🚀 10 erstaunliche Outlook-Tipps für Deine E-Mails!
Summary
TLDRDieses Video bietet nützliche Tipps für den Umgang mit E-Mails in Outlook. Es zeigt, wie man wichtige E-Mails durch bedingte Formatierung hervorhebt, automatisch als gelesen markiert verhindert, Aufgaben mit QuickSteps aus E-Mails erstellt und Aufgabenlisten verwaltet. Auch die Verwendung von Textbausteinen, Loop-Komponenten für Live-Zusammenarbeit und die Diktierfunktion werden vorgestellt. Zusätzlich werden Tools wie 'terminabfrage' und die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen, erklärt, um den Workflow zu optimieren. Der Fokus liegt auf der Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im Alltag.
Takeaways
- 📚 Verwenden Sie bedingte Formatierung, um wichtige E-Mails hervorzuheben, indem Sie die Schriftart und Farbe ändern.
- 🔍 Sie können E-Mails automatisch als gelesen markieren lassen, wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, aber dies kann in den Optionen deaktiviert werden.
- 🏗️ QuickSteps ermöglichen es Ihnen, Aufgaben mit einem Klick aus einer E-Mail zu erstellen und Termine zu planen.
- ✅ Die Reaktionsfunktion mit dem Daumen nach oben hilft dabei, schnell auf E-Mails zu reagieren und vermeidet E-Mail Pingpong.
- 📝 Textbausteine sparen Zeit, indem sie häufig verwendete Texte speichern und leicht einfügen lassen.
- 🔄 Loop-Komponenten ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit über E-Mails, indem alle Änderungen sofort für alle sichtbar sind.
- 🗣️ Die Diktierfunktion von Outlook ermöglicht das Schreiben von E-Mails per Spracheingabe, was schneller sein kann als tippen.
- 🗓️ Das Outlook-Tool 'Terminabfrage' erleichtert das Finden von gemeinsamen Zeiten für Meetings.
- ⏳ Die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen, ist nützlich, wenn man einen Fehler nach dem Senden bemerkt, vorausgesetzt der Empfänger hat die E-Mail noch nicht geöffnet.
- 🗂️ Eine effiziente E-Mail-Organisation kann durch die Verwendung eines einzigen Archivordners und der Outlook-Suche erreicht werden, anstatt manuell nach Ordnern zu sortieren.
Q & A
Was ist die Hauptidee des Videos?
-Das Video zeigt Tipps und Tricks, wie man seine Arbeit mit E-Mails vereinfachen kann, indem man Zeit spart und die Effizienz steigert.
Wie kann man bestimmte E-Mails hervorheben, indem man die bedingte Formatierung verwendet?
-Man kann die bedingte Formatierung nutzen, indem man in Outlook unter 'Ansicht', 'Ansichtseinstellungen' und dann 'bedingte Formatierung' navigiert, eine neue Regel hinzufügt und die gewünschte Formatierung (z.B. fett und rot) basierend auf dem Namen oder einer E-Mail-Adresse festlegt.
Was passiert, wenn man die Option 'Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt' deaktiviert?
-Wenn diese Option deaktiviert ist, werden E-Mails nicht automatisch als gelesen markiert, wenn man eine neue E-Mail öffnet. Das ermöglicht es, zwischen E-Mails zu wechseln, ohne dass sie automatisch als gelesen gekennzeichnet werden.
Was sind QuickSteps und wie können sie verwendet werden?
-QuickSteps sind eine Outlook-Funktion, die es ermöglicht, mit einem Klick eine Aufgabe zu erstellen, Termine zu planen oder Nachrichten mit Anhängen zu erstellen. Man kann neue QuickSteps erstellen, indem man im Menü 'neu' und dann 'QuickStep' auswählt.
Wie kann man mit den 'Reactions' in Outlook auf E-Mails reagieren?
-Mit den 'Reactions' kann man auf E-Mails mit einem Daumen nach oben reagieren, was dem Absender signalisiert, dass man die Nachricht gesehen hat. Dies vermeidet das Senden kurzer Antwort-E-Mails und spart Zeit.
Was sind Textbausteine und wie speichert man einen?
-Textbausteine sind vordefinierte Textabschnitte, die man in E-Mails einfügen kann, um die Schreibarbeit zu erleichtern. Man kann einen Textbaustein speichern, indem man den gewünschten Text markiert, auf 'Einfügen' klickt, 'Schnellbausteine' auswählt und ihn mit einem Namen speichert.
Was sind Loop-Komponenten und wie können sie verwendet werden?
-Loop-Komponenten sind in Outlook verfügbar und ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Man kann z.B. eine Aufzählung oder eine Checkliste einfügen und mit Kollegen gemeinsam bearbeiten, ohne ständig E-Mails auszutauschen.
Wie kann man E-Mails mit Outlook diktieren?
-Man kann E-Mails diktieren, indem man die Diktierfunktion in Outlook verwendet. Man kann einfach 'Diktat' starten und den gewünschten Text sprechen, was dann in Text umgewandelt wird.
Was ist das Outlook-Tool 'Terminabfrage' und wie funktioniert es?
-Das 'Terminabfrage'-Tool in Outlook hilft dabei, einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden. Man kann eine E-Mail erstellen, die die beteiligten Personen enthält, und dann die verfügbaren Zeiten für den Termin auswählen und eine Umfrage erstellen.
Wie kann man eine gesendete E-Mail in Outlook zurückrufen?
-Man kann eine gesendete E-Mail zurückrufen, indem man im Menü 'Aktionen' auf 'diese Nachricht zurückrufen' klickt, sofern der Empfänger und der Sender im selben Unternehmen arbeiten und Microsoft 365 oder einen Exchange Server verwenden und der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat.
Was empfiehlt der Video-Autor für die E-Mail-Ablage?
-Der Video-Autor empfiehlt, einen einzigen Archivordner zu verwenden und die Outlook-Suche, um E-Mails zu organisieren, anstatt manuell in verschiedenen Unterordnern zu sortieren.
Outlines
📧 E-Mail-Verwaltung mit bedingter Formatierung
Dieses Video-Abschnitt erklärt, wie man mit bedingter Formatierung wichtige E-Mails hervorhebt. Es wird gezeigt, wie man in Outlook eine neue Regel erstellt, um bestimmte E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. die von einer bestimmten Person stammen, fett und rot darzustellen. Auch wird gezeigt, wie man diese Regel wieder entfernen kann, falls sie nicht mehr benötigt wird.
🔍 Verbesserte E-Mail-Navigation und QuickSteps
In diesem Abschnitt werden verschiedene Funktionen von Outlook vorgestellt, die das Arbeiten mit E-Mails erleichtern. Dazu gehört das Deaktivieren der automatischen Markierung von E-Mails als gelesen, wenn eine neue geöffnet wird, und die Verwendung von QuickSteps, um Aufgaben aus E-Mails zu erstellen. Auch wird die neue Funktion 'Reactions' vorgestellt, die es ermöglicht, mit einem Daumen-nach-oben-Symbol schnell auf E-Mails zu reagieren, ohne lange Antworten zu verfassen.
📝 Textbausteine und Loop-Komponenten für Echtzeit-Kollaboration
Hier werden Textbausteine und Loop-Komponenten in Outlook vorgestellt. Textbausteine ermöglichen es, häufig verwendeten Text zu speichern und schnell einzufügen. Loop-Komponenten erlauben die Echtzeit-Kollaboration in E-Mails, indem man z.B. eine Aufzählung oder eine Checkliste in eine E-Mail einfügt, die dann von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann.
🗣️ E-Mails diktiert und Termine effizient finden
In diesem Teil des Skripts wird die Diktierfunktion von Outlook vorgestellt, die es ermöglicht, E-Mails schneller zu erstellen, indem man sie vorschreibt. Es wird auch das Tool 'Terminabfrage' erwähnt, das dabei hilft, einen gemeinsamen Zeitpunkt für ein Meeting schnell zu finden, ohne viele E-Mails hin und her zu schicken.
⏮️ E-Mails zurückrufen und effektive Archivierung
Der letzte Abschnitt behandelt das Zurückrufen von E-Mails, wenn man einen Fehler nach dem Senden bemerkt. Es wird erklärt, dass dies möglich ist, solange der Empfänger und der Sender denselben E-Mail-Dienst verwenden und die E-Mail noch nicht geöffnet wurde. Abschließend wird eine effiziente Methode zur Archivierung von E-Mails vorgestellt, die auf einer Suche und einem einzigen Archivordner basiert, anstatt manuell in viele Unterordner zu sortieren.
Mindmap
Keywords
💡bedingte Formatierung
💡QuickSteps
💡Reactions
💡Textbausteine
💡Loop-Komponenten
💡Diktat
💡Terminabfrage
💡E-Mail zurückrufen
💡E-Mail Ablage
💡E-Mail Pingpong
Highlights
E-Mails können mit Tipps aus dem Video effektiver bearbeitet und Zeit gespart werden.
Die bedingte Formatierung ermöglicht es, bestimmte E-Mails hervorzuheben, z.B. durch Fettdruck und Farbe.
E-Mails können automatisch als gelesen markiert werden, wenn eine neue geöffnet wird – eine Funktion, die deaktiviert werden kann.
QuickSteps erlauben die Erstellung von Aufgaben aus E-Mails mit einem Klick.
Reactions ermöglichen eine schnelle Bestätigung per Daumen nach oben, um E-Mail-Pingpong zu vermeiden.
Textbausteine sparen Zeit durch das Speichern und Wiederverwenden von häufig verwendeten Texten.
Loop-Komponenten ermöglichen die Live-Zusammenarbeit in E-Mails, ohne ständiges Senden von Nachrichten.
E-Mails können durch Diktat schneller erstellt werden als durch Tippen.
Die Terminabfrage in Outlook hilft dabei, einen gemeinsamen Meeting-Zeitpunkt zu finden.
E-Mails können unter bestimmten Bedingungen zurückgerufen werden, um Fehler zu korrigieren.
Eine einzige Archivmappe in Kombination mit Outlook-Suche vereinfacht die E-Mail-Organisation.
Ein eigenständiges Video zur Ordnerstruktur und Google Methode wird für weitere Informationen empfohlen.
Die Verwendung von bedingter Formatierung, um E-Mails von wichtigen Personen hervorzuheben.
Die Option, E-Mails nicht automatisch als gelesen zu markieren, um die Kontrolle über die E-Mails zu behalten.
Die Verwendung von QuickSteps, um Aufgaben aus E-Mails effizient zu erstellen und zu verwalten.
Die Möglichkeit, mit Reactions schnell auf E-Mails zu reagieren und so Zeit zu sparen.
Die Speicherung von Textbausteinen, um häufig benötigte Texte schnell einzufügen.
Die Verwendung von Loop-Komponenten für Echtzeit-Kollaboration in E-Mails.
Die Diktierfunktion in Outlook, um E-Mails schneller zu erstellen.
Die Terminabfrage-Funktion, um Meetings effizient zu planen.
Die Möglichkeit, verschickte E-Mails zurückzurufen, um Fehler zu beheben.
Die Vorstellung einer einfachen E-Mail-Ablage-Methode, die die Outlook-Suche nutzt.
Transcripts
verbringst du auch jeden Tag viel Zeit
mit deinen E-Mails ich verspreche dir
mit den Tipps aus diesem Video läuft die
Arbeit mit den E-Mails noch einfacher
und du sparst jede Menge Zeit viel Spaß
damit und los
[Musik]
geht's wenn ihr jeden Tag viele E-Mails
bekommt und bestimmte E-Mails von einer
wichtigen Person im Posteingang extra
hervorheben wollt dann geht das mit der
bedingten Formatierung und zwar wir
klicken auf Ansicht aktuelle Ansicht
Ansichtseinstellungen und dort auf
bedingte Formatierung wir fügen eine
neue Regel hinzu die nennen wir
wichtig und sagen die Schriftart diese
E-Mails die soll z.B fett sein und von
der Farbe rot okay wann soll die Regel
angewendet werden die Bedingung und hier
können wir einfach den Namen der Person
eingeben die ganze E-Mailadresse oder
einfach einen Teil des Namens z.B bei
mir Jürgen Kurz also kurz okay
okay und schon wden automatisch alle
E-Mails mit kurz bei mir in rot und fett
markiert wenn es mir wieder reicht kann
ich diese Regel auch jederzeit wieder in
vnen auf dem selben Weg
Ansichtseinstellungen bedingte
Formatierung die wichtig Regel einfach
hier löschen okay okay und fertig und
weiter geht's mit dem Thema E-Mails
nicht mehr automatisch als gelesen
markieren denn normalerweise reicht es
ein Outlook wenn wir eine zweite E-Mail
anklicken dann wirde erste hier als
gelesen markiert und das mag ich
persönlich gar nicht und das kann man
deaktivieren im Bereich
Datei
Optionen
E-Mail lese Bereich und wenn man hier
den Haken entfernt Element als gelesen
markieren wenn neue Auswahl erfolgt dann
kann ich beliebig zwischen E-Mails hin
und her springen dann bleiben die
ungelesen bis ich sie im Doppelklick
öffne oder mit archivieren ins Archiv
verschiebe dann wden sie als gelesen und
das ist für mich viel viel besser die
nächste richtig starke Funktion sind die
QuickSteps damit kann ich mit einem
Klick aus einer E-Mail eine Aufgabe
erstellen nur noch ein Datum festlegen
z.B Morgen und jetzt haben wir diese
E-Mail in einer Aufgabe hier morgen auf
der Aufgabenliste und vergessen nicht
mehr sie zu bearbeiten wie kann man
sowas machen einfach bei den QuickSteps
hier auf neu erstellen dann habe ich
eine ganze Liste mit Möglichkeiten z.B
eben hier eine Nachricht mit Anlage
erstellen und wen das im Detail
interessiert wie diese QuickSteps
funktionieren dem empfehle ich unser
Video nie wieder die Kontrolle über
deine E-Mails verlieren wir verlinken
dir das Video hier und die nächste neue
Funktion die ich richtig stark finde
sind hier oben die reactions also die
Möglichkeit hier mit dem Daumen nach
oben zu reagieren denn früher gab's das
ja oft dass wir auf eine E-Mail mit
danke bitte und so weiter reagiert haben
dann gab es diesen E-Mail Pingpong und
jetzt kann ich einfach hier mit dem
Daumen nach oben reagieren das sieht der
Absender der Mail und das spart mir viel
Zeit weil ich mir diese kurzen Antworten
einfach sparen kann das nächste Thema
mit dem wir richtig viel Zeit sparen
können sind die Textbausteine und um
einen Textbaustein abzuspeichern
markieren wir erstmal unseren Text
klicken dann auf Einfügen
Schnellbausteine Auswahl speichern und
hier geben wir einen Name einen den wir
uns gut erinnern können z.B
Preisliste okay
und wenn wir jetzt später eine neue
E-Mail haben und diesen textbin aufrufen
möchten können wir das übers Menü wieder
einfügen Schnellbaustein und hier in der
Auswahl oder wir können einfach
Preisliste
eintippen und dann nach vier oder fünf
Buchstaben kommt die Erkennung wir
können auf Enter tippen und dann wird er
automatisch eingefügt super eine weitere
nagelneue Funktion die bisher kaum noch
jemand kennt sind sind die Loop
Komponenten da gibt's mehrere
Möglichkeiten eine Aufzählung eine
Checkliste eine nummerierte Liste und so
weiter und wenn ich jetzt z.B mit einem
Kollege ein Brainstorming habe und hier
so eine Aufzählung so eine Komponente
einfüge und ihm das dann zuschicke dann
können wir in der Loop Komponente hier
in Echtzeit und live zusammenarbeiten
alles was ich hier eintrage kann er
sehen alles was er einträgt kann ich
sehen dann habe ich keine statische
E-Mail mehr dann habe ich hier etwas ind
dem wir live zusammenarbeiten können
ohne uns mit E-Mail Pingpong 1000
E-Mails hin und her zu schicken mega
interessant loopkomponenten für Live
Zusammenarbeit in
Echtzeit die nächste völlig
unterschätzte Outlook Funktion ist die
Möglichkeit E-Mails zu diktieren und das
testen wir hier einmal ich starte das
Diktat hallo mein Name ist ist Marcel
Miller ich teste die
Diktierfunktion und es gibt tatsächlich
auch Studien die sagen dass man bis zu
sieben Mal schneller ist wenn man
E-Mails diktiert statt sie von Hand zu
tippen ob ich so effizient bin das weiß
ich nicht aber ich kann definitiv
schneller sprechen als
schreiben ich beende das ganze hier mal
das muss man schon noch mal Korrektur
lesen und gegebenenfalls verbessern aber
ich bin damit schon sehr zufrieden also
diktieren macht Spaß und man ist oft
auch schneller ein regelmäßiges Problem
im Berufsalltag ist einen gemeinsamen
Termin für ein Meeting zu finden und das
ganze irgendwie von Hand perar E-Mail
Pingpong zu klären dauert gefühlt ewig
und da gibt's eine viel bessere Lösung
und zwar das kleine Outlook Tool
terminabfrage dass viele gar nicht
kennen dazu macht man einfach eine
E-mail trägt die Menschen ein die bei
dem Meeting dabei sein sollen und dann
klicke ich eben hier auf
terminabfrage wähle eine Dauer aus für
unseren Termin z.B eine Stunde ich wähle
ein Datum an dem ich das gerarne machen
möchte am
22 und jetzt sehe ich hier schon einige
Optionen an denen wir alle drei Zeit
haben da kann ich ein paar auswählen
kann jetzt auf weitergehen und jetzt
kann ich hier eine Umfrage erstellen und
die eben in die E-Mail einfügen alle
können abstimmen und sagen wann Ihnen am
besten passt und schon haben wir einen
Termin mega spannendes Tool das ich sehr
gerne nutze ist dir das auch schon
einmal passiert du hast eine wichtige
E-Mail verschickt und eine Sekunde nach
dem Abschicken bemerkst du einen Fehler
oh nein und die Frage ist kann man die
E-Mail zurückrufen prinzipiell ja das
ist möglich unter zwei Bedingungen der
Empfänger und ich Arbeiten im selben
Unternehmen und benutzen Microsoft 365
bzw einen Exchange Server das ist ja
normalerweise so in Firmen und außerdem
darf der Empfänger die E-Mail noch nicht
geöffnet haben und um die E-Mail jetzt
zurückzurufen klicken wir im Menü auf
Aktionen und dort gibt es den Punkt
diese Nachricht zurückrufen wir klicken
hier auf okay und wenn wir das gemacht
haben verschwindet die E-Mail aus dem
Postfach des Empfängers wie wenn es sie
nie gegeben hätte bei meinem letzten
Tipp geht es um die E-Mail Ablage stell
dir mal vor bei Google würden
irgendwelche Menschen sitzen und würden
die Webseiten alle von Hand in
irgendwelche Unterordner
einsortieren das ist natürlich Quatsch
das macht niemand denn diese Methode ist
sehr begrenzt und schon längst überholt
Informationen von Hand zu sortieren aus
diesem Grund arbeite ich mit einem
einzigen Archivordner und mit der
Outlook Suche in Kombination und das
macht mein Leben einfach und die Arbeit
schneller das jetzt alles ausführlich zu
erklären würde den Rahmen sprengen aber
wir haben dazu ein eigenständiges Video
produziert dass ich dir auf jeden Fall
empfehlen möchte anzuschauen und zwar
das Video von der Ordnerstruktur zur
Google Methode ich wünsche dir eine gute
Woche bis zum nächsten Video ciao
ا
Посмотреть больше похожих видео
✅ Microsoft To Do Tutorial (2023) - einfach produktiv & effizient!
50 Excel Tricks die JEDER können sollte
Dominate Etsy with Email Marketing Tactics - Part 2/4
Dominate Etsy with Email Marketing Tactics - PART 4
Suno Prompting SECRETS! Powerful Metatags That Transform Your AI Music!
Don't Miss Out on Microsoft 365 Copilot Features
5.0 / 5 (0 votes)