📊 Organiza tu NEGOCIO y/o EQUIPO con Microsoft 365 🟧 Productividad Empresarial 🚀

Summary

Este script ofrece una guía para organizar y planificar una empresa o departamento utilizando herramientas de Microsoft 365. Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal, presenta estrategias y estructuras para gestionar aplicaciones y soluciones según las necesidades del equipo. Aborda la importancia de la programación mental, la reflexión, la planificación y la evaluación para mejorar la productividad. Se enfatiza en la necesidad de objetivos claros y la gestión de proyectos y tareas a través de herramientas como Excel y Planner, para evitar interrupciones y mantener al equipo enfocado en objetivos comunes.

Takeaways

• 😀 El script es una presentación sobre cómo organizar y planificar una empresa o departamento utilizando herramientas de Microsoft 365.
• 👤 El presentador, Mikel Nadal, se presenta como un especialista en neurociencia, productividad personal y herramientas digitales.
• 🔍 Se enfatiza la importancia de tener una estructura y objetivos claros para aprovechar al máximo las herramientas de Microsoft 365.
• 🛠️ Se sugiere que las herramientas no son la solución en sí mismas, sino que deben estar alineadas con las necesidades y obstáculos específicos del equipo.
• 🏗️ Se menciona la importancia de tener una estrategia clara y fundamentos sólidos antes de implementar herramientas nuevas.
• 🧠 Se discute la importancia de la programación mental, incluyendo factores como creencias personales, gestión emocional y hábitos.
• 📈 Se destaca la necesidad de una planificación meticulosa, que incluye objetivos empresariales divididos en proyectos y hábitos.
• 🔄 Se sugiere que la evaluación constante es crucial para ajustar estrategias y mantener al equipo en el camino correcto.
• 📋 Se habla sobre la importancia de tener procedimientos claros y accesibles para evitar interrupciones y mejorar la productividad.
• 📅 Se presenta el uso de herramientas como Planner para organizar proyectos y tareas, facilitando una visión general y el seguimiento.

Q & A

¿Qué herramientas de Microsoft 365 se mencionan en el script para organizar una empresa o departamento?

El script no especifica herramientas de Microsoft 365 en particular, sino que se enfoca en la organización y planificación en general utilizando la plataforma.

¿Qué es lo primero que se sugiere hacer antes de comenzar con estrategias y estructuras en el uso de Microsoft 365?

Se sugiere dar un 'like' al video y suscribirse para recibir más contenido sobre organización con Microsoft 365 y otras herramientas digitales.

¿Cómo se puede acceder a Microsoft 365 según el script?

Se puede acceder a Microsoft 365 desde el escritorio o la versión web, iniciando sesión con un usuario y contraseña.

¿Qué se puede hacer en la página principal de Microsoft 365 para organizar el trabajo?

En la página principal de Microsoft 365, se pueden ver los elementos más recientes, buscar archivos específicos y acceder a las aplicaciones disponibles.

¿Cómo se pueden encontrar las aplicaciones disponibles en Microsoft 365 según el script?

Las aplicaciones disponibles se pueden encontrar en la esquina superior izquierda a través de un menú desplegable y en el lateral izquierdo de la pantalla.

¿Qué factores fundamentales se deben tener en cuenta para una estrategia de organización eficaz en el script?

Los factores fundamentales mencionados son la programación mental, la reflexión, la planificación y la evaluación.

¿Qué aspectos forman parte de la programación mental según el video?

La programación mental incluye factores como las creencias personales, la gestión emocional y los hábitos basados en neurociencia.

¿Qué es la mentalidad de crecimiento y cómo afecta el uso de herramientas como Microsoft 365?

La mentalidad de crecimiento es la predisposición de un grupo de personas a hacer cambios y mejorar. Afecta el uso de herramientas como Microsoft 365 al determinar si el equipo está dispuesto a adoptar y utilizar nuevas tecnologías.

¿Cómo se sugiere manejar los objetivos en Microsoft 365 para una empresa o departamento?

Se sugiere establecer objetivos claros y dividirlos en proyectos y hábitos, utilizando herramientas como Excel o Planner para seguir su avance.

¿Por qué es importante tener procedimientos claros en Microsoft Teams?

Tener procedimientos claros en Microsoft Teams ayuda a evitar interrupciones, mejora la comunicación y enfoque del equipo, y promueve la productividad.

¿Cómo se pueden gestionar los proyectos y las tareas diarias en Microsoft Planner?

En Microsoft Planner, se pueden crear planes para proyectos y tareas diarias, asignar responsabilidades, agregar notas y adjuntos, y colaborar en tiempo real con el equipo.

Outlines

00:00

😀 Introducción a la organización con herramientas de 365

Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal, presenta un video con el objetivo de enseñar cómo organizar una empresa o departamento utilizando herramientas de Office 365. Se sugiere dar like y suscribirse para contenido sobre organización digital. Se menciona la importancia de identificar las necesidades del equipo antes de buscar herramientas, enfocándose en soluciones y no solo en herramientas.

05:01

🔍 Exploración de la página principal de Office 365 y su estructura

Se describe cómo acceder a la página principal de Office 365, ya sea desde el escritorio o la versión web, y se destaca la importancia de la página principal para tener una visión general de los elementos recientes y de las acciones realizadas. Se explica cómo buscar elementos específicos utilizando filtros por escritura, formato, ubicación, propiedad y etiquetas. Además, se menciona cómo acceder a las aplicaciones disponibles dependiendo de las licencias de la empresa.

10:03

🛠 Identificación de las herramientas adecuadas según las necesidades del equipo

El video se enfoca en la importancia de elegir las herramientas de 365 que se ajusten a las necesidades del equipo, sugiriendo que las herramientas en sí no son el problema, sino la forma en que se trabaja. Se introduce la idea de una estrategia clara y definida, enfocándose en cuatro factores fundamentales: programación mental, reflexión, planificación y evaluación, para tener un equipo controlado y seguro.

15:04

🧠 Desarrollo de la programación mental y factores clave para el cambio

Se profundiza en los aspectos de la programación mental, que incluye la reflexión sobre el estado actual del equipo, las creencias personales y cómo estas pueden afectar la mentalidad de crecimiento. Se discuten la gestión emocional, los neuróhabitos relacionados con la salud física y mental, y la importancia de la reflexión para identificar si el equipo está dispuesto a cambiar y superar bloqueos mentales y creencias que puedan afectar el uso de herramientas de 365.

20:05

📈 Planificación de objetivos y la importancia de la evaluación

El video aborda la planificación de objetivos individuales y grupales, diferenciando entre proyectos y hábitos. Se da un ejemplo práctico de escribir un libro, donde el proyecto es el resultado final y el hábito es la acción diaria para alcanzarlo. Se enfatiza la necesidad de evaluar la efectividad de las implementaciones y de reajustar objetivos para mejorar la productividad del equipo, independientemente del tipo de herramientas utilizadas.

📋 Organización de proyectos y tareas en herramientas de 365

Se presenta cómo organizar proyectos y tareas en herramientas de 365, sugiriendo la creación de un espacio para visualizar todos los proyectos en marcha y evitar la información sobrepasada. Se recomienda tener un planner para tener un resumen de las tareas específicas y se discute la importancia de tener procedimientos claros para evitar interrupciones y mejorar la gestión del tiempo.

🗂 Procedimientos y checklists para la eficiencia del equipo

El video destaca la importancia de tener un lugar donde se almacenen los procedimientos y checklists para evitar consultas repetitivas y mejorar la concentración del equipo. Se sugiere la utilización de OneNote para organizar esta información y se menciona la posibilidad de tener procedimientos técnicos y de equipo, con ejemplos de cómo estructurarlos para una mejor comprensión y seguimiento.

📝 Uso del Planner para gestionar tareas y proyectos

Se explica cómo utilizar el Planner de Office 365 para gestionar tanto proyectos como tareas, promoviendo la organización y la asignación de responsabilidades. Se sugiere la creación de un planner para tareas específicas y se discute cómo esta herramienta puede ayudar a mantener al equipo enfocado y evitar el caos, con la opción de agregar notas, enlaces y comentarios a las tareas.

🤝 Conclusión y ofrecimiento de consultoría personalizada

Mikel Nadal concluye el video ofreciendo una consultoría personalizada para organizar el trabajo en Office 365 y pide comentarios y sugerencias de los espectadores. Se anima a dar like y suscribirse para recibir más contenido sobre la temática, con la promesa de futuras sorpresas y novedades en próximos videos.

Keywords

💡Organización

La organización se refiere a la estructuración y gestión eficiente de recursos, tareas y tiempo. En el video, se centra en cómo utilizar herramientas de Microsoft 365 para organizar empresas o departamentos, destacando la importancia de una estructura clara para el éxito en la implementación de nuevas herramientas y estrategias.

💡Microsoft 365

Microsoft 365 es una suite de aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft que ofrece una amplia gama de herramientas para la productividad y colaboración, como Office, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security. En el video, se discute cómo estas herramientas pueden ser utilizadas para mejorar la organización y productividad en un entorno de trabajo.

💡Estrategia

La estrategia es el plan o conjunto de acciones diseñadas para alcanzar un objetivo específico. En el contexto del video, se menciona la necesidad de tener una estrategia clara y definida para la implementación de herramientas de Microsoft 365, asegurando que todos en el equipo estén alineados con los objetivos y la forma de trabajar.

💡Programación Mental

La programación mental es el proceso de influir en el comportamiento y el estado mental de uno mismo o de otros. En el video, se destaca como un factor fundamental para el cambio y la adaptación a nuevas herramientas, involucrando aspectos como creencias personales, mentalidad de crecimiento y hábitos diarios.

💡Gestión Emocional

La gestión emocional implica la habilidad de reconocer, entender y regular las emociones propias y de otros. El video señala la importancia de gestionar las emociones en el trabajo para evitar conflictos y promover un ambiente de trabajo saludable y productivo.

💡Neurociencia

La neurociencia es la rama de la biología que estudia el cerebro y el sistema nervioso. En el video, se hace referencia a 'neuro hábitos', que son hábitos basados en la neurociencia, destacando su relevancia en la programación mental y la adaptación al cambio en el entorno laboral.

💡Planeación

La planificación es el proceso de establecer metas y desarrollar un plan para alcanzarlas. El video habla sobre la importancia de la planificación en la gestión de proyectos y tareas, enfatizando la distinción entre proyectos y hábitos, y cómo estructurarlos para una mejor ejecución.

💡Evaluación

La evaluación es el proceso de analizar y juzgar el desempeño o la efectividad de algo. En el contexto del video, la evaluación es clave para determinar si las implementaciones y estrategias están funcionando como se esperaba o si se necesitan ajustes para mejorar la productividad y el rendimiento del equipo.

💡Objetivos

Los objetivos son los resultados o logros deseados que se buscan alcanzar a través de un proceso planificado. El video destaca la necesidad de tener objetivos claros para el equipo, ya sea a nivel individual, grupal o empresarial, para mantener la dirección y el enfoque en la implementación de herramientas y estrategias.

💡Procedimientos

Los procedimientos son los pasos o métodos establecidos para realizar una tarea o un proceso. En el video, se sugiere la importancia de tener procedimientos claros y documentados en el equipo para reducir interrupciones, mejorando la eficiencia y evitando la pérdida de tiempo en consultas repetitivas.

Highlights

Organización y planificación empresarial con herramientas de Microsoft 365.

Introducción de Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal.

Importancia de la estructura y objetivos para el equipo de trabajo.

Uso de la página principal de Microsoft 365 para acceso y gestión de contenidos.

Métodos de búsqueda avanzada en Microsoft 365 para mayor eficiencia.

Dependencia de las licencias en la accesibilidad de aplicaciones en 365.

Identificación de soluciones a necesidades del equipo más allá de herramientas.

Fundamentos de organización: estrategia clara y definida.

Factores fundamentales para un equipo bajo control: programación mental, planificación, evaluación.

Impacto de las creencias personales y mentalidad de crecimiento en la productividad.

Gestión emocional como componente clave en la programación mental.

Neurohábitos y su influencia en la energía y el rendimiento del equipo.

Mentalidad de crecimiento y superación de bloqueos mentales para el uso de herramientas.

Importancia del entorno social, tanto laboral como familiar, en la productividad.

Estrategia de trabajo: objetivos individuales y grupales.

Diferenciación entre proyectos y hábitos en la planificación de objetivos.

Uso de Excel y herramientas de seguimiento para la gestión de proyectos y hábitos.

Necesidad de objetivos concretos para el enfoque del equipo hacia una dirección única.

Organización de proyectos y tareas en Planner para mayor claridad y eficiencia.

Importancia de los procedimientos en el equipo para evitar interrupciones y mejorar la productividad.

Uso de OneNote para el registro y acceso rápido a procedimientos técnicos y de equipo.

Oferta de consultoría personalizada para organización en Microsoft 365.

Transcripts

te gustaría organizar y planificar toda

tu empresa o tu departamento utilizando

herramientas de 365 Hola Qué tal Cómo

estás Soy mikel Nadal encantado de

saludarte especialista en neurociencia

productividad personal y herramientas

digitales en este vídeo te voy a mostrar

Cómo puedes organizarte con tantas

herramientas de 365 con una estructura

con unos objetivos y por supuesto

planifico para ti y para todo el equipo

antes de que sigas dale un buen like a

este vídeo para que llegue a otras

personas Y en segundo lugar lugar Me

encantaría que te suscribieron hablamos

sobre organización con 365 y también

otras herramientas digitales ahora sí

que sí sin más dilación dentro vídeo lo

primero antes de empezar con estrategias

estructuras y comunicaciones decirte que

esta es la página principal para poder

acceder a 365 y puedes acceder desde tu

escritorio o simplemente en la versión

web una vez te logues con tu usuario y

tu contraseña vas a aparecer en esta

página principal donde te saldrán los

elementos más recientes para que sepas

exactamente qué es lo que has ido

trasteando a lo largo del tiempo fíjate

también que aquí abajo como verás están

todas las cosas rápidas que has podido

trastear o tocar Durante este último

tiempo e incluso Si quieres lo podrás

Buscar todo de una manera mucho más

concreta puedes ir aquí donde pones de

más Y fíjate que puedes agregar

cualquier tipo de filtro puedes por

escritura por ejemplo el tipo de formato

como estás viendo aquí por ubicación es

decir dónde están si son adjuntos

locales o en la nube compartido para ver

la persona específica propiedad de para

ver los nombres de las personas sobre

todo si son archivos ajenos o por último

por etiquetas que eso sí deberá estar

activado antes para que puedas buscarlo

en este sentido dicho esto aquí en esta

página principal puedes ver toda la

información que tienes y justamente en

la parte de la izquierda tienes dos

maneras de poder acceder a todas las

aplicaciones disponibles déjame decirte

una cosa y es que las aplicaciones

disponibles que vas a ver dependerán de

cada una de las licencias si está en una

empresa seguramente tendrás unas

licencias capadas algunas herramientas

podrás acceder y otras no así que lo que

veas aquí no tiene por coincidir

exactamente con lo que tengas tú como

decíamos antes si vamos a la esquina

superior izquierda verás que hay un

gofre y al darle clic verás todas las

aplicaciones que tienes disponibles es

más además de tenerlas aquí aquí arriba

en el buscador las podrás encontrar

absolutamente todas existe no obstante

otra forma de poder acceder a estas

herramientas que se encuentra aquí en

este lateral izquierdo aquí escondido

perfecto si le damos clic aquí ahí lo

tienes van a aparecer todas las

aplicaciones disponibles ahora mismo

verás algunas de ellas donde podremos

ver su máxima totalidad si vamos a la

derecha donde pone todas las

aplicaciones y Entonces ahora sí tendrás

todas las aplicaciones disponibles

diciendo eso sí que son la versión web

si quieres la versión escritorio tendrás

que ir directamente a la ap aplicación

descargada de 365 ya te avanzo que aquí

Hay muchísimas cosas se puede hacer

auténticas maravillas dentro del propio

365 pero dicho lo cual solo Vamos a

utilizar alguna de ellas las más

importantes de todas para poder

gestionar todas las aplicaciones y todo

lo que necesitas en tu equipo y es que

en el fondo no se trata de herramientas

sino qué soluciones buscamos en base a

las necesidades de tu equipo Porque si

tu equipo busca algo para qué quieres

una herramienta en realidad primero hay

que identificar los obstáculos y después

podremos Buscar la herramienta más

adecuada así que de esta manera

tendríamos todas las herramientas de 365

ahora lo que vamos a hacer es empezar a

hablar de la estructura Cómo organizamos

a nuestro equipo y a partir de aquí Qué

herramientas de 365 vamos a utilizar

este segundo punto es un poco más

intenso y fuera de las herramientas de

365 Pero eso sí es imprescindible para

que tengas un equipo bajo control con

cierta seguridad y es que al final si no

empezamos con los cimientos y los

fundamentos básicos bien arraigados en

el suelo lo que nos vamos a encontrar

después es que las herramientas no van a

funcionar después de muchísimos clientes

muchísimas consultorías sobre 365 y

otras herramientas lo que veo es que la

herramienta Nunca es el problema sino la

forma de trabajar así que lo primero una

estrategia clara y definida sobre lo que

queremos conseguir Más allá de lo que

sería la estrategia pura y dura de de la

empresa que eso seguramente ya lo

tendrás en cuenta aquí entraríamos en

una estrategia de forma de trabajar Pero

para ello tenemos que tener en

constancia y En referencia cuatro

factores fundamentales Así que si

avanzamos un poquito más veremos que los

factores son estos que estás viendo aquí

en primer lugar tendríamos la

programación mental Oye de dónde parte

tu equipo Cómo está actualmente ahora

veremos algunos ejemplos la reflexión es

Oye todo el mundo ha hecho la misma

reflexión para intentar implementar esto

o solo es una cosa tuya ya lo sabes

cuando tú gestionas una empresa o

gestionas un gran departamento final la

idea se le ocurre a una a dos personas o

tres pero no todo el mundo va en

sintonía y esto sumamente importante

para conseguir que la gente vaya en

coherencia con esta nueva implementación

en este caso de herramientas de 365 si

avanzamos un poquito más hemos visto

programación hemos Salado la reflexión

ahora entra Claro está la planificación

que en el fondo no dejan de ser los

activos al descubierto compartidos con

otras personas para que podamos saber

qué es lo que tenemos que hacer

exactamente hablaremos de ello también y

ya llegando al final cuando hablamos de

evaluación ahí lo estás viendo Esto sí

que es relevante de verdad porque en el

fondo lo que nos está diciendo es que si

que lo hacemos funciona o no funciona

muchas veces queremos hacer cosas las

probamos y no funciona Claro que las

podemos modificar insistir y hacer todo

tipo de cosas para que funcione pero en

realidad lo que nos interesa es que

funcione con la mínima fricción posible

eso es posible y factible sí pero hay

que trabajar mucho en la parte de la

estrategia tal como estamos viendo ahora

mismo entraremos en el primer punto y si

me permites aquí un poco más de

explicación viene la programación mental

como estás viendo la programación mental

ahora lo vemos tiene una suma de tres

factores indispensables hay muchos más

por supuesto Pero estos tres son muy

fundamentales para entender Si nuestro

equipo está dispuesto a cambiar ciertas

cosas por ejemplo las creencias

personales que verás después que tiene

gran impacto con la mentalidad de

crecimiento creencias personales es Yo

estoy bien como estoy no me tratan bien

el trabajo deberían tratarme de tal

manera creo que yo tengo ciertos

privilegios es decir todo lo que venga a

través del background tanto de sus

familias como de sus trabajos anteriores

como de su propia experiencia tendrá

mucho que ver en las creencias

personales Y esto también va a impactar

en la forma de trabajar nadie de debería

supervis arme Considero que estas

herramientas son una herramienta de

control en fin todas estas creencias van

a tener un impacto directo en la forma

de trabajar de tu gente Así que tenlo en

cuenta antes de empezar ningún proceso

de lo que sea ya sea de herramientas de

365 o herramientas de cualquier tipo o

incluso cualquier otra cosa pues tenemos

otra parte para mí es otro punto

emocionalmente importante Ya sabes de

cuál hablo que es la gestión emocional

por supuesto en qué momento están las

emociones saben gestionarlas o no tienen

nivel de autocontrol emocional o no todo

esto va a ser un claro impacto después a

la hora de gestionar equipos Así que la

gestión emocional también habrá que

tratarla porque si no se gestiona bien y

nunca se expresan las emociones no se

hace ningún tipo de reunión para poder

conversar sobre esto lo más probable

como bien sabes es que esto no va a

funcionar por lo tanto punto importante

también a tener en cuenta si Seguimos

avanzando y ahora mismo nos vamos al

siguiente punto de programación mental

vamos a ir a los neuro hbitos los neuro

hbitos no tienen más que los hábitos

basados en neurociencia que son muy

habituales es decir a nivel de hábitos

diarios de tu equipo Qué es lo que está

haciendo tu equipo si duerme si no

duerme Cuántas horas duerme Si descansa

no descansa qué edades tiene

evidentemente la edad va a influir

también Cuál es la energía se cuidan no

se cuidan todo esto es básico cada vez

se habla más cierto y de hecho cada vez

hay más cosas al respecto sobre todo por

Salud Mental salud Física Pero si esto

no lo tienes en cuenta a la hora de

hacer ningún cambio te digo yo que

también te va a estallar directamente

así que importantísimo tenerlo en cuenta

en cualquier proceso de cambio vamos al

siguiente punto hemos hablado de

programación mental ahora vamos a hablar

de reflexión tal como estás viendo aquí

la reflexión para mí es un punto

fundamental Por qué Porque la reflexión

no deja de ser todo aquello que tenemos

mentalmente qué es lo que vamos a hacer

ahora entonces mentalidad de crecimiento

se refiere si el grupo de personas que

trabajan para ti realmente están

predispuestos a hacer ciertos cambios

para mejorar hay gente que quiere

mantenerse Exactamente igual como

siempre por lo tanto la mentalidad de

crecimiento va a seguir igual así que

Oye asegúrate o intenta modificar en

cierta manera cuál es esa mentalidad de

cualquier cambio para que también todo

sea mucho más sencillo otro punto clave

tiene que ver con los propios bloqueos

mentales de esas personas fíjate que eso

tiene un vínculo también con las

creencias Oye bloqueos es yo mis

habilidades Ya llegué hasta aquí ya está

bien yo Considero que mis competencias

digitales están mucho por desear yo

tengo 55 años aminov líes todo eso al

final son bloqueos mentales que

impactarán también en el uso de esas

herramientas sí puedes utilizar un

castigo o incluso la pérdida de una

parte del salario Como algunos de mis

clientes han hecho también la pregunta

es si esto es suficientemente potente

para que se termine implementando y lo

último es el entorno social el entorno

social tiene dos vías primordialmente

una de ellas es la propia a nivel

laboral y la otra es a nivel Familiar o

a nivel de gente que está fuera del

trabajo sin el trabajo tampoco las

sinergias no ayudan los sistemas no

están enfocados para que la gente sea

más productiva lo más probable es que la

gente intente

autoboicoteo importante que lo analices

bien que analices los sistemas que

tienes dentro porque una vez eres capaz

de identificar lo que está sucediendo y

los patrones que hay detrás te será

mucho más sencillo también adoptar

cualquier nuevo cambio así que todo esto

junto que estás viendo aquí es el

periodo de reflexión que tiene que tener

una empresa para que después esto pase

al día día a la propia planificación

avanzamos un poquito más y ahora sí

llegamos Claro está a a la planificación

la planificación Hablando en plata

básicamente son objetivos los objetivos

pueden ser tanto individuales como

grupales pero sobre todo son los

objetivos de empresa que quieres

conseguir y un objetivo siendo también

muy minimalista está dividido en dos

grandes fases como verás aquí están

divididos en proyectos y en hábitos los

proyectos al final son cosas concretas

que quieres conseguir y los hábitos son

lo que tienes que hacer todos los días

para lograrlo un ejemplo práctico sería

un proyecto que es escribir un libro

Pues el proyecto será tener el libro

escrito para tal editorial tantas

páginas tantas faltas etcétera y el

hábito será escribir todos los días

Fíjate la diferencia uno es algo que

tenemos que hacer todos los días y en

cambio el proyecto es algo final

resultadista que quieres conseguir que

evidentemente estará dentro del objetivo

normalmente un objetivo puede tener

varios proyectos dentro por último

cualquier proyecto al final son tareas

porque un proyecto no deja de ser una

suma de tareas que tiene un objetivo al

fin y lo último de todo ahora sí y con

eso terminamos está la evaluación

asegurarnos que todo esto funciona por

ejemplo cuáles son los retos que tenemos

para el futuro para que el equipo una

vez ha conseguido cosas cómo hacemos

para estimularlo si tú ya has ganado la

Champions Cómo estimulas a tu equipo

para que la vuelva a ganar los

obstáculos que te vas a encontrando en

el camino tanto a nivel de planificación

como de estrategia como también lo que

hemos visto antes a nivel de bloqueos

mentales y creencias Y por último esto

nos va a permitir reajustar y poder

también generar nuevos objetivos para el

equipo para que sea mucho más productivo

esta parte es imprescindible no me

importa tanto las herramientas de 365 si

esto no está claro seguramente todo esto

tendrá consecuencias a nivel de

productividad y a nivel de gestión

global sin importar Qué tipo de

herramientas utilices dentro de 365 uno

de los primeros pasos que queremos

conseguir dentro de 365 es fijar

objetivos queremos que el equipo Reme

hacia una dirección y esto lo veo todos

los días sin parar con los clientes no

hay objetivos cada uno más o menos hace

lo que puede pero no estamos remando

todos hacia una misma dirección y

evidentemente entiendo que la gente al

final Tenga sus propios objetivos y se

vaya a autogestionado eso está bien pero

si no hay objetivos donde remar

seguramente el equipo no se va a dirigir

hacia una sola parte además muchas veces

pasa que los objetivos solo están a

nivel de Big picture es decir en la gran

foto Pero en cambio cuando son los

equipos concretos es decir cada uno de

los departamentos ahí no hay casi nada Y

eso hace que muchas veces se pierda en

el ostracismo no se consiga

prácticamente nada dicho esto como estás

viendo aquí y no entraré tanto en las

herramientas en cuestión Fíjate que esto

es un Excel sencillo hay otras

herramientas que se pueden hacer incluso

ahora viv gos te permite hacer también

objetivos un poquito más trabajados Pero

esto que estás viendo aquí sería un

simple Excel con un simple cronograma

donde verás también todos los meses del

año Ahí está y lo interesante es que tú

puedes marcar tus propios objetivos y

ponerlos aquí si lo recuerdas bien

cuando antes hablábamos de objetivos te

decía que hay básicamente dos tipos de

objetivos por un lado tenemos los

proyectos y por otro lado tenemos los

hábitos los proyectos al final son

piedras que quieres conseguir Imagínate

que quieres publicar un libro O publicar

un curso y en cambio el hábito sería

grabar cada día una parte de ese curso o

cada día escribir una página todo eso

final son hábitos en cambio el proyecto

en sí es cuando finalizas algo y es un

poco más global Así que esto que estás

viendo aquí sería la definición del

proyecto y después tendrías aquí un

pequeño seguimiento donde nosotros

podemos poner diferentes x vs ceros para

decir que estamos avanzando tendrías

todos los meses del año y lo puedes

evaluar como quieras Así que es una

forma también de poder verlo también

puedes hacerlo más pequeño si quieres

Oye pues no quiero ver todos los días

pues puedes ver todas las semanas

también Bueno es un ejemplo para que

veas que también es posible publicarlo

desde aquí además de los proyectos como

decíamos antes también tendríamos esos

hábitos y los hábitos los vamos a pasar

directamente de cosas concretas a

nuestra agenda nuestras tareas diarias

para que lo puedas anotar esto el hecho

de estar en un grupo compartido como

estás viendo aquí nos ayuda a que todo

el mundo pueda ver esas metas y aquí

dependerá si son metas del propio

departamento o son metas para toda la

empresa Yo te diría que en general las

metas para toda la empresa no suelen

funcionar cuando son empresas de más de

20 o 30 trabajadores porque entonces

nadie tiene esas metas en mente En

cambio cuando es un proyecto concreto

con equipos ya más específicos entonces

todo el mundo sabe lo que tiene que

conseguir otra cosas que se hagan

reuniones mensuales o trimestrales para

explicar el rumbo de la empresa y a

partir de aquí que veamos qué es lo que

hemos cons seguido Pero esto serían

cosas distintas la siguiente parte sería

transformar todos esos proyectos que van

a aparecer que quizás son muchos en una

herramienta que se pueda ver qué es lo

que estamos haciendo las diferentes

fases ojo aquí te recomiendo que si

gestionas proyectos no tengas todo junto

a la misma vez habitualmente lo que pasa

es que tenemos los proyectos las fases y

además tenemos las tareas dentro Claro

en una herramienta sea la que sea en

este caso estamos en list pero podía ser

en cualquier otra lo que pasa es que

puedes llegar a tener Demasiada

información Imagínate que aquí

tuviéramos las tareas de cada una de las

fases del proyecto porque como ves

tendríamos un proyecto los diferentes

nombres las fases de cada una de las

partes del proyecto y después si

tuviéramos las tareas específicas aquí

tendríamos casi 200 ítems Esto entonces

sería totalmente ingestion y para nada

práctico Así que cuando tengas un

proyecto lo primero que hay que hacer es

que primero ten algo así para ver todos

los proyectos que ahora mismo tenemos en

marcha y después como verás lo podrás

trocear en diferentes tareas también lo

podrías hacer de esta manera o incluso

también puedes tener un pequeño planner

tal como estás viendo aquí donde esté la

parte principal de cada uno de ellos

aquí no habrían tareas específicas sino

que podrían ser subtareas donde estén

las cosas específicas pero sobre todo

serían áreas y después como estás viendo

dentro de cada uno de ellos tendríamos

los clientes grandes que en realidad no

serían tareas esto solo es para los

proyectos nos interesa tener un sitio

donde estén todos los proyectos para que

se puedan ver y si quieres ver más

ejemplos como este también tienes la

posibilidad de Ver la plantilla de

proyectos donde puedes ver una lista

total de proyectos ahí lo tienes con su

responsable el código en fin todo esto

lo tienes también disponible para poder

descargar tendrás en el enlace de la

descripción y también tienes la

posibilidad de hacer un cronograma con

todos los proyectos tal como estás

viendo aquí incluso aquí en esta opción

específica si quieres utilizar una

herramienta más clássica como Excel

Aunque hay muchas otras herramientas

como planner que son más útiles tienes

la opción de poder pasar las fases del

proyecto a tareas específicas tal como

estás viendo aquí aquí sí que tendría

sentido Añadir las fases del proyecto y

las tareas porque solo Vamos a añadir

los proyectos y las fases del proyecto

que estén activas que en realidad serán

muy pocas porque muchas de ellas todavía

estarán en standby o en espera ya que

todavía no las has podido empezar por

último decirte que también hay una

columna de purgatorio donde Irán todos

aquellos proyectos que querías hacer en

un momento determinado pero ahora

decidiste que no esta plantilla como

decíamos antes la tienes disponible en

el enlace en la descripción pero para mí

lo más relevante de todo es que tengas

un espacio lo que sea un Excel un list

un planner donde tengas todos los

proyectos anotados de un departamento

concreto o de la empresa dependiendo del

tamaño para que puedas verlos todos de

un vistazo Y a partir de aquí decidir en

qué momento vas a hacer cada uno de

ellos una siguiente pata indispensable

tiene que ver con los procedimientos

Fíjate que la cantidad de interrupción

reuniones llamadas furtivas muchas de

ellas que al final solo son para

preguntar lo mismo son masivas y eso si

lo vas a sumar al final del tiempo es

muchísimo tiempo invertido en cosas que

no aportan nada entonces es

imprescindible que en tu equipo de teams

ya sea a nivel genérico y a nivel

también de departamento tengas un

espacio donde tengas los diferentes

procedimientos si tienes pocos puedes

tener solo un mismo sitio si tienes

muchos los puedes repartir Yo te diría

sobre todo que tengas como dos grandes

procedimientos los técnicos y los de

equipo los técnicos normalmente son los

propios del negocio tienes una empresa

de logística una empresa de materiales

será que el técnico al final es todos

los pasos que debes hacer cada vez que

entregas por ejemplo un producto cada

vez que tienes un nuevo packaging lo que

sea por ejemplo comprobar la temperatura

mirar si los reglamentos son correctos

mirar la legislación no sé qué es decir

todo esto al final son procedimientos

propios del mismo negocio del mismo

producto en cambio por otro lado también

Existen los procedimientos de equipo

procedimientos de equipo al final son

cosas que pasan a las personas esta

primera parte donde están ahora mismo

los procedimientos técnicos que estás

viendo aquí esto por ejemplo serían las

cosas que yo utilizo mi negocio

habitualmente y los pequeños checklist

que yo voy a insertar ahora no

entraremos tanto en detalle de los

checklist porque esto vamos a dedicarle

muchos más vídeos sobre esto sino que

por ejemplo dentro de mi formación yo

puedo tener varias cosas y lo hemos

dividido Entre cuatro puntos principales

en cada uno de estos procedimientos yo

lo que puedo hacer es tener por ejemplo

esta parte de aquí puedo tener un

propósito cuando se activará el

checklist y un ejemplo de este proceso

por ejemplo si yo por ejemplo hago una

alta nuevo cliente el propósito Es que

no se me pase nada tener todos los datos

registrados del cliente para que después

no tengamos que pedirle nada esto sería

el primer punto el segundo puede ser

cuándo se va activar Oye pues eso se

activa cada vez que tengamos un cliente

pero en esta fase concreta el checklist

sería cómo hacerlo Oye paso uno paso dos

paso tres paso cuatro perfecto y el

ejemplo es en el caso de que tengas

algún ejemplo hecho ya Oye pues lo

compar aquí en onenote y fantástico de

esta manera tendríamos un proceso

técnico en un mismo sitio y esto nos

ayudaría también a evitar muchas de las

consultas que se generan lo mismo

podemos hacer también con los procesos

habituales del equipo como ves aquí

podemos tener varias cosas los horarios

del equipo la disponibilidad cómo nos

vamos a comunicar los checklist esta

información si está aquí dentro metida

tampoco hace falta llamadas emails y

muchísima otra información Cuántas veces

ocurre que la gente siempre pregunta lo

mismo y no por nada sino porque al final

como lo haces una vez al mes Pues no te

acuerdas y terminas preguntando siempre

a la misma persona de esta manera si

metemos Aquí esta herramienta que estás

viendo que es el onenote como decíamos

antes esto puede quedar todo mucho más

cerradito y así la gente sabe dónde está

la información estos procedimientos para

evitar esas interrupciones en el equipo

y poder ganar foco y dedicarle el tiempo

por qué no a otras cosas mucho más

enriquecedoras como decíamos antes tiene

que haber un espacio donde apare

aparezcan todos los proyectos que tú

tengas aquí como estás viendo esto sería

un planner donde yo tengo los diferentes

proyectos en grande esto no serían

tareas específicas ya que las tareas

específicas las vamos a pasar después lo

hacemos Porque si yo tuviera aquí todas

las tareas que debo hacer en un mismo

planner podía tener aquí 100 o 200 ems

una auténtica locura Y esto el equipo al

final no lo va a cumplir y no solo eso

sino que vamos a generar una ansiedad

innecesaria y el equipo va a entrar en

total caos para evitar esto lo que

podemos hacer es que podemos tener como

dos vertientes dos ramas principales una

donde será la principal de los proyectos

y la otra puramente de las tareas esto

que estás viendo aquí lo interesante es

que ahora puedo ir aquí a tareas he

creado otro planner Y fíjate que ahora

tengo los días de la semana y qué es lo

que voy a hacer cada uno de ellos esto

Tan sencillo Es verdad que requiere un

poquito más de planificación pero no hay

nada mejor que tú saber que empiezas el

lunes y tienes que hacer esto esto y lo

otro Así tan sencillo tendrías este

planner donde la gente verá qué es lo

que que debe hacer lo bueno que tiene

planer también es que tú puedes

seleccionar a la persona que lo va a

hacer perfecto y si es necesario puedes

Añadir alguna nota algún link y también

alguna subparte para que tenga en cuenta

qué es lo que debe hacer esa persona por

último tal como estás viendo aquí bajo

podemos Añadir datos adjuntos o incluso

comentarios de esa propia tarea recuerda

Y esto es importante que esto que estás

viendo aquí a nivel de planner está

pensado a nivel colectivo si tú quieres

tener toda esa información está bien

pero te diría sobre todo que tenga

tengas aquí solo lo que pueda incumbir

al equipo Porque si yo tengo muchas

tareas individuales al final esto genera

ruido y al equipo no le interesa Así que

esto es muchísimo mejor y algo que

puedes hacer también si te fijas es que

si quieres tener toda la información de

tus planes dentro de un mismo sitio aquí

a la izquierda donde ves el icono puedo

ir a la aplicación de planner si no la

tienes la puedes buscar aquí los tres

puntitos o las aplicaciones vas a

planner Y ahora fíjate que interesante

porque yo puedo ver todos mis planes y

todas mis tareas no te me asustes yo

tengo muchísimas porque evidentemente

Tengo muchos planes en tu caso

seguramente te saldrán muchas menos

además incluso Aquí también tenes las

tareas de to do que son las propias que

vienen muchas veces de emails asignados

y las que utilizas habitualmente en el

propio correo esto sería la aplicación

de tod recuerda de esta manera tan

sencilla podemos tener los proyectos y

tareas en un mismo departamento o para

la empresa global dependiendo del número

de trabajadores que tengas y en ese

sentido será todo mucho más sencillo de

poder gestionar breve recordatorio

Recuerda que si quieres una consultoría

personalizada o en equipo para organizar

todo tu trabajo en 365 puedes hacerlo

aquí en el enlace de la descripción

vamos a elaborar una estrategia con unas

sesiones muy directas al grano para que

puedas tenerlo todo absolutamente Todo

bajo control utilizando todas las

herramientas que te ofrece Microsoft Oye

qué bien Pues ahí lo tienes una forma de

organizarte con 365 por supuesto No es

la única y faltan cosas dependerá de

cada departamento o de cada negocio será

distinto unos necesitarán más cosas

otros menos y otras cosas serán

simplemente diferentes por cierto qué te

pareció hazmelo saber aquí en

comentarios yo encantadísimo de aprender

de ti y por supuesto también grabar

próximos vídeos sobre esta temática

Antes de que te vayas dale un buen Like

si te pareció útil y te ayudó a

gestionar tu negocio Y en segundo lugar

Me encantaría que te

suscribieron buah de muchísimas cosas

sobre estos temas tengo muchas sorpresas

que van a venir pronto gracias de verdad

por compartir tu pedacito de tu tiempo

sé que estás muy ocupado nos vemos en

próximos vídeos Te mando un fuerte

abrazo Te cuidas Chau