Tutorial: Cómo elaborar una planificacion de actividades para lograr tus objetivos
Summary
TLDREste tutorial en español enseña cómo planificar actividades eficientes utilizando el enfoque SMART. Explica los elementos clave de una planificación exitosa, incluyendo objetivos claros, actividades, recursos, medición y la importancia de la revisión semanal. Se ofrecen formatos de planificación gratuitos y se sugiere la creación de un plan estratégico a largo plazo para mantener la competitividad y el éxito en los negocios.
Takeaways
- 😀 La planificación es un conjunto de actividades y recursos diseñados para alcanzar un objetivo específico.
- 🎯 Un objetivo Smart es el primer paso en la planificación, sin él no hay planificación efectiva.
- 🔧 Las actividades son las pequeñas acciones que se definen para cumplir con el objetivo.
- 💼 Los recursos son esenciales y pueden incluir tiempo, presupuesto, equipo, herramientas e infraestructura.
- 📊 La medición es crucial, se recomienda asignar indicadores o porcentajes de cumplimiento para cada actividad.
- 🔄 La planificación debe ser flexible y adaptarse a cambios, evitando la búsqueda de la perfección.
- 📋 El tutorial ofrece un formato de planificación que se puede descargar gratis y personalizar.
- 📈 Se sugiere revisar la planificación semanalmente con el equipo para asegurar el progreso hacia el objetivo.
- 📅 Es importante establecer fechas de inicio y finalización tanto estimadas como reales para cada actividad.
- 💵 El presupuesto o gasto asociado a cada actividad debe ser detallado y revisado para su precisión.
- 🌟 Para mantener la competitividad, se recomienda elaborar un plan estratégico a largo plazo.
Q & A
¿Qué es la planificación según el vídeo?
-La planificación es el conjunto de actividades y recursos que se trazan para alcanzar un objetivo propuesto.
¿Cuál es el primer elemento fundamental en una planificación?
-El primer elemento fundamental es un objetivo Smart, que es el paso inicial sin el cual no hay planificación.
¿Cuáles son las actividades en una planificación?
-Las actividades son pequeñas acciones específicas que se definen para cumplir con un objetivo.
¿Qué recursos son comunes en una planificación?
-Los recursos comunes incluyen tiempo, presupuesto, equipo, herramientas e infraestructura.
¿Qué es un objetivo Smart y por qué es importante?
-Un objetivo Smart es un resultado que se quiere lograr y es importante porque es el inicio de toda planificación.
¿Cómo se mide el progreso de las actividades en la planificación?
-El progreso se mide mediante un indicador o porcentaje de cumplimiento y se representa mediante colores en la planificación.
¿Qué es un 'conmutador y leyenda de Estado de color' en la planificación?
-Es una herramienta que muestra el progreso de cada actividad mediante colores, indicando si están no iniciados, en progreso, retrasados o completados.
¿Qué se debe hacer antes de comenzar una planificación?
-Antes de comenzar una planificación, se debe aclarar que esta puede y debe cambiarse, evitando la perfección y ordenándose internamente.
¿Cuál es el objetivo Smart propuesto en el ejemplo del vídeo?
-El objetivo Smart propuesto es aumentar un 35% las ventas del modelo XZ al 31 de diciembre de 2021.
¿Cómo se actualiza la planificación según el vídeo?
-La planificación se actualiza semanalmente en reuniones con el equipo para asegurar que se cumple el objetivo.
¿Qué herramienta se recomienda para llevar a cabo los minutos de reuniones y mejorar los procesos?
-Se recomienda descargar el formato de planificación de Procem y utilizar los formatos adicionales para minutos de reuniones y mejoras en procesos.
Outlines
📈 Planificación para la Eficiencia y Productividad
Este tutorial en español presenta una guía para planificar actividades de manera eficiente. Se explica que la planificación es el proceso de establecer actividades y recursos para alcanzar un objetivo, y que debe comenzar con un objetivo SMART. Se destacan los elementos clave de la planificación, como los objetivos, actividades, recursos y medición del progreso. Además, se menciona la importancia de adaptar la planificación según sea necesario y se ofrece un formato de planificación gratuito para descargar, que incluye herramientas adicionales para reuniones y mejoras de procesos.
📊 Ejemplo Práctico de Planificación de Ventas
En este párrafo, se ofrece un ejemplo práctico de cómo aumentar las ventas de un modelo específico. Se sugieren varias estrategias, como programas de referidos, regalos navideños, promociones, ventas cruzadas, campañas en redes sociales y ofertas especiales. Se explica cómo asignar el estado y el porcentaje de cumplimiento de las actividades, y cómo establecer fechas de inicio y finalización realistas. Se enfatiza la necesidad de revisar la planificación semanalmente y de asignar roles claramente definidos para cada actividad, asegurando que se cumpla el objetivo propuesto.
💼 Mantener la Competitividad a través de la Planificación
El último párrafo enfatiza la importancia de la planificación para mantener la competitividad y alcanzar resultados en los negocios. Se sugiere elaborar un plan estratégico a largo plazo y se presenta un libro electrónico como guía para hacerlo. Además, se menciona un libro adicional sobre perfilamiento de clientes para aumentar las ventas. Se invita a los espectadores a dejar comentarios sobre qué otros tutoriales les gustaría ver y se promueve la planificación como herramienta esencial para la eficiencia y el éxito en el trabajo.
Mindmap
Keywords
💡Planificación
💡Objetivo Smart
💡Actividades
💡Recursos
💡Medición
💡Colaboradores
💡Estado de las actividades
💡Propietario de la actividad
💡Fechas de inicio y finalización
💡Presupuesto
Highlights
Tutorial de planificación de actividades para eficiencia.
La planificación es un conjunto de actividades y recursos para alcanzar un objetivo.
Objetivo Smart: Un objetivo claro y específico es el primer paso de la planificación.
Actividades: Acciones específicas para cumplir con el objetivo.
Recursos: Incluyen tiempo, presupuesto, equipo, herramientas e infraestructura.
Medición: Asignar indicadores o porcentajes de cumplimiento para cada actividad.
Importancia de adaptar la planificación y evitar la búsqueda de la perfección.
Descarga gratuita del formato de planificación de Procem.
Incluye formatos adicionales para reuniones y mejoras de procesos.
Formato de planificación de Procem incluye objetivos, colaboradores y progreso de actividades.
Uso de colores para indicar el estado de las actividades: no iniciado, en progreso, retrasado y completado.
Propiedad y asignación de tareas para liderazgo y ejecución.
Ejemplo de planificación para aumentar las ventas del modelo XZ un 35%.
Ideas para aumentar ventas: programas de referidos, regalos navideños, promociones y campañas en redes sociales.
Importancia de revisar la planificación semanalmente con el equipo.
Definición de propietarios y responsables para estandarizar las actividades.
Asignación de fechas y presupuesto para cada actividad.
Uso de comentarios para indicar gastos pendientes de verificación.
Recomendación de elaborar un plan estratégico para la competitividad a largo plazo.
Guía y ebook gratuitos para elaborar un plan estratégico y perfilar clientes.
Transcripts
tutorial cómo planificar mis actividades
para ser más eficiente aprende con
frozen
hace un par de semanas preguntamos a
nuestra comunidad aquí en youtube si les
gustaría que hiciéramos un vídeo de
tutoriales y la mayoría de ustedes voto
que sí así que decidimos empezar con un
tutorial sobre la planificación
pero qué es la planificación la
planificación es el conjunto de
actividades y recursos que nos trazamos
para alcanzar un objetivo propuesto en
una planificación debe haber elementos
fundamentales primero un objetivo Smart
este objetivo es el paso inicial sin
objetivo no hay planificación y sin
planificación no se puede llevar a cabo
bético el segundo elemento clave son las
actividades las actividades son pequeñas
acciones en donde especificaremos como
vamos a cumplir un objetivo
el tercero los recursos los recursos son
todos aquellos que utilizaremos para
llevar a cabo nuestro objetivo todo lo
que necesitaremos para asegurar que
cumplamos lo propuesto algunos de los
recursos más utilizados en una
planificación son tiempo primero o
presupuesto
responsables equipo y herramientas e
infraestructura
finalmente la medición para asegurar que
estamos cumpliendo el objetivo
recomendamos asignar un indicador o un
porcentaje de cumplimiento de esa forma
todos los que estén involucrados en el
proyecto conocerán el estado de cada
actividad
antes de entrar al tutorial queremos
aclarar que la planificación puede y
debe cambiarse aquí estamos evitando la
perfección y lo más importante
ordenarnos internamente con una
herramienta que puede ayudarnos a lograr
todo lo que nos proponemos empecemos
entonces en Procem tenemos este formato
que podrás descargar de forma GRATIS en
el link que te dejamos en la descripción
y como regalo te incluimos dos formatos
más uno para llevar a cabo tus minutos
de reuniones y el otro para implementar
mejoras en los procesos
para empezar te muestro el formato de
planificación que utilizamos en Procem
veamos cada uno de los elementos que lo
componen
primero el objetivo Smart cómo sabes un
objetivo es un resultado que se quiere
lograr
segundo si nos mudamos a la parte
izquierda podrás ver que abajo del
título que dice planificación se
encuentra una pestaña que dice
colaboradores aquí hemos establecido un
hipervínculo a los colaboradores o a los
participantes que están involucrados en
la planificación para regresar a la
planificación solamente debes hacer clic
en esta pestaña
al lado derecho en esa misma fila
encontrarás varios elementos llamado
conmutador y leyenda de Estado de color
eso no es nada más que el progreso de
cada una de las actividades los colores
asignados a cada una de las actividades
no iniciado se refieren a las
actividades que no hemos empezado en
progreso las que estamos desarrollando
actualmente
retrasadas las que van fuera del tiempo
establecido y todas las actividades que
ya hemos completado
alapar hemos asignado un porcentaje de
cumplimiento
esto nos brinda una medición adicional a
cada actividad por ejemplo podemos
establecer que una actividad se ha
pero que lleva un porcentaje
de cumplimiento del 50%
vámonos ahora a la tabla principal de
nuestra planificación
primero la tarea aquí escribir a cada
una de las actividades que te ayudarán a
cumplir el objetivo Smart
el Estado y el porcentaje de
cumplimiento asignado a cada actividad
el propietario es el líder de dicha
actividad o el encargado de liderar es
actividad
asignado a es la persona que
desarrollará cada actividad está puede
ser la misma o diferente persona al
propietario si quieres puedes eliminarla
si te involucra alguna confusión pero
nosotros la incluimos porque así
formamos un equipo de trabajo el líder
no quiere decir que se va desentender de
esa actividad sino que al contrario
brindará su apoyo a la realización de
esa tarea
las fechas de inicio y finalización
anticipada pues es un rango de fechas
asignado para que desarrolle hemos una
actividad
las fechas de inicio y de finalización
real es el cumplimiento en vivo de cada
una de las actividades estas fechas
reales deberán coincidir con el estado
de cada una de las actividades
y el gasto o presupuesto si necesitamos
recursos financieros de la empresa es
importante detallar lo en estas columnas
de forma estimada irreal
hagamos entonces un ejemplo en vivo el
objetivo Smart que nos vamos a proponer
para esta planificación es aumentar en
un
35% las ventas del modelo
XZ al 31 de diciembre de 2021
quiere decir que necesitaremos subir las
ventas de ese modelo XZ durante la
temporada navideña
okay qué vamos a hacer para aumentar las
ventas entonces es hora de empezar a
rellenar nuestras tareas primero
crear un programa de referidos
brindar regalos navideños a los clientes
que han comprado el modelo XTZ entre
octubre y noviembre 2021 a cambio de un
cliente referido
tos ofrecer una promoción en donde
regalemos el producto ABC por la compra
del modelo X
3º ofrecer venta cruzada a los clientes
que han comprado a veces entre
septiembre a noviembre 2021
Quart lanzar una campaña en redes
sociales específicamente Facebook Arts
Instagram y vídeos de YouTube
ofrecer envío gratis por la compra del
modelo XZ
ofrecer una canasta navideña por el la
compra del modelo XZ
hacer vídeos en vivo con el uso del
modelo X diésel considerar utilizar
influencers del país básicamente aquí
estamos haciendo una lluvia de ideas y
lo que nos funcionará mejor si hay algo
que a la hora de asignar los recursos
identificas que no es realizable pues
evalúa si es necesario quitarlo o
postergar lo para otro objetivo
okay vamos al Estado y al porcentaje de
cumplimiento
vamos a colocar en este caso no iniciado
y 0% pero a medida que vaya avanzando el
cumplimiento de fechas es importante que
se modifique
nosotros en Procem recomendamos que esta
planificación se revise semanalmente con
el equipo para asegurar que todos están
haciendo lo que les compete para llevar
a cabo el objetivo asegurar que se
cumpla
vamos ahora a definir el propietario y
asignar a nuestro responsable
si te fijas nos basamos en puestos de
trabajo y no hay nombres propios ya que
de esa forma nos aseguramos de
estandarizar el trabajo no importando
quién lo haga la actividad debe
desarrollarse de igual forma y eso es lo
que te enseñan los procesos
el rango de fechas anticipado como el
mismo objetivo Smart lo indica este
objetivo debe estar cumplido al 31 de
diciembre de 2021 así que escribiremos
esto en la fecha de finalización
estimada
la fecha de inicio dependerá de cada
líder y que se ponga de acuerdo con sus
responsables vamos a asignar aquí
algunas fechas propuestas
y pues como estamos haciendo esta
planificación en el día cero pues no
tenemos una fecha real no hemos
realizado ninguna actividad pero si
debemos completar y actualizar estos
campos en las reuniones de seguimiento
semanales a medida vayamos realizando
las y esto es muy importante
el gasto presupuesto nos puede llevar un
poco más de tiempo y está bien a la hora
de hacer la planificación podemos dejar
algunos campos en blanco si no conocemos
la respuesta valdrá la pena hacer
investigación de equipo para asegurar
que el gasto estimado sea lo más
acercado a la realidad así que venga
vamos a rellenar los gastos de nuestras
actividades
si hay algún gasto que no sabes puedes
colocar un comentario como pendiente o
verificando algo que indique al equipo
que está revisando y se gastó
vamos a pretender que estamos a inicios
de diciembre 2020 o no íbamos a
modificar algunos datos de la
planificación
mira como los colores y el porcentaje de
cumplimiento y los recursos van tomando
vida de esta forma puedes ordenar tu
trabajo y lo más importante cumplir todo
lo que te propongas una planificación
debe ser tu mano derecha de tu trabajo
no importando el tiempo que lleves
siempre puedes hacer cosas nuevas y
mantenerte competitivo si quieres ir un
paso más allá y mantenerse competitivo
te recomiendo que elabores un plan
estratégico este plan estratégico marca
cada una de las etapas que vas a seguir
en los próximos años para que tu negocio
sea competitivo y alcance sus resultados
nosotros contamos con una guía en dónde
te vamos guiando paso a paso como
elaborarlo es nuestro ebook que se llama
cómo elaborar un plan estratégico en 30
días y te lo muestro a continuación como
puedes ver contiene las guías para ir
elaborando tu plan paso a paso lo genial
es que tiene herramientas descargables y
el así que no solo es un simple libro
sino una máquina completa de
herramientas además por tu compra
incluimos un eBook de regalo sobre cómo
perfilar a tus clientes y aumentar las
ventas lo mejor de todo es que puedes
empezar a leerlo gratis en el link de
nuestra descripción
espero que este vídeo te haya gustado y
pues déjanos saber en los comentarios
que otros tutoriales te gustaría que
hiciéramos y que abordaremos aprende con
procema planificando mis actividades
para hacer eficiente
5.0 / 5 (0 votes)