Sistema de Gestión Documental Orfeo - como hacer un Radicado de entrada

Summary

Manuel Perea, un archivista con más de 10 años de experiencia, comparte un tutorial sobre cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó, ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia. Perea destaca la importancia de la regulación en políticas de gestión documental y guía a los espectadores a través de los pasos para ingresar un documento, desde la recepción hasta la asociación de una imagen escaneada, enfatizando la eficiencia y estandarización que Orfeó ofrece para mejorar la productividad en el manejo de documentos en organizaciones.

Takeaways

• 😀 Manuel Perea es un archivista con más de 10 años de experiencia y ha trabajado en multinacionales como Johnson & Johnson.
• 🏢 Actualmente, Manuel trabaja para una empresa importante en Mallorca Boca y desea explicar cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó.
• 📚 El sistema Orfeó es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia y es robusto y eficiente para gestionar procesos documentales.
• 📝 Existen ocho procesos en la gestión documental que incluyen planeación, producción, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.
• 🌐 Se puede acceder a la página del archivo general de la nación para obtener información detallada sobre los procesos de gestión documental.
• 🤖 Orfeó automatiza los procesos de gestión documental facilitando y agilizando la gestión de documentos dentro de las organizaciones.
• 📋 Para realizar una radicación en Orfeó, se inicia ingresando con credenciales de usuario y contraseña, y se sigue el proceso de ingreso de documentos.
• 🔍 Es posible buscar y verificar documentos previamente radicados por medio del sistema, utilizando información del remitente como el número de identificación.
• 📝 Se puede registrar y actualizar información del remitente y del destinatario, y asociar documentos físicos y digitales a un radicado en particular.
• 📑 El proceso de radicación incluye la descripción de los anexos, el número de folios, y la tipificación del documento para cumplir con las normativas legales.
• 📧 Una vez radicado el documento, se pueden enviar notificaciones y respuestas rápidas a través del sistema, mejorando la eficiencia y reduciendo el papeleo.

Q & A

¿Quién es el hablante del guion y qué profesión ejerce?

El hablante es Manuel Perea, quien es archivista y tiene más de 10 años de experiencia.

¿En qué empresas ha trabajado Manuel Perea?

Manuel Perea ha trabajado en empresas multinacionales como Johnson y Johnson y en Mallorca Boca.

¿Qué sistema de gestión documental se menciona en el guion?

El sistema de gestión documental mencionado es Orfeó, que es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia.

¿Cuántos procesos componen la gestión documental según el guion?

Según el guion, hay ocho procesos en la gestión documental: planeación documental, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.

¿Cómo se puede acceder a la información sobre los procesos de gestión documental detallados?

Se puede acceder a la información detallada sobre los procesos de gestión documental visitando la página del archivo general de la nación.

¿Qué permite hacer el sistema de gestión documental Orfeó?

Orfeó permite automatizar los procesos de la gestión documental, facilitando y agilizando su realización dentro de las organizaciones y estandarizando los procesos, lo que puede aumentar la productividad.

¿Cómo se realiza una radicación de entrada en el sistema Orfeó según el guion?

Para realizar una radicación de entrada en Orfeó, se inicia sesión con credenciales de usuario y contraseña, se ingresa a la sección de radicación en el menú lateral y se llena el formulario de información con los datos del remitente y del documento.

¿Qué es una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' según el contexto del guion?

Una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' es el lugar donde se reciben y despachan los documentos, y su nombre varía según el tipo de organización: en entidades del estado se llama ventanilla única y en empresas privadas, unidad de correspondencia o recepción.

¿Qué es una 'tabla de retención documental' y por qué es importante?

Una 'tabla de retención documental' es un instrumento que estructura y organiza los archivos institucionales, permitiendo una gestión adecuada de la información. Es importante porque cumple con la normativa exigida por la superintendencia de industria y comercio para las empresas reguladas.

¿Cómo se puede notificar a otras dependencias sobre un radicado en el sistema Orfeó?

Para notificar a otras dependencias sobre un radicado en Orfeó, se utiliza la opción 'informar' en el proceso de radicación, seleccionando las dependencias a las que se les enviará una alerta por correo electrónico.

¿Cómo se puede dar una 'respuesta rápida' a un radicado en el sistema Orfeó?

Para dar una 'respuesta rápida' a un radicado en Orfeó, la persona destinataria puede ingresar al sistema, ir a consultas, pegar el número del radicado y utilizar la opción 'respuesta rápida' para revisar y tramitar el documento digitalizado sin necesidad de su versión física.

Outlines

00:00

😀 Introducción a la Gestión Documental con Orfeó

Manuel Perea, un archivista con más de 10 años de experiencia, presenta un tutorial sobre cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó, ampliamente utilizado en entidades públicas y privadas. Perea menciona su experiencia laboral en multinacionales y resalta la importancia de la planificación y los procesos de gestión documental en Colombia, que está bien regulada en términos de políticas documentales. El sistema Orfeó automatiza estos procesos, facilitando y agilizando la gestión documental en las organizaciones.

05:01

🔍 Proceso de Radicación en Orfeó

Se describe el proceso de radicación de un documento en el sistema Orfeó, desde el ingreso al sistema con credenciales hasta la revisión de si el remitente ya está registrado. Se detalla cómo buscar y seleccionar información del remitente, ya sea utilizando su número de identificación o creando uno nuevo si es necesario. El proceso incluye la verificación de la información del remitente, la selección de datos y la transferencia de estos a un formulario de radicación.

10:06

🏢 Aplicación de Normativas y Automatización del Proceso de Radicación

El video discute la importancia de cumplir con las normativas de retención documental, como la Ley 89 de 1993 y la Resolución Superintendencia 81 de 2014 en Colombia, que exigen una adecuada organización de archivos para todas las empresas supervisadas. Se menciona la necesidad de un programa de gestión documental y la creación de tablas de retención documental para una estructura adecuada de los archivos. Además, se ilustra cómo el sistema Orfeó puede tipificar y automatizar el proceso de radicación, incluyendo la asignación de dependencias y la generación de alertas por correo electrónico.

15:09

🖨️ Finalización de la Radicación y Notificación

Se explica cómo finalizar el proceso de radicación en Orfeó, incluyendo la asignación de la dependencia responsable y la notificación a través de correo electrónico. Se sugiere la posibilidad de personalizar la apariencia de la notificación con el logo de la empresa y cómo imprimir y adjuntar stickers a los documentos físicos. También se menciona la asociación de imágenes escaneadas a los registros de radicación y la eficiencia en la respuesta a trámites a través de la digitalización de documentos.

20:12

📬 Proceso de Respuesta Rápida a un Radicado

Se presenta el proceso de respuesta rápida a un radicado en Orfeó, permitiendo al destinatario acceder al sistema, buscar el radicado y proporcionar una respuesta sin necesidad de manipular el documento físico. Se describe cómo se pueden adjuntar documentos adicionales y enviar copias a otras dependencias, todo a través de la plataforma electrónica. El objetivo es mejorar la eficiencia y reducir el uso de papel en el manejo documental.

25:13

👋 Conclusión y Despedida

Manuel Perea concluye el tutorial, agradeciendo a los espectadores y animándolos a dejar un like si les gustó el contenido. Ofrece sus respuestas a dudas y cuestionamientos, y se despide de los espectadores con la promesa de una próxima oportunidad de interacción.

Keywords

💡Archivista

Un archivista es un profesional que se encarga de la gestión, organización y conservación de documentos y archivos. En el video, Manuel Perea menciona que ha trabajado como archivista durante más de 10 años en varias empresas multinacionales, lo que ilustra su experiencia y la importancia de esta profesión en el manejo de información documental.

💡Sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es una herramienta tecnológica utilizada para automatizar y gestionar de manera eficiente los procesos relacionados con la documentación dentro de una organización. En el video, Manuel Perea habla del sistema Orfeo, destacando su uso por entidades públicas en Colombia para mejorar la productividad y estandarizar los procesos documentales.

💡Orfeo

Orfeo es un sistema de gestión documental ampliamente utilizado por muchas entidades públicas en Colombia. En el video, se explica cómo este sistema permite automatizar y facilitar los procesos de gestión documental, como la radicación de documentos, mejorando la eficiencia dentro de las organizaciones.

💡Radicación

La radicación es el proceso de registrar oficialmente un documento dentro de un sistema de gestión documental. En el video, Manuel Perea detalla los pasos necesarios para radicar un documento utilizando el sistema Orfeo, incluyendo la verificación de datos y la entrada de información en el formulario correspondiente.

💡Procesos de gestión documental

Los procesos de gestión documental incluyen varias etapas como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental. Manuel Perea menciona estos ocho procesos en el video, destacando su importancia en la correcta administración de los documentos dentro de una organización.

💡Tablas de retención documental

Las tablas de retención documental son instrumentos que establecen los plazos durante los cuales los documentos deben ser conservados en una organización. En el video, se explica que estas tablas son esenciales para cumplir con la normativa y organizar adecuadamente los archivos, y se menciona la ley 89 34 de 2014 que regula esta práctica en Colombia.

💡Automatización

La automatización en el contexto de la gestión documental se refiere al uso de sistemas como Orfeo para realizar procesos de manera automática, reduciendo la intervención manual. En el video, Manuel Perea destaca cómo la automatización ayuda a estandarizar los procesos y aumentar la productividad en la gestión de documentos.

💡Normatividad

La normatividad se refiere a las leyes y regulaciones que rigen la gestión documental en una organización. En el video, se menciona la ley 89 34 de 2014 y la resolución 81 34 de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, que establecen las obligaciones para las empresas en cuanto a la organización y conservación de archivos.

💡Productividad

La productividad en el contexto de la gestión documental se refiere a la eficiencia con la que se realizan los procesos documentales. Manuel Perea menciona en el video que el uso de sistemas como Orfeo puede aumentar la productividad al automatizar y estandarizar los procesos, permitiendo un manejo más rápido y eficiente de los documentos.

💡Correspondencia

La correspondencia se refiere a los documentos que son recibidos y enviados por una organización. En el video, se describe cómo los documentos que llegan a una empresa pueden ser registrados y gestionados a través del sistema de gestión documental Orfeo, asegurando un manejo organizado y eficiente de la correspondencia.

Highlights

Manuel Perea, con más de 10 años de experiencia como archivista, presenta un tutorial sobre el sistema de gestión documental Orfeó.

Orfeó es un sistema de gestión documental utilizado por entidades públicas y privadas en Colombia, destacando por su robustez y facilidad de uso.

El sistema automatiza los procesos de gestión documental, facilitando y agilizando la gestión de documentos en organizaciones.

Colombia está bien regulado en políticas de gestión documental a nivel latinoamericano, según el Archivo General de la Nación.

Existen ocho procesos de gestión documental que se pueden visualizar en detalle en la página del Archivo General de la Nación.

El proceso de radicación es una parte fundamental del sistema Orfeó y se detalla cómo realizarla paso a paso.

Se menciona la importancia de la creación de usuarios y la verificación de la existencia de remitentes en la base de datos del sistema.

Se destaca cómo el sistema permite la búsqueda y selección de información previamente registrada para agilizar la radicación.

La integración de información del remitente y del destinatario es esencial en el proceso de radicación de documentos.

El sistema Orfeó permite la tipificación de documentos y la selección de su naturaleza a través de tablas de retención documental.

Se enfatiza la necesidad de cumplir con la normativa vigente, como la Ley 89 de 1993 y la Resolución Superintendencia 81 de 2014 en Colombia.

La creación de tablas de retención documental es un proceso que requiere análisis y entrevistas para estructurar adecuadamente los archivos.

El sistema Orfeó permite la asignación de dependencias y la generación de alertas por correo electrónico para el manejo de documentos.

Se describe cómo se puede imprimir y asociar un sticker a los documentos físicos para su identificación en el sistema.

El proceso de asociación de imágenes o escaneos de documentos a los radicados en el sistema se detalla para garantizar la integridad de la información.

Se explica cómo el sistema permite la generación de respuestas rápidas y la notificación a dependencias interesadas en el trámite de documentos.

El tutorial culmina con la demostración de cómo se puede revisar y tramitar documentos digitalizados sin necesidad de su versión física.

Se invita a los espectadores a dar like y dejar comentarios si tienen dudas, cerrando el tutorial con una oportunidad para interacción.

Transcripts

hola a todos les habla manuel perea soy

archivista desde hace más de 10 años

gracias a dios he trabajado en empresas

como johnson y johnson como chicles

hadas empresas multinacionales y

actualmente me encuentro laborando para

una empresa importante de aquí el

mallorca boca gracias a dios bueno

quisiera de una manera corta explicarles

cómo realizar una radicación a través

del sistema de gestión documental orfeó

el sistema de gestión lo comenta el

orfeo es un sistema muy utilizado por

muchas entidades públicas

aquí en nuestro país su sistema

y robustos un sistema muy bueno para

realizar

los procesos de la gestión documental

antes de entrar en materia quisiera pues

mirar a través de la página del archivo

general de la nación recordamos a todos

que uno de los países lo digo con pues

de una forma modesta todos

a nivel de latinoamérica colombia es uno

de los países que se encuentra mejor

regulado

en lo que tiene que ver con políticas de

gestión documental

bueno cuáles son los procesos de la

gestión documental aquí se encuentran

son 8 está el proceso de planeación

documental el proceso de producción de

gestión y trámite el proceso de

organización transferencia y disposición

también el de preservación y valoración

documental son ocho procesos que si

ustedes gustan pueden entrar a esta

página y mirarlos en detalle cada uno de

ellos si desde pronto no tienen como

mucha familiaridad con términos

archivísticos en esta página pueden

encontrar mucho material bueno el

sistema de gestión documental orfeó lo

que lo que nos permite es automatizar

todos estos procesos de la gestión

documental y de esta manera hacer de la

gestión documental dentro de las

organizaciones y hacerla más más fácil

hacerla más rápida

y hacer que los procesos pueden estar

estandarizados y pueda que para que

también exista un aumento de la

productividad

automatizar los procesos de la gestión

documental bueno cerrando el paréntesis

ahora sí entrando en materia vamos a

mirar de una manera rápida cómo pueden

hacer una radicación a través del

sistema de gestión documental orfeo

primero que todo pues vamos bueno ya

están hemos instalado puede ser el

programa vamos a entrar con nuestras

credenciales con usuario y contraseña

ingresamos al sistema

nos bloqueamos ingresamos al sistema

de acuerdo también

a las características que tenga el

equipo el servidor

en el cual se instale el software porque

eso dependerá mucho también la velocidad

el tiempo de respuesta pues verás que

tenga pues la aplicación entonces pues

nos hemos juntado en un servidor linux

el sistema de gestión documental y vamos

a mirar cómo podemos hacer una

radicación de entrada

entonces vamos a suponer que hemos

recibido un documento tenemos estamos en

una empresa en la presa de equis y nos

llega una documentación a través de

correo a través de el mensajero de

alguna empresa nos llega a un documento

y vamos a proceder puede hacer el

respectivo ingreso al sistema de gestión

o comentar a orfeo primero que tenemos

que hacer es ir aquí en la sección donde

dice el menú lateral izquierdo en la

parte de radicación vamos a entrar aquí

a entrada

aquí está el formulario de la

información que podemos ingresar para

poder revisar si tenemos nosotros ya

radicados que anteriores de la empresa o

de la persona que nos está entregando el

documento por ventanilla entonces vamos

a mirar por ejemplo yo tengo ya un

usuario

si no estoy mal con este

con este número

de nit puso un ejemplo aquí puede ir el

número completo o el número de cédula

completo y puede traer el sistema todos

los radicados que ha tenidos a todos los

documentos que han ingresado a la

empresa los listará aquí en orden

cronológico entonces miremos a ver

si nos trae algo permítanme creo que

ingresé mal aquí los datos

bueno no me está trayendo nada vamos a

revisar si el usuario

está creado

si la empresa está creada o la persona

que nos trae la documentación está

creada vamos a irnos

acá realice nueva copia de datos

listo vamos a ir acá donde dice buscar

y vamos a ir aquí donde dice buscar por

documento de cuenta que este número es

el número de identificación de la

empresa de una empresa que creamos a

manera de ejemplo

vamos a hacer el sistema que lo que

busca la empresa

ok aquí nos arrojó toda la información

si los datos del remitente entonces aquí

se registró encontrados el número de

documento donde la empresa está es una

empresa que ficticia que se creó que

para poder realizar el ejemplo de

radicación desde aquí está x y z ese a

nombre de juan pérez el nombre que mente

de auxiliar contable la dirección del

remitente ciudad bogotá teléfono se

trata ha tratado de un email que cree

también

como para ilustrar

ok aquí nos dice colocar como

entonces cómo queremos colocarlo decimos

que como remitente estos son los datos

que quedan grabados en la base de datos

de la redundancia y vamos a utilizarlos

para pasarlos al formulario de

erradicación

ok

si de pronto no tenemos

creado el remitente al usuario aquí en

esta parte de abajo y supongamos que que

la persona que nos ha traído la

documentación no se encuentra en nuestra

base de datos lo que hacemos es ir aquí

a esta parte de abajo y aquí colocamos

la información del remitente y vamos a

agregar y ya queda automáticamente

guardado nuestra base de datos

el remitente y en otra ocasión que

vuelva a traer pues documentación a la

empresa simplemente como nos apareció

antes el formulario de entrada si vamos

el primer formulario que nos aparece

necesitamos el número de documento del

remitente nuevo que hemos creado y nos

trae ya pues la información anterior de

la radicación pasada y le decimos nueva

copia de datos eso nos permite de manera

rápida rellenar en esta el formato

erradicación los datos

del remitente sin necesidad de volver a

crear usuario simplemente la información

queda grabada y con solo solo digitar el

número de identificación sean it o sea

célula ya el sistema nos trae los datos

para ingresar los ingresan

automáticamente cuando damos copiar al

formulario erradicación que es este

entonces vamos a otra vez

vamos a mirar

no copiamos todavía los datos buscamos

por documento

le decimos bien buscar

decimos que remite a king clean

remitente pasar al formulario de

erradicación entonces aquí ya nos pasó

los datos de forma de radicación

vamos a ir aquí donde dice el dignatario

tales como el tratamiento entonces vamos

a decidir sr

remite los datos del remitente

lópez pongamos un ejemplo

ok bien supongamos que el continente

américa del país colombia departamento

distrito capital del municipio

bogotá aquí colocamos los datos del

asunto del documento que trae las

personas volvamos al ejemplo supongamos

que la persona está allí en recepción o

la unidad de correspondencia o en la

ventanilla única entonces bueno difieren

los términos si dependiendo del tipo de

organización cuando suena entidad el

estado se le llama ventanilla única al

sitio donde se reciben los documentos y

donde se despacha

en las empresas privadas por lo general

se le conoce como unidad de

correspondencia

o recepción si es una empresa mediana

pequeña bueno puede operar pues él

la parte de correspondencia con la

secretaria la persona que está en

recepción es aquí colocamos los datos

que trae el documento por ejemplo

solicitud

por ejemplo

documentos

x ok es a eso dice el documento que trae

la persona cierto ahorita vamos a

colocar aquí porque medio estamos

haciendo la recepción de la

documentación en este caso es es

personal si aquí en descripción de

documentos en esos por ejemplo si el

documento que trae la persona trae un cd

o una memoria usb o algún otro medio

magnético entonces aquí colocamos la

descripción de

de los anexos el número de folios que

tenga pues el documento si es una cifra

de dos folios aquí colocamos el número

y si trae más de dosis o dos unidades

flash

por ejemplo usb colocamos también la

cantidad aquí en esta parte cita

entonces

aquí

ahora

vamos a

[Música]

esta parte de acá

aquí dudas donde tipificamos el

documento

para poder elegir

qué tipo de documento es el que nos está

llegando debemos de primero realizar acá

en tablas de retención documental la

respectiva configuración si la empresa

no tiene tablas de retención documental

es importante

para cumplir la norma actividad porque

la ley existe una ley

aplica para todas las entidades que

están todas las entidades todas las

empresas privadas que están reguladas

que son supervisadas por la

superintendencia de industria y comercio

hay una normatividad que exige que todas

estas empresas vigiladas por la súper

de industria y comercio tengan sus

archivos bien organizados

es la ley si no estoy mal 89 34 del 2014

pueden investigar si por internet

vamos a mirar vamos a chequear

89 34 aquí está de 2014 estamos hablando

para el país de colombia de pronto en

otras latitudes en otros países regule

otra normatividad aquí en colombia

miramos resolución superintendencia

superindustria 81 34 de 2014 aquí está

toda la

normatividad que regula a las empresas

colombianas

aquí está la ley 194 de 2000 por medio

de la cual se dicte la ley y se tratara

tratada consagra a tratar de la parte

normativa previa

cobija la nueva normatividad aquí dice

ok en esta parte dice los vigilados que

estén bajo la inspección control y

vigilancia de la superintendencia de

industria y comercio deberán elaborar

e implementar los siguientes

instrumentos archivísticos para asegurar

las organizaciones son archivos así debe

de haber un programa de gestión

documental luego hablaremos en otro

vídeo si yo me permite que pueda hablar

sobre el tema aquí tablas de retención

documental cuadro de clasificación

documental recuerdo clasificaciones

previo su elaboración es para bien de la

sala de las tablas

tabla de valoración documental podemos

hablar luego de esto y reglamento

interno de archivo aquí está toda la

normatividad

ok entonces

volviendo a la aplicación estamos

todavía en el proceso pero qué pena me

perdonan que dilate un poco el proceso

de erradicación pero quiero explicar de

una manera detallada cómo hacer para que

entendamos mejor

cómo funciona

y por qué se utiliza el software de

gestión de documentos

y por qué pues nos debemos de interesar

para automatizar estos procesos

archivísticos dentro de las empresas

entonces ok hablábamos de que este tipo

de documentos no lo podemos elegir bueno

yo hice una tabla muy

pequeñitas a manera de ejemplo no se

hizo el procedimiento respectivo que es

un análisis del organigrama funcional de

la empresa hacer una entrevista bueno

estoy dando les estoy hablando de la

elaboración de las tablas de retención

es un proceso un poco dispendioso pero

es muy

es muy bueno además que es una exigencia

lo que nos permite las tablas de

retención es tener una estructura

es tener nuestros archivos nos permite

la elaboración e implementación de las

tablas de retención actualmente entender

nuestros archivos institutos

institucionales bien estructurados

podríamos hablar de archivo en una

empresa cuando tenemos implementada de

las tablas de retención documental de lo

contrario podríamos hablar que tenemos

fondos acumulados entonces vamos a

terminar permítanme qué pena

pues la dilación pero voy a terminar ya

entonces seguimos aquí

e independencia también podemos crear

las despedidas dependencias de acuerdo a

las

al organigrama de la empresa

entonces acá tengo una dependencia de

pruebas

este es a la dependencia departamento al

cual va a ir el informe la alerta a

través de correo electrónico

si del documento que acaba de llegar la

empresa entonces aquí se va a esta

dependencia al jefe de la dependencia a

la persona encargada de la gestión

y tramite la documentación dentro de la

dependencia a esa persona le va a llegar

la alerta de que le llegó un correo

electrónico entonces aquí vamos a darle

clic para terminar de radicar el

documento de entrada vamos a darle aquí

clic en radical

vamos a esperar un poco el computador y

muy bueno que digamos

perfecto entonces aquí ya quedó el

documento ingresado en nuestro sistema

ya me llegó un correo alertándome de qué

se hizo

se hizo la entrega si de un documento

como manejo también

este correo

los dispositivos electrónicos que

que tengo

váccaro resonar las notificaciones de

que se me has ido

de que me ha llegado el documento

entonces acá podemos dar clic

la persona que está allí en la

ventanilla única o la unidad de

correspondencia fue la recepción daría

clic aquí aquí en esta parte diría el

logo de la compañía esto se puede esto

se puede configurar

tocando un poquito el código o algo muy

sencillo si se podría colocar el logo de

la compañía para que salga ya con la

imagen corporativa de la empresa el

sticker a imprimir si tenemos pues forma

podemos comprar una impresora de

stickers

autoadhesivos

podemos imprimir este sticker y pegarlo

en la copia que trae la persona que nos

está entregando la documentación

entonces

imprimimos el sticker le pegamos un

sticker a la copia que trae la persona y

le pegamos otro sticker al documento que

está ingresando a la empresa

y ya lo tenemos supongamos que ya

hicimos la impresión del sticker hemos

pegado los stickers ahora

si bien creemos podemos añadirle

el documento escaneado a este registro

entonces vamos a ir aquí supongamos que

ya hemos escalado el documento que nos

llegó ahorita vamos a ver aquí dar clic

en asociar imagen

para todos damos click aquí

a asociar imágenes del radicado

vamos a darle clic

el examinar

documentos voy a cambiar por decir algo

de este documento

aquí tenemos que colocar una descripción

por ejemplo documento

para la señora

pérez

un ejemplo lo que queramos podemos

podemos colocar aquí en en este campo

hoy le damos realizar

lo que acaba de suceder es que el

documento que trabajó la persona después

de digitalizado se ha asociado al

radicado que hemos generado de tal

manera que cuando queramos en un futuro

revisar el documento que ingresó nuestro

sistema él

podemos con el número de con este número

erradicado revisar

el documento digitalizado entonces así

podemos también ser más eficientes a la

hora de dar una respuesta al trámite y

podemos cuidar

y podemos hacer a un lado también de

alguna manera el uso del papeleo en las

oficinas

podemos informar a otras personas acerca

del radicado

es aquí supongamos que está

la persona x y le queremos enviar una

notificación del radicado

entonces estamos aquí en modificar datos

y se le ha informado a la dependencia

si es posible podríamos comer otra

dependencia aunque todavía que no las

tengo creadas pero supongamos que

destinataria al exterior a la

dependencia de contabilidad pero que

debemos también informarle por ejemplo a

la dependencia de tesorería sobre el

radicado que nos llegó podríamos hacerlo

fácilmente acá en informar o podemos

escoger las dependencias que queramos

que le llegue la notificación o la

alerta por correo electrónico

ahora bien

vamos a darle a actualizar aquí esta

entrada de aparecer ahorita el número 2

ok aquí está

aquí está el radicado si la fecha la

hora y sigamos aquí número radicado

nos va a traer el documento que

asociamos la imagen del documento

nosotros

recibimos por ventanilla listo eso solo

por ejemplo si queremos dar una

respuesta rápida supongamos que la

persona que el destinatario

o la persona está natalia

de éste

radicado le llegó el aviso la

notificación

permítanme de manera rápida yo les

enseño

un poco supongamos que la persona que es

destinataria él

le llegó la notificación con el número

erradicado puede ingresar al sistema

irse a consultas

pegar el número del radical el sistema

letra del radical

y la persona simplemente puede revisar

dando clic

en el radicado aquí en respuesta r r

significa respuesta rápida

y aquí es las documentos que vamos a ver

una ventana de forma paralela

una parte del lado izquierdo donde vamos

a dar donde podemos vamos a mirarlo

ok aquí en el lado izquierdo nosotros

podemos

relatarnos respuesta rápida si por

ejemplo señor ta ta ta ta

automáticamente el sistema nos trae

estos datos por defecto aquí escribimos

a continuación tan ta ta ta ta lo que

queramos reescribir para darle respuesta

rápida al radicado que nos ha tirado se

hace parte del proceso de gestión

documental trámite vamos a tramitar el

documento sin que nos llegó a través de

ese radicado entonces aquí miramos de

qué trata el documento sin necesidad de

tener lo físico podemos mirar cuál fue

el documento que nos llegó si la persona

destinataria puede hacer esto y dar

respuesta aquí y darle enviar

es algo así se puede juntar también un

documento si queremos si miramos acá

enviar con copia con copia oculta

damos clic países allí esperamos a que

el documento

se envié

para hacer esto también debemos de tener

configurado

la parte de tablas de retención

documental

porque tengo un ejemplo pequeño

esto es para darle un destino al

documento que se me va a generar

automáticamente cuando

por haberle enviado la respuesta es un

documento pdf un documento electrónico

que me genera el sistema de forma

automática

ahí quedó tipificado y vamos salir ya se

le dio respuesta al

radical del señor juan pérez

qué es el remitente de la empresa x y y

ceta

bueno amigos esto es todo por hoy espero

que les haya gustado y si tienen alguna

duda por favor

en un mensaje están respondiendo cuando

tenga el espacio y se gustan darme un

like se los agradezco mucho y hasta una

próxima oportunidad