業務マニュアルを作るなら業務フロー図は２度作る、いきなりフローチャートは作らない（図解）

業務マニュアル_Channel

11 Jun 202412:59

Summary

TLDR本動画スクリプトでは、業務マニュアルを作成する際のアプローチについて解説しています。業務フロー図やフローチャートの重要性について触れつつ、情報整理のためにはフローチャートを最初から作らず、まずは業務の基本情報を整理し、その後に簡易フロー図を作成することで効率化することが推奨されています。また、最終的なアウトプット段階では、ユーザーが直感的に理解できるよう、わかりやすい業務フロー図を制作することが重要です。

Takeaways

📝 業務マニュアルを作る際には、最初からフローチャートを作らないほうが効率的である。
🔍 業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートは情報処理分野で使われるツールを業務の手順に応用したもの。
🛠️ フローチャートは四角い処理記号や判断記号、矢印などから構成されるが、詳細を追うと労力がかかる。
📈 業務フロー図は2段階で作成するべきで、最初は情報整理のためのインプット、最終的にはアウトプットとして業務マニュアルに掲載する。
📋 インプット段階のフロー図は担当者やプロジェクトメンバーが業務を理解するためのもので、完璧なフローチャートを作る必要はない。
📑 業務分析フォーマットは業務情報を整理するためのスプレッドシートで、簡易な業務フロー図としても利用可能。
🔄 業務の基本情報や工程、標準的な処理の流れを押さえることが重要で、分岐する処理も整理する。
📊 業務の要素は1つ1つの処理で使用するもの（商標、システム、伝達手段など）を洗い出すこと。
📉 業務マニュアルに掲載するフロー図は、フローチャートの記号にこだわるのではなく、直感的に全体の流れや担当者を分かるようにする。
🌐 業務マニュアルや業務フロー、教材作成の情報を発信し続けるためのチャンネル登録を呼びかけている。

Q & A

業務マニュアルを作る際に最初にフローチャートを作らないことの利点は何ですか？
-最初にフローチャートを書くのは労力がかかる一方で効果が難しいと感じられ、情報整理に重点を置く方が効率的です。
業務フロー図とフローチャートの違いは何ですか？
-業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートはその中でも担当者別のスムレーンを表現し、手順が流れていく様子を示す具体的なツールです。
フローチャートはどの業界で使われていますか？
-フローチャートはもともと情報処理の分野でプログラミングのために使われるツールですが、業務の手順を表すことにも使用されています。
業務フロー図を2段階で作ることの意味は何ですか？
-最初は情報整理のためのインプット業務フロー図、最終的には業務マニュアルに掲載するためのアウトプット業務フロー図を作成することで、段階的に整理しやすくなります。
インプット業務フロー図の目的は何ですか？
-インプット業務フロー図は担当者やプロジェクトメンバーが現場の業務を理解するためのものです。
業務分析フォーマットとは何ですか？
-業務分析フォーマットは業務の情報を整理するための表で、業務の基本情報や工程、処理を整理し、簡易な業務フロー図としても使えます。
フローチャートを書く際の課題は何ですか？
-フローチャートを書くと、1つの業務を詳しく書こうとすると大変で、誰も解読できなくて修正も難しく、最終的に使われないことがあります。
業務マニュアルに掲載する業務フロー図はどのように作ればいいですか？
-業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、初見の人でも直感的に分かるように、業務の全体像や流れを表すシンプルな表現が求められます。
業務フロー図を作る際に注意すべきことは何ですか？
-業務フロー図を作る際には、フローチャートの記号にこだわらずに、直感的に全体の流れや担当者が何をするかが分かるようにすることが重要です。
業務分析フォーマットの活用方法は教える講座はどこで受講できますか？
-業務の整理と可視化実践講座というオンライン講座を受講することで、業務分析フォーマットの活用方法や具体的な書き方について学ぶことができます。