Outlookでメール業務を10倍楽に！さらにタスク管理まで

長塚電話の長谷川NDK

26 Jul 202008:29

Summary

TLDR長谷川さんが、GmailからOutlookへの移行を決断し、その後の使い方について解説しています。Gmailは検索力が優れ、ラベル管理で整理しやすいと説明しましたが、Outlookはカテゴリー管理が難しいと感じました。Outlookでメールを整理する方法として、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに絞り、自動分類をやめることをお勧めしています。これにより、タスク管理が簡単になり、生産性が向上します。また、キーボードのBackspaceキーやスマートフォンでのスワイプ操作で素早くアーカイブできる便利な機能も紹介しました。

Takeaways

📧 長谷川さんがGmailからOutlookに移行した理由は、会社の都合によるものでした。
🔍 Gmailは非常に強力な検索機能を持っており、必要なキーワードを入力すると素早くメールを見つけることができます。
📁 Outlookは検索機能がGmailほどではありませんが、フォルダー分けによるカテゴリー管理は可能ですが、複雑になる可能性があります。
🏢 長谷川さんはOutlookで複数のツールと連携しやすくするために移行を決定しました。
🚫 Outlookでは100%のカテゴリー管理は不可能と言われており、カテゴリー管理が難しいと感じる人もいます。
🔑 解決策は、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに絞ることです。これにより、メールの整理が簡単になります。
🛠️ メールをアーカイブするには、パソコンではBackspaceキーを押すだけで、スマートフォンではスワイプするだけで済みます。
📈 アーカイブフォルダーへの移動は、タスク管理を簡素化し、生産性を向上させます。
🔍 アーカイブフォルダーの導入により、検索性が向上し、必要なメールをより迅速に見つけることができます。
📈 メールの整理とタスク管理の簡素化は、ビジネスの生産性と効率を劇的に向上させます。
💡 長谷川さんの提案は、Outlookを使い始める人や、メール管理に悩む人に非常に役立つアドバイスです。

Q & A

長谷川さんがGmailからOutlookに移行した理由は何ですか？
-長谷川さんは、会社の都合でOutlookに移行する必要がありました。また、OutlookはOffice 365の一部として、TeamsやSharePointなどの他のツールと連携しやすかったため、移行を決めたとされています。
Outlookのカテゴリー管理とGmailのラベル管理の違いは何ですか？
-Outlookでは、フォルダーに分類して管理することが一般的ですが、ラベルのように1つのメールに複数のカテゴリーを付けることはできません。一方、Gmailではラベル機能があり、1つのメールに複数のラベルを付けてカテゴリー化することができます。
長谷川さんが提案するOutlookのメール管理方法とは何ですか？
-長谷川さんは、Outlookのメール管理を簡素化するために、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに分類することを提案しています。また、メールを一個ずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断し、必要なタスクだけを残すことで、効率的に管理することができるとされています。
Outlookでメールをアーカイブするにはどうすればよいですか？
-Outlookでメールをアーカイブするには、メールを選択してバックスペースキーを押すか、スマートフォンでメールを左にスワイプするだけで自動的にアーカイブされます。
Outlookの検索機能を強化するために何をすべきですか？
-Outlookの検索機能を強化するためには、カテゴリー管理やフォルダー分けをやめ、受信トレイに入っているメールを一個ずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断し、不要なものはアーカイブすることで、検索性と運用性を向上させることができます。
Outlookの受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がってしまう原因は何ですか？
-Outlookの受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がってしまう原因は、カテゴリー管理が複雑で、メールがどのフォルダーに入るべきか判断しにくくなっていること、また、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまっていることが挙げられます。
Outlookでメールを効率的に管理するために、どのようなアクションをとるべきですか？
-Outlookでメールを効率的に管理するためには、受信トレイに入っているメールを一個ずつチェックし、アクションが必要かどうかを判断して、必要なタスクだけを残すようにします。また、アーカイブフォルダーに保管するメールも判断し、不要なものはアーカイブすることで、受信トレイを整理することができます。
Outlookのカテゴリー管理が難しいと感じる理由は何ですか？
-Outlookのカテゴリー管理が難しいと感じるのは、1つのメールが複数のカテゴリーに属する場合、そのメールを複数のフォルダーにコピーする必要があるため、手間がかかることと、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまい、必要なメールが見つかりにくくなるためです。
Outlookでメールを整理しやすくするために、どのようなフォルダー構成を提案されていますか？
-Outlookでメールを整理しやすくするために、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つにフォルダーを絞ることが提案されています。これにより、カテゴリー管理を簡素化し、メールの検索性と運用性を向上させることができます。
Outlookのメール管理の改善で、どのようなメリットがありますか？
-Outlookのメール管理の改善により、メールの検索性と運用性が向上し、タスク管理までできるようになります。また、受信トレイが整理され、生産性が向上することが期待できます。
Outlookでメールを管理する際に、どのような問題に遭遇していますか？
-Outlookでメールを管理する際に遭遇する問題として、カテゴリー管理が複雑で手間がかかること、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまい、必要なメールが見つかりにくくなることが挙げられます。また、受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がることも問題の一つです。

Outlines

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📧 GmailからOutlookへの移行とカテゴリー管理の課題

長谷川さんは、会社からOutlookへの移行を余儀なくされたが、Gmailの優れた検索機能やラベル管理に頼んでいた。Outlookではカテゴリー管理が難しく、メールの分類に迷うことがあると感じた。特に、複数のカテゴリーに属するメールの処理が面倒で、カテゴリー管理の難しさから生産性が下がることに悩まされる経験を共有している。

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🗂 受信箱とアーカイブフォルダの2つのフォルダでメール管理をシンプルに

長谷川さんは、Outlookでメール管理をシンプルにするために、受信箱とアーカイブフォルダの2つに絞ることを提案。アーカイブフォルダは後で見るべきメールを保管する場所であり、メールを1つずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断するプロセスを導入することで、タスク管理が容易になる。また、バックスペースキーを押すことで簡単にメールをアーカイブできる便利な機能や、スマートフォンでのスワイプ操作によるアーカイブの説明も行っている。この方法で、メールの検索性とタスク管理を向上させることができると語っている。

Mindmap

Keywords

💡Outlook

Outlookは、マイクロソフトが提供するメールや予定表、連絡先管理などの機能を持つソフトウェアです。ビデオでは、Outlookの使い方や生産性向上の方法について説明しています。

💡Gmail

Gmailは、Googleが提供するメールサービスです。ビデオでは、GmailからOutlookへの移行について述べており、Gmailの検索機能やラベル管理機能の利便性を紹介しています。

💡ラベル管理

ラベル管理は、Gmailの機能で、メールに複数のタグを付けて分類することができます。ビデオでは、ラベルを使ってメールを整理し、検索性を高める方法が説明されています。

💡カテゴリー管理

カテゴリー管理は、Outlookの機能で、メールをフォルダーに分類することができます。ビデオでは、カテゴリー管理が難しいという問題と、その解決策について説明しています。

💡検索性

検索性とは、メールを効率的に検索できる能力を指します。ビデオでは、Gmailの検索機能とOutlookの検索性の違い、および検索性を高める方法について述べています。

💡Office 365

Office 365は、マイクロソフトが提供するオンラインサービスパッケージで、Outlookをはじめとする複数のアプリケーションが含まれています。ビデオでは、Office 365の他のツールとの連携を理由にOutlookへの移行が行われていると述べています。

💡受信トレイ

受信トレイとは、メールソフトで受信したメールが最初に保管される場所です。ビデオでは、受信トレイを超シンプルに保つ方法と、その利点について説明しています。

💡アーカイブフォルダー

アーカイブフォルダーとは、メールを長期保管するためのフォルダーで、検索や表示が容易になります。ビデオでは、アーカイブフォルダーの使い方と、メール整理の簡素化について述べています。

💡バックスペースキー

バックスペースキーは、パソコンのキーボードにあるキーで、文字を削除するために使用されます。ビデオでは、バックスペースキーを押すことでメールをアーカイブフォルダーに移動させる、という使い方について紹介しています。

💡スマートフォン

スマートフォンとは、携帯電話機能に加えて、インターネットブラウジングやメールチェックなどができる携帯端末です。ビデオでは、スマートフォンでのメールチェックやアーカイブの方法について説明しています。

💡タスク管理

タスク管理とは、業務や作業を計画的に進めるための管理手法です。ビデオでは、Outlookの受信トレイをタスク管理ツールとして利用する方法が紹介されています。

Highlights

長谷川さんがGmailからOutlookへの移行を行った理由とそのプロセスについて語っています。

Outlookの圧倒的なメール管理機能とGmailとの比較をしています。

Gmailの検索力とOutlookの検索機能の違いについて説明しています。

Gmailのラベル機能とOutlookのフォルダー管理の違いを比較しています。

Outlookに移行した理由として、Office 365の他のツールとの連携が挙げられています。

Outlookのカテゴリー管理と「コウモリ問題」についての議論がされています。

Outlookの受信トレイが超シンプルでタスク管理に変わる方法を提案しています。

受信フォルダーとアーカイブフォルダーの2つに絞ることでメール管理をシンプルにすることができると述べています。

メールをアーカイブする際のワンタッチ操作（Backspaceキー）の説明がされています。

スマートフォンでメールをアーカイブする際のスワイプ操作の説明があります。

メール管理の効率化によって生産性の向上が期待できると述べています。

Outlookのメール検索性とタスク管理機能の向上について語っています。

メールの仕分けルールを排除することで、メール管理を効率化できると提案しています。

受信フォルダーに残るメールがタスク管理に必要なものだけになるというアプローチを紹介しています。

Outlookのメール管理機能を活用することで、メールによる生産性の低下を防ぐことができますという結論がされています。

長谷川さんが自身のOutlookのスクリーンショットを用いて、実際にメールをアーカイブするデモンストレーションを行っています。