Nuevo Curso de Excel - Capítulo 7, Llamado de Datos 🎓 Dostin Hurtado
Summary
TLDREn este vídeo, Dostin Hurtado explica cómo automatizar la búsqueda de datos en Excel utilizando la función 'BuscarV' o 'consultaV' en versiones anteriores. Se enfoca en cómo, al ingresar un número de documento o código de barras, se pueden recuperar automáticamente detalles como nombre, correo, dirección, teléfono para clientes o productos. Destaca la importancia de tener una base de datos estructurada y cómo convertir rangos en tablas para simplificar y mejorar la eficiencia de las búsquedas. Aborda también cómo solucionar errores comunes y realizar cálculos basados en los datos encontrados, como multiplicar el precio por la cantidad de productos. Finalmente, menciona la posibilidad de configurar las tablas para impresión y la creación de un tutorial adicional sobre impresión en Excel.
Takeaways
- 😀 El vídeo es una introducción a cómo usar la función de búsqueda de datos en Excel para automatizar tareas.
- 🔍 Se explica que para realizar búsquedas automáticas, es necesario tener una base de datos bien estructurada, ya sea de clientes o productos.
- 💼 Se destaca la importancia de ubicarse en la celda correcta antes de usar la función de búsqueda para obtener el resultado esperado.
- 🔢 Se menciona que la función de búsqueda se llama 'BuscarV' en algunas versiones de Excel y 'consultaV' en la versión 2010.
- 📄 Se indica que la función de búsqueda requiere especificar el valor buscado, la matriz de datos, el indicador de columnas y si el valor es exacto o no.
- 📑 Se sugiere usar tablas en Excel en lugar de rangos para simplificar la gestión de datos y evitar errores al agregar nuevos registros.
- 🚫 Se aborda cómo solucionar errores comunes con la función de búsqueda, como cuando el código no existe o cuando se intenta buscar en una matriz que no incluye el nuevo registro.
- 📈 Se muestra cómo usar la función 'Si.Error' para manejar los errores y mostrar un mensaje de 'no existe' en lugar de un error de Excel.
- 💡 Se da un ejemplo práctico de cómo buscar y mostrar diferentes tipos de información, como correos electrónicos y precios de productos, usando la función de búsqueda.
- 📊 Se explica cómo se pueden usar tablas y nombres para facilitar la actualización y eliminación de datos en Excel.
Q & A
¿Qué herramienta se utiliza para buscar datos automáticamente en Excel según el guion?
-Se utiliza la función 'BuscarV' o 'consultaV' en versiones anteriores como Excel 2010 para buscar datos automáticamente.
¿Qué tipo de información se puede buscar automáticamente en Excel con la función mencionada?
-Se puede buscar información como el nombre, el correo, la dirección, el teléfono de una persona o detalles de productos como descripción y precio.
¿Por qué es importante tener una base de datos en Excel para realizar búsquedas automáticas?
-Es importante tener una base de datos porque permite automatizar el proceso de búsqueda de información, lo que ahorra tiempo y reduce errores al obtener datos de manera rápida y precisa.
¿Qué errores comunes se mencionan al usar la función 'BuscarV' en el guion?
-Los errores comunes incluyen que el código no exista, lo que provoca un error de búsqueda, y que el rango de datos donde se busca no esté actualizado con los nuevos datos.
¿Cómo se resuelve el problema cuando un código no existe en la base de datos según el guion?
-Se utiliza la función 'Si.Error' para manejar el error en caso de que el código no exista, mostrando un mensaje como 'no existe' en lugar de dejar el campo vacío.
¿Qué ventajas ofrece usar una tabla en Excel en lugar de un rango de celdas al buscar datos?
-Las tablas en Excel facilitan la actualización automática de los datos y evitan errores al agregar o modificar información, ya que Excel reconoce y maneja los datos dentro de la tabla de manera más eficiente.
¿Cómo se puede solucionar el problema si el código buscado no está en la primera columna de la matriz en Excel?
-Se debe asegurar que el código buscado esté en la primera columna de la matriz. Si no es así, se debe reorganizar la matriz o cambiar el indicador de columnas en la función 'BuscarV' para que apunte al código correcto.
¿Qué significa el indicador de columnas en la función 'BuscarV' y cómo se usa?
-El indicador de columnas en la función 'BuscarV' especifica en qué columna se encuentra el dato que se desea buscar dentro de la matriz. Se usa para dirigir la función a la ubicación correcta del dato en la base de datos.
¿Cómo se puede calcular el precio total de un producto en Excel usando la función 'BuscarV'?
-Se utiliza la función 'BuscarV' para encontrar el precio del producto y luego se multiplica por la cantidad deseada. Para manejar posibles errores, se puede usar la función 'Si.Error' para dejar el resultado vacío o como cero si no se encuentra el producto.
¿Cómo se pueden imprimir las tablas en Excel de manera que quepan perfectamente en una hoja carta según el guion?
-Se puede configurar la impresión en la pestaña 'Vista' y seleccionar 'Diseño de página' para ajustar el tamaño de la hoja a carta y asegurar que la tabla se imprima correctamente.
Outlines
📊 Introducción a la búsqueda de datos en Excel
El presentador, Dostin Hurtado, inicia explicando cómo automatizar la búsqueda de datos en Excel. Se menciona la importancia de tener una base de datos para clientes o productos para realizar búsquedas eficientes. Se destaca que al ingresar un número de documento, se debe poder obtener automáticamente información como nombre, correo, dirección y teléfono. Se enfatiza la necesidad de ubicarse en la celda correcta para aplicar la función de búsqueda y se describe el proceso paso a paso, incluyendo la selección de la base de datos y cómo se indica a Excel qué columna debe buscar en la matriz de datos.
🔍 Solución de errores comunes en la función de búsqueda
Se discuten los errores comunes al usar la función de búsqueda en Excel, como el código no encontrado y la falta de actualización de la base de datos con nuevos datos. Se sugiere la creación de tablas en Excel para solucionar estos problemas, lo que permite una gestión más eficiente de los datos y evita errores al buscar nuevos códigos o clientes. Se explica cómo cambiar el rango de una base de datos a una tabla y cómo actualizar la función de búsqueda para que utilice la tabla en lugar del rango.
🛒 Aplicación de la función de búsqueda en una base de datos de productos
El script avanza a explicar cómo aplicar la función de búsqueda en una base de datos de productos. Se muestra cómo buscar la descripción y el precio de un producto por su código de barras. Se menciona la necesidad de que el código de barras esté en la primera columna de la tabla para que la función de búsqueda funcione correctamente. Se aborda cómo corregir errores al organizar la matriz de datos y cómo usar la función Si.Error para manejar casos donde el código buscado no existe en la base de datos.
💼 Finalización de la función de búsqueda y cálculo de precios
Se concluye el tutorial explicando cómo finalizar la función de búsqueda y calcular precios en Excel. Se muestra cómo usar la función de búsqueda para encontrar el precio de un producto y cómo multiplicar el precio por la cantidad deseada. Se aborda cómo solucionar errores que pueden surgir al realizar cálculos si faltan valores y cómo usar la función Si.Error para manejar estos errores. Además, se menciona cómo realizar sumas totales y cómo preparar una hoja para impresión, concluyendo con una invitación a los espectadores a practicar los conceptos aprendidos.
Mindmap
Keywords
💡Excel
💡Búsqueda de datos
💡Automatización
💡Base de datos
💡Función VLOOKUP
💡Tabla
💡Indicador de columnas
💡Error de función
💡Si.Error
💡Autosuma
Highlights
Hola muchachos, espero que tengan un excelente día
Vamos a trabajar la búsqueda de datos en Excel
Todo se automatiza, incluso para algunos esto es avanzado
La idea es que al escribir un número de documento, automáticamente se traiga información de esa persona
Para traer personas o productos, se necesita una base de datos
Se puede aplicar esto para cualquier cosa en su empresa
Para buscar el nombre del cliente, se debe ubicar en la celda del nombre y usar la función BuscarV
El valor buscado es el dato que proporciona el cliente o producto para buscarlo
La matriz es toda la base de datos, en este caso en otra hoja sin títulos
El indicador de columnas nos dice en qué columna está el dato que buscamos
El rango básicamente es si el valor es exacto o no, normalmente aquí va en 0
Si quiero el correo, teléfono o dirección, se hace lo mismo
Los dos principales errores de la función BuscarV son el código no existente o la persona no registrada
Para agregar un nuevo código, se crea una tabla en Excel
Se solucionan los problemas de códigos no existentes usando la función Si.Error
Se puede hacer la misma función para buscar correos, teléfonos y direcciones
Se pueden crear tablas para facilitar la búsqueda y actualización de datos
Se puede usar la función Si.Error para manejar errores y mostrar mensajes de no existe
Se puede calcular el precio de productos usando la función BuscarV y multiplicar por la cantidad
Se puede usar Autosuma para calcular el total de la factura
La tabla está destinada para imprimirse, se puede configurar para que quepa en una hoja carta
Se deja la solución de la tarea en la descripción del vídeo
Gracias por compartir, comentar y calificar el vídeo
Hasta luego, les habla Dostin Hurtado
Transcripts
Hola muchachos, espero que tengan un excelente día les habla Dostin Hurtado, muchachos miren en este
caso, en este tema, vamos a trabajar la búsqueda de datos, es un tema muy interesante en Excel y es
porque todo se automatiza inclusive para algunos esto es el avanzado, no se me asusten, tranquilo s
a ver, la idea aquí es al escribir un número de documento de una persona automáticamente me traiga
el nombre, el correo, la dirección, el teléfono de esa persona, listo para que esto se pueda realizar
debemos tener primero, si quiere traer personas pues debe tener una base de datos de personas
que para este caso serán clientes, ahora si usted no quiere traer nada de personas, sino que sean de
productos que al colocar, por ejemplo un código de barras, automáticamente me aparezca la descripción
del producto y un precio, pues debemos tener una base de datos de los productos, si, toda tienda debe
tener una base de datos de productos si quiere automatizar su tienda, esto es algo obligatorio
vale, obviamente, pues eso no solo se aplica para clientes y productos, nosotros podemos aplicarlo para
cualquier cosa en su empresa, así que manos a la obra muchachos, ya tenemos la base de datos así
que vamos a empezar. Si yo quiero traer el nombre del cliente yo me ubico en la celda del nombre
yo quiero traer un correo, pues yo me ubico una celda de correo, eso es importante resaltarlo
porque algunas personas se ubica en algún lado y ahí empiezan a hacer la función, pues no, porque ahí
van a obtener el resultado, entonces me ubico en el nombre y ahí mismo voy a colocar el nombre
de la función que en este caso se llama BuscarV algunos Excel por ejemplo la versión 2010 se
llama consultaV, listo, no se asuste tranquilo solo cambio de nombre, pero funciona exactamente igual
desde la versión 2003 vale ¿qué es el valor buscado? El valor buscado es ese dato que me da el
cliente o me da el producto para yo buscarlo, si usted va un banco, por ejemplo allá le pidén
el número de cuenta, número de cédula, número de documento, número de dni, ese número es el que yo
le doy a Excel para poder buscar a ese cliente, en este caso será el número de documento, listo, esta
la celda que yo escribo el número de documento, punto y coma la matriz es toda la base
de datos, en este caso sabemos que la base de datos está en otra hoja y se selecciona sin títulos
sin títulos se selecciona, listo punto y coma, indicador de columnas, el indicador de columnas
viene que estamos viendo acá si no si quieren a cabo la que arriba y también indicador de columnas
el indicador de productos como tal es ¿yo que estoy buscando? Que yo sepa estoy buscando el nombre
del cliente ok ¿en qué columna está el nombre del cliente? Entonces muchas personas me dicen estoy
en la B, no, o sea sí, pero no, está en la columna número 2 o sea 1, 2 esta es la segunda
columna de su matriz, si su matriz empieza en la F entonces cuente desde el inicio de su matriz
por eso no tenemos en cuenta la columna sino el número de la columna 1, 2 entonces yo coloco
el 2, punto y coma, al final el rango básicamente es si el valor es exacto o no, normalmente aquí
siempre va en 0 porque, por ejemplo, para buscar un producto el código nunca se repite, se imagina
otra persona con su mismo número de documento o sea que se supone que no va a existir, se supone,
sin embargo, el tiene otras aplicaciones, no para ese caso 0, cierro paréntesis y doy enter, a
ver voy a colocar el número de documento 15 y ahí está, ya está trabajando, número de
documento 1, número de documento 5, ya trabaja de maravillas, si yo quiero el correo hago lo mismo,
teléfono hago lo mismo, dirección hago lo mismo ¿cuál es uno de los principales errores de la
función buscarV? Son 2 principales errores, 1 que el código no exista, por ejemplo, 30 me arroja
este error o segundo posible error, que la persona llegó por ejemplo un nuevo cliente, entonces yo vengo
por aquí, escribo 28 y le colocó Dostin yo vengo acá a la factura entonces colocó 28, pero no
existe entonces se preguntará ¿pero es que ya lo agregue el 28? Porque no funciona, pues porque
la matriz que le dimos, miren esta matriz es hasta la E 31 y si miramos en clientes, permitamos escape
y si miramos en clientes la E-31 acaba aquí en Juan Carlos, todo de ahí para allá nunca va a estar
registrado, por lo cual, eliminemos esta columna como si no hubiera pasado nada y vamos a
solucionar los dos problemas, vamos a solucionar primero el problema de agregar un nuevo código
listo que es muy sencillo simplemente en vez de darle una base de datos de esta manera tradicional
vamos a crear una tabla en clientes, yo puedo darle insertar, tabla, se supone que automáticamente
se va a seleccionar, si no pues selecciona la de nuevo, en este caso la tabla si tiene
encabezados, documento, nombre, dirección, si tiene debe aceptar, ahora el nombre de la tabla
vamos a cambiarlo, por ejemplo en este caso no sería tabla uno si no clientes, enter, listo este
rango ya no se llama A 4 hasta la E 31, sino se llaman clientes, se llama ahora una tabla, vamos a
factura y en vez de colocar todo este rango, vamos a eliminarlo, borró y borró en vez de todo
eso la matriz va a ser clientes, que ya me la está mostrando, en clientes ya no más doy
enter y funciona, listo funciona, ya no tenemos un rango si no un valor absoluto, automáticamente va a
cambiar, ahora sí, en clientes, yo coloco, por ejemplo 28, 25, automáticamente se llenó las celdas
automáticamente se creó la tabla, se supone que se tiene que actualizar, si yo coloco 28 va a salir
Dostin, problema solucionado, ahora me colocan 30, no existe, esto ya lo hemos visto con la función
Si.Error yo simplemente selecciono toda mi función, doy clic derecho, cortar, sencillo
ahora Si.Error abro paréntesis, si esta función que yo estoy pegando, si esta función
me arrojó un error entonces, punto y coma, colóqueme por ejemplo no existe, o sea que no existe
el cliente y cierro paréntesis, doy enter, el 30 no existe, el 28 es Dostin, se han solucionado los
dos problemas de aquí para allá será básicamente hacer lo mismo, o sea si quiero, por ejemplo, el
correo miren, sería 1, 2, 3, 4 será la quinta columna, vamos a hacerlo y ustedes hacen el
resto, igual Si.Error abro paréntesis y ahora si.BuscarV aquí más de uno digo ¿como?
bueno lo estoy haciendo todo de una vez, listo ¿valor buscado? Pues con este número yo busco mi cliente
punto y coma, la matriz habíamos dicho que era clientes, cierto, porque ya creamos la
tabla, punto y coma, el indicador de columnas yo le mostré que era la columna número cinco por lo cual
colocó el 5, punto y coma, el rango simplemente va a ser 0 porque el valor es exacto cierra
paréntesis de la función BuscarV ahora continuó con la función Si.Error entonces miren, punto
y coma, porque ya acabé el BuscarV ahora si esto me arroja error simplemente coloqué no "existe" lo
colocó entre comillas porque es un texto, cierro paréntesis y ya he acabado, creo que no tengo
ningún correo aquí, no tengo, vamos a colocar [email protected] solo es un ejemplo, no, porque el correo es
Dostin.hurtado ya está o sea realmente es muy sencillo, ya funciona perfectamente, igual
se los dejo de tarea que hagan esto, también tengo una hojita con una tarea y vamos a empezar
con los productos de aquí, algo más interesante, me voy a hacerlo de nuevo, pero con la manera manual
vale o sea aquí yo voy a digitar el código por ejemplo 101 y automáticamente me va a parecer
la descripción y el precio, vamos a hacerlo, igual nombre de la función y abro paréntesis, mi valor
buscado ¿donde dígito y el código con el que voy a buscar el producto? O sea un dígito, por ejemplo
el código de barras va a ser aquí, punto y coma, la matriz, entonces yo voy a inventario, estamos
buscando la descripción, listo, memoricen estos, descripción, entonces la matriz voy a inventario
y selecciono toda mi matriz sin títulos, vale, si no quieren crear la tabla entonces básicamente
selecciono mucho más por si voy a agregar nuevos productos, que se agreguen, vale, pero vamos
a hacerlo así, matriz ha finalizado, hagamos lo que arribita, la matriz la finalice, punto y coma
indicador de columnas, recordemos que buscamos la descripción en este caso está en la columna
número 1 entonces colocó un 1 punto y coma, el rango o el ordenador, algunos Excel va a ser
0 cierra un paréntesis y doy enter, me boto un error, pero porque me arrojó un error si el código
101 si existe, bueno este error ocurre porque el código buscado, vamos a mirar en clientes, miren el
código buscado, el valor buscado siempre por obligación, no digo yo, por obligación lo dice Excel
tiene que estar en la primera columna, listo, en la primera columna si miramos inventario está en la
segunda por lo cual tenemos que corregirlo ¿cómo se corrige? Pues paso de descripción, por ejemplo
al final y de nuevo pasó todo a mi tablita, es algo muy sencillo, el código ahora esta
de primeras, voy a mirar mi factura y por lo menos ya se corrigió, no me bota un error, me bota el
número de código porque le colocamos que el indicador de columnas es el 1 y ¿el 1 cuál es?
pues esta primera columna que sería el código, en este caso sería la tercera, la descripción
sería 3 vamos a corregirlo y vamos a colocar en vez del 1 el 3 y doy enter, miramos
qué ocurrió normalmente cuando parece un error de este tipo en la función BuscarV el
problema siempre va a ser de la matriz, normalmente, para este caso por
eso les decía, solucionémoslo creando una tabla, selecciono mi tabla, voy a insertar tabla aunque
también puedo hacerlo por el comando Ctrl Q listo, pero pues digamos usando un celular o en
la versión en línea insertar tabla, voy a crear la tabla y le voy a colocar por ejemplo inventario
listo tenemos 2 tablas, una de clientes, una inventario, si yo quiero eliminar mi tabla por
ejemplo más adelante modificarla o algo, todo eso se hace en fórmulas, administrador de nombres, ya que
yo puedo modificar mis tablas, listo o también directamente, desde diseño de tabla y aquí dice
convertir en rango, listo, convierto en rango y vuelvo acá donde dije fórmulas, administrador de
nombres y ya me permitiría eliminar, vale, pero bueno digamos vamos a continuar, ahora eso
se llama inventario, entonces voy a facturar, voy a cambiar todo este rango que realmente que es
arcaico, ya no se usa así y voy a colocar mi inventario, me lo reconoce Excel y doy enter
y ahí está, si yo arrastro esto y coloco 101 va a funcionar, no es necesario usar el famoso bloqueo
de celda como usábamos en la versión anterior de Excel, para una versión anterior, no sino en
el curso anterior de Excel, con solo manejar el nombre de la tabla automáticamente tenemos
la solución y bien muchachos realmente aquí solo sería pues calcular el precio que sería BuscarV
valor buscado, el código, punto y coma, la matriz sería inventario ,punto y coma, el indicador de
columnas que yo sepa es el 2, sin embargo, verifico 1, 2 el precio sería el 2 entonces borro el nombre
de la hoja porque como cambio de hoja se me crea automáticamente, colocó el 2 punto y coma el
rango va a ser 0 cierro paréntesis y doy enter, está el lápiz vale mil pesos, si quiero un una
cartulina vale 3 mil pesos y así sucesivamente, ahora si quito los códigos me van a arrojar error
borremos este, por lo cual ya saben cómo solucionar esto, cortamos esto Si.Error pego mi función
cierto, punto y coma, aquí vamos a dejarlo vacío, simplemente comillas, comillas, comillas dobles
comillas comillas, cierro paréntesis y doy enter, mire si hay un error me lo deja vacío, pero si hay
un producto automáticamente me lo busca, igualmente para esto cortó mi función Si.Error ¿cuál es
el valor? Pues la función que teníamos, punto y coma, en caso de error, pues colóqueme
comillas, comillas o sea vacío, un espacio, doy enter, si borró mi código queda vacíos y
colocó un código, me lo calcula ahora voy a hacer esto y voy a hacer esto, entonces
si quieren acá, por ejemplo, cartulina que será 105, pero quiero 3 cartulinas, bueno falta la
multiplicación, es muy sencillo, igual este por este o sea el precio por la cantidad, enter y arrastro
aquí me arroja error ¿por qué me arroja error? muy seguramente porque no hay ningún valor
vamos a ver si yo coloco un 3 y un 102 que será el precio, automáticamente me calcula entonces
para evitar error, mismo principio, borremos todo Si.Error si esta multiplicación
me arrojó un error, punto y coma, déjela vacía o pongo un 0 por ejemplo solo que sea rellenar
de ceros entonces dejémosla vacía, cierro paréntesis y doy enter, voy a arrastrar, ya
está, en este caso si quiero un lápiz vale mil pesos y quiero 3 cartulinas serían 9 mil
pesos, ahora simplemente hago un autosuma en inicio, ahora aquí está, en la pestaña
fórmulas, pero en inicio también está, por acá autosuma o si quieren igual suma, abro paréntesis
y selección lo que quiera sumar, cierro paréntesis y doy enter por todos lados se puede
hacer una suma, vamos a ver y aquí está 9 mil más mil pesos 10 mil pesos ¿de qué el cliente? Del cliente 2
esta tabla incluso ya está destinada para imprimirse, mire, por ejemplo, en vista
diseño de página, miren como casa automáticamente en una hoja carta, vale, sería configurarla para
que sea media hoja carta e imprime, en la factura muchachos, básicamente eso sería todo lo
que es la función BuscarV cambiamos la vista ya que van a quedar las líneas guías que son para
impresión, recuerden que también cree un tutorial de cómo se puede imprimir en Excel para que quepa
perfectamente una tabla en la hoja, vale, por ahora eso sería todo, van a practicar el
teléfono, la dirección y van a practicar la tarea que les voy a dejar, vale todos esos datos incluidos
la solución de la tarea la dejo en la descripción de este vídeo, muchachos les agradezco mucho que
compartan este vídeo, coméntenlo, califíquenlo, así me ayudan también como creador de contenido
vale muchachos espero que tengan un excelente día, recuerden que les hablo Dostin Hurtado, hasta luego.
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