Hỗ trợ thủ tục hành chính Just One Stop (JOS)
Summary
TLDRThe video script introduces the 'Just One Stop' model, a revolutionary approach to streamline administrative procedures for students. It aims to alleviate the difficulties students face when dealing with paperwork by providing a single point of contact—the Student Political Department. The process involves direct contact for form submission, guidance, and result retrieval without the need to interact with multiple departments. This model not only saves time and effort but also aligns with the strategic development goals of the university, enhancing connectivity and information sharing for an optimal learning environment.
Takeaways
- 📚 Students frequently need to perform various administrative procedures for personal matters during their studies.
- 🤔 Students often face difficulties in knowing which department to contact and what documents to prepare for each procedure.
- 🚀 The 'Just One Stop' model is introduced to support students in resolving their administrative procedures more efficiently.
- 🔗 The 'Just One Stop' approach is implemented by the Political Affairs and Student Affairs Department, serving as a single point of contact.
- 📝 When students need to submit documents, they contact the Political Affairs and Student Affairs Department to receive the necessary forms and documents.
- 💻 For procedures that do not require prior submission of documents, students can fill out information through a Google Form link provided.
- 🔍 The department checks the information, receives the application, and forwards it to the responsible unit for processing.
- ⏳ The responsible unit will notify the department of the time to return the results and proceed with the procedure as stipulated.
- 📧 The department communicates the result delivery time to the applicant via official email.
- 🗓️ Within a maximum of five working days, the responsible unit notifies or sends the procedure resolution result back to the department.
- 🔄 If there are overdue or unresolved applications, the responsible unit communicates this to the department, which then informs the applicant of a new timeline via email.
- 🌟 'Just One Stop' aims to save time and effort for students, reducing the need for multiple visits and contacts with various units.
Q & A
What is the main issue students face when dealing with paperwork during their study and training process?
-Students often face difficulties in knowing which department to contact and what documents to prepare for various personal administrative procedures, leading to inefficiency and wasted time.
What is the 'Just One Stop' model designed to address?
-The 'Just One Stop' model is designed to streamline the process of handling student paperwork by providing a single point of contact and support for all administrative procedures.
How does the 'Just One Stop' model simplify the process for students who need to submit paperwork?
-The model allows students to contact the Political Affairs and Student Affairs Department directly for guidance, submission of forms, and receiving results without having to liaise with multiple departments.
What is the first step a student should take if they need to be issued a document according to the 'Just One Stop' model?
-The student should contact the Political Affairs and Student Affairs Department to receive the necessary forms and documents for the procedure.
How can students access the required information if they are unable to submit paperwork in person?
-Students can access a Google Form link to provide the required information, and if necessary, they can download forms from Google Drive, fill them out, and send a scanned copy to the relevant department.
What happens after a student submits their paperwork through the 'Just One Stop' model?
-The Political Affairs and Student Affairs Department will check the information, accept the valid application, and forward it to the responsible unit for processing.
What is the role of the responsible unit in the 'Just One Stop' model?
-The responsible unit checks and receives the information, notifies the time for the result to be returned to the Political Affairs and Student Affairs Department, and processes the procedure as stipulated.
How is the result communicated back to the student after the procedure is completed?
-The result is communicated back to the student through email or direct delivery within the maximum time limit of five working days.
What happens if a procedure is overdue or cannot be resolved within the given time frame?
-The responsible unit will notify the Political Affairs and Student Affairs Department in writing or via official email, which will then inform the student of a new result return schedule.
How does the 'Just One Stop' model align with the university's development strategy?
-The model is an innovative step in supporting students, aligning with the university's development strategy for 2021-2030 and the vision for 2040, focusing on enhancing connectivity, cooperation, and the application of information technology.
What is the ultimate goal of the 'Just One Stop' model in terms of student support?
-The ultimate goal is to create the best possible conditions and support for students during their study and training process by saving time and effort through streamlined administrative procedures.
Outlines
📚 Streamlining Student Administrative Procedures
The script discusses the common challenges students face when dealing with administrative paperwork during their education and training. Students often struggle with identifying the correct department to contact and the necessary documents required for various personal affairs. To address these difficulties and support students more effectively, a new model called 'Just One Stop' has been implemented. This model simplifies the process by having a single point of contact, the Political and Student Affairs Department, which guides students through the procedure, accepts submissions, and provides results without the need for students to navigate multiple departments or prepare excessive documentation.
Mindmap
Keywords
💡One Stop
💡Office of Political and Student Affairs
💡Administrative Procedures
💡Google Forms
💡Document Submission
💡Processing Time
💡Information Technology Application
💡Inter-Departmental Coordination
💡Student Support
💡Strategic Development
Highlights
Students often need to perform various paperwork procedures to resolve personal matters during their studies.
Students are unaware of which department to contact or what documents to prepare for each procedure.
The introduction of the 'Just One Stop' model aims to support students in resolving their paperwork efficiently.
The 'Just One Stop' model is a single point of contact for submitting and receiving results of student procedures.
Students only need to contact the Student Affairs Department for support and guidance in their paperwork.
The model streamlines the process by eliminating the need to contact multiple units or prepare various documents.
If paperwork is required, students can directly contact the Student Affairs Department to receive necessary forms and documents.
For procedures not requiring prior submission of documents, students can access a Google Form link to provide required information.
In cases of limitations, students can download forms from Google Drive, fill them out, and send a scanned copy to the Student Affairs Department.
The Student Affairs Department checks and receives valid applications and forwards them to the responsible units for procedure resolution.
Responsible units check and notify the Student Affairs Department of the time to return results and proceed with the resolution according to regulations.
The Student Affairs Department communicates the result return time to the requester via official email.
Within a maximum of five working days, the responsible unit notifies or sends the resolved procedure results back to the Student Affairs Department.
The Student Affairs Department then directly or via email communicates the results to the student within the agreed time frame.
If documents are overdue or unresolved, the responsible unit notifies the Student Affairs Department, which in turn communicates a new result return schedule to the student.
The 'Just One Stop' model is an innovative step in supporting students by facilitating quick and timely resolution of paperwork, saving time and effort.
The model represents a practical project of Unit 2 in implementing the university's development strategy for 2021-2030 with a vision towards 2040.
The 'Just One Stop' model aims to enhance connectivity, coordination, and information sharing between functional units, promoting the use of information technology and streamlined work processes.
The ultimate goal is to create the best conditions and support for students during their learning and training process.
Transcripts
[âm nhạc]
trong quá trình học tập rèn luyện sinh
viên thường xuyên có nhu cầu thực hiện
các thủ tục giấy tờ nhằm giải quyết các
công việc cá nhân tuy nhiên sinh viên
lại không biết với từng thủ tục thì cần
phải liên hệ với ai Bộ phận nào cần phải
chuẩn bị loại giấy tờ gì do đó Hiện nay
trong quá trình thực hiện các thủ tục
sinh viên đã gặp rất nhiều khó khăn liên
hệ không đúng đơn vị phụ trách thiếu
giấy tờ đi lại nhiều lần gây Tuấn kém
nhiều thời gian công sức hiểu được những
khó khăn của sinh viên với mong muốn tạo
điều kiện thuận lợi hỗ trợ tốt nhất cho
sinh viên trong quá trình học tập rèn
luyện cơ sở Hai chính thức triển khai mô
hình hỗ trợ giải quyết thủ tục sinh viên
ch One stop Just One stop là mô hình
tiếp cận hồ sơ và trả kết quả các thủ th
tục sinh viên chỉ thông qua một đầu mối
duy nhất là ban công tác chính trị và
sinh viên khi sinh viên có nhu cầu thực
hiện thủ tục chỉ cần liên hệ với ban
công tác chính trị và sinh viên để được
hỗ trợ từ hướng dẫn giải đáp đến Tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả mà không cần
phải bâng Quân sẽ phải liên hệ với ai
hay chuẩn bị giấy tờ gì mô hình Just One
stop Triển khai thông qua quy trình như
sau bước một khi người học có nhu cầu
được cấp giấy tờ Nếu thủ tục cần phải
nộp trước hồ sơ giấy tờ thì người học
liên hệ trực tiếp Ban công tác chính trị
và sinh viên để nhận các biểu mẫu nộp
đơn và giấy tờ cần thiết cho chuyên viên
phụ trách Nếu thủ tục không cần phải nộp
trước hồ sơ giấy tờ thì sinh viên truy
cập vào đường link Google form và cung
cấp các thông tin theo yêu cầu trong các
trường hợp bị hạn chế người học có thể
tải mộ đơn trên hệ thống Google Drive
điền thông tin và gửi trước bản scan cho
ban công tác chính trị và sinh viên bước
hai ban công tác chính trị và sinh viên
sẽ kiểm tra thông tin tiếp tụ nhận hồ sơ
hợp lệ và chuyển đến đơn vị có trách
nhiệm Giải quyết thủ tục bước ba đơn vị
phụ trách kiểm tra tiếp nhận thông tin
thông báo thời gian trả kết quả cho ban
công tác chính trị và sinh viên và tiến
hành giải quyết thủ tục theo quy định
cho người học có yêu cầu bước bốn Ban
công tác chính trị và sinh viên thông
báo thời gian trả kết quả cho người yêu
cầu thông qua email công vụ bước năm
trong thời hạn tối đa năm ngày làm việc
đơn vị phụ trách thông báo hoặc gửi trả
kết quả giải quyết thủ tục về Ban công
tác chính trị và sinh viên
bước sáu Ban công tác chính trị và sinh
viên trả kết quả trực tiếp hoặc qua
email công vụ cho người học có nhu cầu
theo đúng thời gian hẹn nếu có hồ sơ thủ
tụ bị quá hạn mà chưa giải quyết hoặc
chưa thể giải quyết thì đơn vị phụ trách
thông báo bằng văn bản hoặc email công
vụ về Ban công tác chính trị và sinh
viên Ban công tác chính trị và sinh viên
sẽ thông báo lại lịch trả kết quả mới
qua email để tránh tình trạng người học
phải đến nhiều lần mô hình Just One stop
là bước đi Đột Phá đổi mới trong công
việc trợ người học giúp người học xử lý
nhanh chóng kịp thời các thủ tục giấy tờ
mà không cần phải đi lại nhiều lần không
phải liên hệ nhiều đơn vị rút tiết kiệm
thời gian công sức Just One stop cũng
chính là dự án thiết thực của cơ sở 2
trong việc hưởng ứng thực hiện chiến
lược phát triển của trường Đại học Ngoại
thương giai đoạn
2021-2030 tầm nhìn đến năm 2040 Just One
stop sẽ tăng cường sự kết nối phối hợp
chia sẻ thông tin giữa các đơn vị chức
năng của cơ sở 2 thúc đẩy ứng dụng công
nghệ thông tin và quá trình làm việc
cùng hướng đến mục tiêu chung là tạo
điều kiện và hỗ trợ tốt nhất cho sinh
viên học viên trong quá trình học tập và
rèn
luyện
Voir Plus de Vidéos Connexes
5.0 / 5 (0 votes)