-1 avec un collaborateur ?

Avant un 1-to-1, il est conseillé de consulter l'agenda du collaborateur pour les deux semaines à venir. Cela permet de se préparer en étant aligné sur ses préoccupations du moment.

Qu'est-ce qu'un rendez-vous avec soi-même dans le cadre de la gestion de l'agenda ?

Un rendez-vous avec soi-même est un créneau réservé pour avancer seul sur ses tâches importantes, sans interruptions. C'est essentiel pour atteindre ses objectifs.

Comment l'agenda peut-il aider à mieux gérer un projet de longue durée ?

Lorsqu'on travaille sur un projet de longue durée, il est utile de bloquer du temps dans l'agenda pour les tâches liées à ce projet. Cela permet de mieux évaluer les délais et d'ajuster les priorités si nécessaire.

Quel est le rôle de la routine du lundi dans la gestion de l'agenda ?

La routine du lundi est un moment clé pour organiser sa semaine. Cela permet de s'assurer que tout le système d'organisation reste cohérent et de planifier efficacement ses tâches.

Pourquoi est-il important de laisser des plages horaires libres dans son agenda ?

Il est essentiel de laisser des créneaux libres dans son agenda (30% chaque jour, 40% par semaine) pour gérer les imprévus et ne pas se retrouver débordé par des sollicitations externes.

Comment gérer les déplacements dans son agenda ?

Il est conseillé de noter les temps de trajet dans l'agenda pour avoir une vision réaliste de ses disponibilités. Ces créneaux peuvent aussi être utilisés pour des tâches en cours ou de relance.

Que faire si une tâche urgente apparaît au cours de la semaine ?

Si une tâche urgente apparaît, il est recommandé de la programmer directement dans l'agenda avec un créneau dédié, afin de lui accorder le temps nécessaire pour la réaliser.