Build a Skills Matrix in 2024 (The Digital Way)

Summary

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft-Tools wie Microsoft List und Power Automate eine digitale Kompetenzmatrix für Ihr Team erstellen. Grady, der Wartungsleiter bei Evergreen Renewable Energy, zeigt, wie er die Matrix anlegt, Technikerqualifikationen verfolgt und Trainingserfordernisse identifiziert. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Automatisierungsmöglichkeiten wird der gesamte Prozess effizienter und weniger zeitaufwendig. Die Matrix wird regelmäßig aktualisiert und bietet eine visuelle Übersicht zur besseren Planung von Schulungen und Aufgaben. Weitere Videos werden die Automatisierung und Visualisierung mit Power BI vertiefen.

Takeaways

• 😀 Der Einsatz von Microsoft-Tools zur Digitalisierung und Automatisierung von Lean-Management-Prozessen spart Zeit und erhöht die Effizienz.
• 😀 Ein digitales Skills-Matrix erleichtert das Verfolgen und Verwalten von Teamfähigkeiten und -kompetenzen, ohne auf veraltete Methoden wie Excel oder physische Boards angewiesen zu sein.
• 😀 Microsoft List ermöglicht es, eine digitale Skills-Matrix zu erstellen und anzupassen, um die Fähigkeiten der Techniker in verschiedenen Bereichen zu erfassen.
• 😀 Mit benutzerdefinierten Feldern wie 'Fähigkeiten', 'Fähigkeitsniveau' und 'letzte Bewertung' können Manager das Wissen und die Qualifikationen ihres Teams effektiv verwalten.
• 😀 Durch die Erstellung von Formularen können Techniker ihre Fähigkeiten selbst aktualisieren, sodass die Skills-Matrix ständig mit aktuellen Informationen versorgt wird.
• 😀 Visualisierungen wie Farbkennzeichnungen (z.B. rot für 'nicht ausgebildet', grün für 'kann coachen') helfen, den Überblick über den Kompetenzstand der Techniker schnell zu gewinnen.
• 😀 Microsoft List bietet die Möglichkeit, die Daten zu filtern, zu gruppieren und zu sortieren, um gezielt Trainingseinheiten oder Risikogebiete zu identifizieren.
• 😀 Einfache Reports in Microsoft List ermöglichen die schnelle Überprüfung des Teamstatus und der Trainingsbedarfe, was eine effiziente Planung der Wartungsaufgaben unterstützt.
• 😀 Durch die Einrichtung von benutzerdefinierten Ansichten und Dashboards in Microsoft Teams können Manager das Skills-Matrix-System mit nur wenigen Klicks anpassen und visualisieren.
• 😀 In zukünftigen Videos werden Automatisierungen mit Power Automate vorgestellt, um die Skills-Matrix ohne manuellen Aufwand aktuell zu halten und mit dem Trainingsplan abzustimmen.

Q & A

Was ist das Hauptziel des Tutorials?

Das Hauptziel des Tutorials ist es, zu zeigen, wie man mit Microsoft-Tools wie Microsoft List und Power Automate eine digitale Skills-Matrix erstellt, um die Fähigkeiten eines Teams effizient zu verwalten und zu aktualisieren.

Welche Tools von Microsoft werden in diesem Tutorial verwendet?

In diesem Tutorial werden Microsoft List, Power Automate und Microsoft Teams verwendet, um eine digitale Skills-Matrix zu erstellen und zu verwalten.

Warum ist eine digitale Skills-Matrix vorteilhaft im Vergleich zu traditionellen Methoden?

Eine digitale Skills-Matrix ist vorteilhaft, weil sie den Verwaltungsaufwand reduziert, die Aktualisierung vereinfacht und es ermöglicht, das Team effizient zu überwachen und zu verwalten. Automatisierte Aufgaben und visuelle Berichte sind ebenfalls möglich.

Was enthält die von Grady erstellte Skills-Matrix?

Die Skills-Matrix von Grady enthält Spalten für den Namen des Technikers, die spezifischen Fähigkeiten, den Fähigkeitslevel, das letzte Evaluierungsdatum und ob eine Schulung erforderlich ist.

Welche vier Fähigkeitsstufen hat Grady für seine Techniker definiert?

Grady hat vier Fähigkeitsstufen definiert: nicht geschult, geschult und benötigt Unterstützung, geschult und kann allein arbeiten, und kann andere schulen und coachen.

Wie sorgt Grady dafür, dass die Skills-Matrix aktuell bleibt?

Grady sorgt dafür, dass die Skills-Matrix aktuell bleibt, indem er ein Formular in Microsoft List erstellt, das den Technikern ermöglicht, ihre Fähigkeiten selbstständig zu aktualisieren. Außerdem nutzt er Microsoft Teams, um das Formular mit dem Team zu teilen.

Wie visualisiert Grady den Fortschritt und die Kompetenz der Techniker?

Grady visualisiert den Fortschritt, indem er die Fähigkeitsstufen farblich kodiert: Rot für 'nicht geschult', Gelb für 'braucht Unterstützung', und Grün für 'kann arbeiten oder schulen'. Er hebt auch Zeilen hervor, die nicht seit einem bestimmten Datum aktualisiert wurden.

Was ist das Ziel von Gradys Matrixansicht in Microsoft Teams?

Das Ziel der Matrixansicht in Microsoft Teams ist es, eine visuelle Übersicht über das gesamte Team und dessen Fähigkeiten zu erhalten, um eine schnelle Einschätzung der Kompetenzen und Trainingsbedarfe zu ermöglichen.

Wie hilft die digitale Skills-Matrix dabei, mögliche Lücken im Team zu erkennen?

Die digitale Skills-Matrix hilft dabei, mögliche Lücken zu erkennen, indem sie die Fähigkeiten der Techniker nach verschiedenen Kriterien wie Fähigkeitslevel und zuletzt aktualisiertem Datum filtert. Dies ermöglicht es, Schulungsbedarf und Kompetenzlücken schnell zu identifizieren.

Was kommt im nächsten Video des Tutorials?

Im nächsten Video wird gezeigt, wie die Aktualisierungen der Skills-Matrix mithilfe von Power Automate automatisiert werden, sodass die Daten stets aktuell bleiben und mit dem Trainingsplan des Teams synchronisiert sind.