Taller "Guía de archivo documental y CADIDO" Elsa Saavedra pt.2

Summary

El transcript aborda la importancia de la organización documental en una institución, enfocándose en la creación y manejo de un cuadro general y un catálogo de disposición documental. Se detalla el proceso de identificación de series documentales y la valoración de su información, según normatividad vigente. Además, se explica cómo clasificar documentos según su valor administrativo, legal, fiscal o histórico, y cómo definir plazos de conservación. Se destaca la necesidad de obtener la firma del responsable del archivo y de la unidad generadora, asegurando la validez de la documentación archivística.

Takeaways

• 😀 El cuadro de disposición documental es esencial para la organización y gestión de archivos, y cada institución debe tener claro qué series documentales aplican para su función y atribuciones.
• 😀 El catálogo de disposición documental establece los valores documentales, la vigencia y los plazos de conservación de los documentos, determinando si se deben conservar, transferir o eliminar.
• 😀 Las series documentales pueden tener diferentes valores: administrativo, legal, fiscal o histórico, dependiendo de la naturaleza de los documentos y su uso dentro de la institución.
• 😀 Es necesario clasificar los documentos de acuerdo con sus valores primarios, lo que determina su conservación y los plazos asociados según normativas legales específicas.
• 😀 Los documentos con valor histórico deben ser cuidadosamente gestionados para evitar su eliminación accidental, ya que forman parte de la historia institucional y pueden ser utilizados en investigaciones futuras.
• 😀 El catálogo de disposición documental debe incluir elementos clave como la unidad administrativa que genera la documentación, la fecha extrema de la serie y una breve descripción de su contenido.
• 😀 El cumplimiento normativo es fundamental para la validez del catálogo de disposición documental, ya que debe incluir la leyenda que abroga versiones anteriores y la firma de los responsables del archivo y de la unidad generadora.
• 😀 Los documentos de comprobación administrativa no tienen valor de almacenamiento a largo plazo, por lo que no deben ser transferidos al archivo de concentración y deben ser tratados de acuerdo con su función inmediata.
• 😀 La identificación precisa de las series documentales es crucial para llevar a cabo una correcta valoración y clasificación de la documentación en los archivos.
• 😀 El catálogo de disposición documental debe tener en cuenta los plazos y normativas vigentes de cada materia, asegurando que las series sustantivas se conserven adecuadamente para el cumplimiento de las funciones institucionales.

Q & A

¿Qué es un catálogo de disposición documental y cuál es su propósito?

El catálogo de disposición documental es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia y los plazos de conservación de los documentos. Su propósito es gestionar y organizar la documentación de una institución, determinando qué documentos deben ser conservados, transferidos o eliminados de acuerdo con su valor y función.

¿Qué diferencia hay entre una serie sustantiva y una serie común?

Una serie sustantiva es aquella que corresponde a la razón de ser de la institución y está relacionada con sus funciones y atribuciones fundamentales, por lo que no debe eliminarse sin un análisis exhaustivo. Por otro lado, una serie común es una categoría más general que abarca documentos que no son esenciales para la operación principal de la institución.

¿Qué pasos se deben seguir para elaborar un catálogo de disposición documental?

Primero, se identifican las series documentales, se valoran según su función administrativa, legal o fiscal, y se determina su vigencia. Luego, se debe llenar la ficha de cada serie con datos como la unidad administrativa, las fechas extremas, los valores primarios y el criterio de conservación. Finalmente, se valida el catálogo con las firmas del responsable del archivo y la unidad generadora.

¿Cómo se determina el valor histórico de una serie documental?

El valor histórico de una serie documental se determina si forma parte de las atribuciones sustantivas de la institución, lo que implica que su eliminación podría impedir la reconstrucción de la historia institucional. Algunos documentos comunes, como libros contables, también pueden tener valor histórico debido a su uso en investigaciones y consulta.

¿Por qué es importante que el catálogo de disposición documental cuente con una leyenda que indique que reemplaza versiones anteriores?

Es importante porque esta leyenda asegura que el catálogo es el documento válido y actualizado. Sin esta leyenda, no se puede validar el nuevo catálogo, ya que no se sabría si la institución está siguiendo la normatividad vigente y la correcta gestión documental.

¿Qué información debe incluirse en la ficha de cada serie documental?

La ficha de cada serie documental debe incluir la unidad administrativa de origen, la clave de serie, el nombre de la serie, las fechas extremas (o indicar que está activa si corresponde), una breve descripción del contenido, los valores primarios de la serie (administrativo, legal, fiscal), y la normatividad aplicable para su conservación.

¿Qué son los valores primarios de una serie documental y cómo afectan su conservación?

Los valores primarios de una serie documental son su valor administrativo, legal, fiscal o histórico. Estos valores determinan el tiempo durante el cual los documentos deben conservarse. Por ejemplo, los documentos con valor administrativo deben conservarse mientras sean útiles para las gestiones de la institución, mientras que los documentos con valor histórico deben ser preservados para evitar la pérdida de información clave para la memoria institucional.

¿Qué significa que un documento de archivo tenga un 'valor legal' o 'valor fiscal'?

Un documento con valor legal es aquel que tiene importancia para cumplir con obligaciones legales o reglamentarias. Un documento con valor fiscal es relevante para la gestión financiera y contable de la institución. Ambos valores requieren que los documentos se conserven por períodos específicos, de acuerdo con las normativas correspondientes.

¿Qué sucede si una serie documental no tiene las firmas del responsable del archivo o la unidad generadora?

Si una serie documental no tiene las firmas requeridas, el catálogo o la ficha no es válida. Las firmas del responsable del archivo y de la unidad generadora son esenciales para garantizar que la disposición documental ha sido correctamente revisada y validada por las partes correspondientes.

¿Por qué algunos documentos de comprobación administrativa no deben ser transferidos al archivo de concentración?

Los documentos de comprobación administrativa no deben ser transferidos al archivo de concentración porque no tienen un valor de almacenamiento a largo plazo. Estos documentos son creados y recibidos durante trámites administrativos específicos y solo sirven para funciones momentáneas, como tomar datos o verificar información, sin necesidad de ser preservados en el archivo institucional.