Como hacer una auditoria interna ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad
Summary
TLDREn este video, se explica cómo llevar a cabo una auditoría interna de un sistema de gestión en una organización. Se destacan los pasos clave y actividades necesarias para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema. Se presenta un diagrama de flujo que ilustra las etapas de planificación, formación del equipo auditor, evaluación de documentación, difusión del plan de auditoría, realización de la auditoría, documentación de hallazgos y generación del informe de auditoría. Además, se sugiere seguir con acciones correctivas y preventivas, y el seguimiento de su efectividad para garantizar la mejora continua.
Takeaways
- 📅 Es importante programar las auditorías de gestión a lo largo del año, estableciendo fechas y períodos específicos para su realización.
- 🔍 La planificación de auditorías debe ser compartida con los responsables de los procesos y áreas involucradas para minimizar riesgos y asegurar la colaboración.
- 👥 Formar un equipo auditor capacitado es fundamental para llevar a cabo una auditoría interna efectiva.
- 📚 Evaluar la documentación y establecer criterios de auditoría es esencial para identificar oportunidades de mejora y cumplimiento de estándares.
- 📝 Las listas de verificación son herramientas valiosas para los auditores, guiándolos en la evaluación del cumplimiento de los criterios.
- 📢 La difusión del plan de auditoría entre todos los involucrados asegura que se desarrolle de manera exitosa.
- 🤝 La reunión de apertura es crucial para validar el programa y el plan de auditoría con el equipo auditor y los responsables de los procesos.
- 🔍 Durante la auditoría, es necesario realizar entrevistas, muestrear registros y revisar el cumplimiento de los criterios de auditoría.
- 📋 Documentar los hallazgos, observaciones y oportunidades de mejora es un paso clave para la generación del informe de auditoría.
- 👥 La reunión de cierre es necesaria para informar los resultados de la auditoría y discutir las acciones correctivas y preventivas.
- 🔄 El seguimiento de las acciones correctivas y preventivas es esencial para evaluar su efectividad y asegurar la mejora continua del sistema de gestión.
Q & A
¿Qué es una auditoría interna de un sistema de gestión?
-Una auditoría interna de un sistema de gestión es un proceso sistemático para evaluar y mejorar la eficacia, eficiencia y continuidad de mejora de los procesos dentro de una organización.
¿Cuáles son los objetivos principales de realizar una auditoría interna?
-Los objetivos principales de realizar una auditoría interna son encontrar oportunidades de mejora, identificar observaciones y hallazgos que aumenten el nivel de madurez del sistema de gestión y mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
¿Cuál es la primera etapa del proceso de auditoría interna mencionada en el guion?
-La primera etapa del proceso de auditoría interna es la planificación, donde se programa las auditorías que se van a realizar a lo largo del año y se definen las fechas y períodos para cada una.
¿Por qué es importante tener un programa de auditoría bien definido?
-Es importante tener un programa de auditoría bien definido para asegurar que se realicen auditorías regulares, lo que permite a la organización identificar y corregir problemas de manera oportuna y mantener un alto nivel de eficiencia y eficacia en sus procesos.
¿Qué se debe hacer antes de formar el equipo auditor?
-Antes de formar el equipo auditor, es necesario desarrollar la formación y las competencias necesarias para que los miembros del equipo puedan desempeñar sus roles de manera efectiva durante la auditoría.
¿Qué son las listas de verificación en el contexto de una auditoría interna?
-Las listas de verificación son guías que se aplican durante la auditoría para evaluar el cumplimiento de los criterios de auditoría, basándose en los procedimientos y estándares establecidos.
¿Qué es una reunión de apertura en una auditoría interna?
-Una reunión de apertura es una reunión inicial donde se reúnen al equipo auditor y a los responsables de los procesos o áreas a auditar, con el fin de validar el programa y el plan de auditoría y asegurar que todos entienden los objetivos y el proceso a seguir.
¿Qué se debe hacer después de la reunión de apertura para comenzar la auditoría?
-Después de la reunión de apertura, el equipo auditor comienza la ejecución de la auditoría, aplicando entrevistas, muestreando registros y revisando el cumplimiento de los criterios de auditoría.
¿Qué tipos de hallazgos se pueden encontrar durante una auditoría interna?
-Durante una auditoría interna, se pueden encontrar hallazgos como observaciones, oportunidades de mejora y no conformidades, que representan desviaciones del cumplimiento de requisitos procedimentales, normativos o legales.
¿Cómo se manejan las no conformidades identificadas en una auditoría interna?
-Las no conformidades identificadas en una auditoría interna deben ser manejadas mediante un procedimiento de acciones correctivas, el cual implica el seguimiento y evaluación de las acciones tomadas para eliminar las desviaciones y mejorar los procesos.
¿Qué sucede después de que se entrega el informe de auditoría a la organización?
-Después de entregar el informe de auditoría, se realiza una reunión de cierre donde se discuten los hallazgos y se evalúan las acciones correctivas y preventivas propuestas, asegurando que se implementen de manera efectiva y se eliminen las no conformidades.
Outlines
📚 Introducción a la auditoría interna de sistemas de gestión
El primer párrafo presenta una introducción a la auditoría interna de sistemas de gestión, enfocándose en los pasos y actividades necesarias para llevarla a cabo. Se menciona la importancia de realizar auditorías para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema. Se destaca la estructuración de un diagrama de flujo que ayuda a visualizar las actividades clave en el proceso de auditoría, y se enfatiza la necesidad de planificación, incluyendo la programación anual de auditorías y el acuerdo de fechas y horarios con los responsables de los procesos.
📝 Proceso de auditoría: Planificación y ejecución
El segundo párrafo detalla el proceso de auditoría, comenzando con la planificación que incluye la validación del programa y el plan de auditoría en una reunión de apertura. Seguidamente, se describe la ejecución de la auditoría por parte del equipo, que incluye la aplicación de entrevistas, la muestra de registros y la revisión del cumplimiento de los criterios de auditoría. Se menciona la documentación de riesgos y hallazgos, que pueden ser observaciones, oportunidades de mejora o no conformidades. Finalmente, se aborda la generación del informe de auditoría y la realización de una reunión de cierre para informar los resultados y evaluar las acciones correctivas y preventivas propuestas, así como el seguimiento de estas acciones para garantizar la mejora continua del sistema de gestión.
Mindmap
Keywords
💡Auditoría interna
💡Sistema de gestión
💡Oportunidades de mejora
💡Madurez del sistema
💡Planificación
💡Equipo auditor
💡Documentación
💡Criterios de auditoría
💡Hallazgos
💡Acciones correctivas
💡Reunión de cierre
Highlights
Explicación de cómo realizar una auditoría interna de un sistema de gestión.
Importancia de la auditoría interna para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema de gestión.
Etapas clave para llevar a cabo una auditoría interna, incluyendo planificación, formación del equipo auditor y evaluación de documentación.
Necesidad de programar auditorías anuales para mantener una organización saudita.
Definición de horarios y fechas para auditorías y su aprobación con los responsables de los procesos.
Formación del equipo auditor y desarrollo de competencias necesarias para su función.
Creación de listas de verificación basadas en criterios de auditoría para evaluar el cumplimiento de estándares.
Difusión del plan de auditoría para que todos los involucrados estén informados y preparados.
Realización de una reunión de apertura para validar el programa y el plan de auditoría con los interesados.
Ejecución de la auditoría, incluyendo entrevistas, muestreo de registros y revisión del cumplimiento de criterios.
Documentación de riesgos y hallazgos durante la auditoría, clasificados por orden de importancia.
Generación del informe de auditoría por parte del equipo auditor y su validación por el líder de auditoría.
Reunión de cierre para informar el resultado de la auditoría y discutir las acciones correctivas.
Evaluación de las no conformidades y la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento de las acciones tomadas para asegurar la eliminación de los hallazgos de auditoría.
Planeación de auditorías futuras para verificar la efectividad de las acciones y el progreso en la mejora continua.
Invitación a seguir en redes sociales y suscribirse al canal para más contenido sobre sistemas de gestión.
Transcripts
[Música]
hola qué tal te habla tu amigo el de
orina y el día de hoy te voy a explicar
cómo hacer una auditoría interna a
cualquier sistema de gestión
que estés desarrollando en tu
organización
[Música]
pues sí te voy a explicar qué pasos qué
actividades tienes que incluir para que
tú puedas auditar tu sistema de gestión
hizo recordemos que es un sistema de
gestión o un sistema de mejora continua
lo necesitamos auditar para poder
encontrar oportunidades de mejora para
poder encontrar observaciones o para
poder encontrar hallazgos que nos lleven
a generar y aumentar el nivel de madurez
de tu sistema de gestión eso pues en
este vídeo pues prácticamente te voy a
mostrar cuáles son las etapas que debes
de considerar para que tú puedas auditar
tu sistema de gestión o realizar
cualquier otro tipo de auditoría para
que puedas encontrar
oportunidades de mejora y aumentar la
eficacia y la eficiencia de los procesos
en tu organización
te muestro este diagrama de flujo si te
das cuenta pues está dividido en colores
cada color que te vamos indicando cuáles
son las actividades que debes considerar
para que realmente la auditoría que tú
vayas a desarrollar en tu sistema de
gestión o la auditoría que vayas a
desarrollar en tu organización pues sea
de utilidad para corregir y para mejorar
la eficiencia la eficacia o los procesos
de tu organización o las áreas de tu
misma organización la primera etapa pues
hablamos de una etapa de planificación
en esta etapa de planificación pues
tenemos que hacer una programación de to
de las auditorias que vas a desarrollar
durante todo el año es es importante que
tu programa es para que tengas definidas
las fechas o los períodos en los cuales
vas a desarrollar tus auditorías por lo
regular una organización saudita por lo
menos una vez al año porque esta
información que tú vas a generar en la
auditoría pues va a formar parte para la
información de entrada para la reunión
con la alta dirección para revisar tu
sistema de gestión una vez que tengas
programada tu auditoría también va a ser
muy importante que definas los horarios
y las fechas y que esta definición de
horarios y fechas las acuerdes con los
responsables de los procesos o con los
responsables de las áreas que van a
atender esta auditoría esto lo hacemos
con la finalidad de minimizar los
riesgos que se puedan presentar para que
la auditoría interna no se pueda
desarrollar de acuerdo
la programación que tú estás
determinando en tu organización una vez
que ya tengas identificado qué días y
qué horarios y qué áreas vas a auditar
pues tienes que formar a tu equipo
auditor lo tienes que concentrar pero
antes de que tú tengas a tu equipo
auditor pues tienes que desarrollar la
formación la formación y las
competencias necesarias para que puedan
dividirse los roles en la auditoría da
clic acá arriba y te voy a y te voy a
mandar al vídeo donde explicó los roles
que debe de cumplir un auditor líder una
vez que ya tengas tu equipo auditor pues
tenemos que evaluar la documentación que
va a hacer formar parte de los criterios
de auditoría recordemos que la auditoría
del sistema de gestión tú lo vas a
desarrollar con base a identificar las
las oportunidades de mejora con base a
evaluar si se está cumpliendo lo
establecido en los procedimientos o se
está cumpliendo lo establecido en el
estándar y eso que estás tomando como
referencia una vez que ya evaluar
documentación pues aquí puedes generar
tus listas de verificación que van a ser
unas guías que van a aplicar los
auditores para poder evaluar el
cumplimiento de los criterios de
auditoria da clic aquí da clic acá
arriba y te voy a mandar al capítulo
donde explicó las diferencias entre
criterios de auditoría y los hallazgos
de auditoría una vez que ya tienes
planeada a tu auditoría pues tenemos que
difundir ese plan de auditoría para que
todos los integrantes de las áreas o de
los procesos que vas auditor pues tengan
conocimiento de cuando les toca atender
esa auditoría
pues se puede desarrollar con éxito esa
auditoría interna una vez que ha
difundido ese plan editorial pues
tenemos que realizar una reunión de
apertura donde en esta reunión de
apertura vas a concentrar o vas a reunir
tanto al equipo auditor como a los
responsables de los procesos que vas a
auditar a los responsables de las áreas
que van a atender la auditoría en esta
reunión de apertura se hace con la
finalidad de validar todo el programa de
auditoría y el plan de auditoría que
previamente había acordado para realizar
este ejercicio una vez que se termina la
auditoría perdón una vez que se termina
la reunión la apertura pues ya podemos
ejecutar la auditoría
y pues bueno en la parte de la ejecución
de la auditoría
pues aquí ya el equipo auditor ya está
auditando los procesos ya está aplicando
entrevistas ya está muestreando los
registros ya está revisando el
cumplimiento de los criterios de
auditoría una vez que se acaban de
desarrollar el programa de auditoría en
las fechas en los horarios pactados con
responsabilidad diaria pues el equipo
auditor se tiene que reunir para
documentar los riesgos que se están
encontrando en esa auditoría los
hallazgos pueden ser observaciones otro
hallazgo puede ser una oportunidad de
mejora otro hallazgo puede ser una no
conformidad y en este orden de
importancia y de y de desviación al
sistema los estoy colocando una una
pequeña desviación puede ser una
observación una ofrece una oportunidad
de mejora pues es algo que es de esta
manera tenemos cierto cumplimiento del
requisito del procedimiento pero
necesitamos como que reforzarlo por eso
es que determinamos esta oportunidad de
mejora y ya una no conformidad pues es
el incumplimiento a un requisito ya sea
que el requisito esté en un
procedimiento que el requisito esté en
en un fundamento normativo o legal o que
el requisito esté dentro de las buenas
prácticas que nos pide el estándar que
estás ocupando tú para auditar una vez
que ya tienes documentados todos los
hallazgos pues el equipo auditor se
tiene que volver a reunir para generar
el informe de auditoría una vez que el
informe auditor ya ya está validado por
el auditor líder porque en esta en estas
funciones en la auditoría tiene que
hacer esa esa responsabilidad
pues otra vez tenemos que concentrar al
personal de la organización para
informar él
reporte auditoría y realizar esa reunión
de cierre una vez que ya se le
entregaron los hallazgos a los
responsables del proceso oa toda la
organización pues aquí ya se evalúan si
existen no conformidades si existen no
conformidades en caso de que sean
observaciones y oportunidades de mejora
pues lo más recomendable es que aplique
este procedimiento de acciones
correctivas si existen no conformidades
pues tenemos que aplicar el
procedimiento de acciones correctivas
pero ojo cuando el procedimiento de
acciones correctivas como el
procedimiento de acciones preventivas
tenemos que realizar el seguimiento de
estas acciones para evaluar si el plan
de acciones que se determinó y que se
desarrolló realmente ayudaron a eliminar
los hallazgos de auditoría que nos
reportaron en el informe de la misma
auditoría si el ajax y el plan de
acciones fue eficaz y se cumplió en
tiempo y forma y se eliminaron las no
conformidades poder dar otra vez
volvemos a realizar otra auditoría a la
mejor en seis meses o en un año
dependiendo el tiempo que tú tengas
establecido en tu organización y en caso
de que las acciones no fueron
pues otra vez volvemos a aplicar nuestro
procedimiento de acciones colectivas y
nuestro procedimiento de acciones
preventivas
y así es como tú tienes que hacer un
ejercicio de auditoría para identificar
aquellas oportunidades en tu sistema de
gestión te dejo un par de vídeos sigue
los viendo también te invito a que me
sigas en mis redes sociales si te gustó
este vídeo regálame un like o escriben
los comentarios que otro tema de los
sistemas de gestión quieres que te
explique recuerda suscribirte al canal y
yo soy édward meninas y te invito a que
active la campana de notificación
recuerden que los quiero ver generar
mejora continua hasta luego
[Música]
en verdad
[Aplausos]
[Música]
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