Competencias de Auditoría

Summary

Este entrenamiento virtual aborda los estándares de competencia en auditorías, destacando la importancia de que los auditores tengan las habilidades necesarias para ejecutar las auditorías de manera imparcial y efectiva. Se enfatiza la utilización de preguntas abiertas, cerradas y de sondeo durante la entrevista, y la importancia de la escucha activa para obtener información precisa. Además, se discuten técnicas de muestreo y la elaboración de informes claros y concisos que describan los hallazgos y no conformidades. El auditor debe manejar situaciones difíciles con empatía y mantener la objetividad a lo largo del proceso.

Takeaways

• 😀 La auditoría debe ser realizada por personas sin responsabilidad directa en el área auditada, y el auditor debe poseer la competencia necesaria para llevarla a cabo.
• 😀 Si el equipo de auditoría no tiene el conocimiento técnico del producto o servicio, pueden ser acompañados por un experto técnico bajo la dirección del auditor.
• 😀 El auditor debe ser imparcial, discreto, de mente abierta, diplomático, firme, y no negociar con el auditado.
• 😀 Algunas de las funciones y responsabilidades del equipo auditor son planificar la auditoría, revisar la documentación, recopilar y analizar evidencia objetiva, y presentar el informe de auditoría.
• 😀 Durante la auditoría, se debe utilizar una lista de verificación previamente diseñada y registrar los hallazgos, tanto fortalezas como no conformidades.
• 😀 La auditoría es un ejercicio de comunicación bidireccional, por lo que el auditor debe hacer preguntas abiertas, de sondeo y cerradas para facilitar la entrevista.
• 😀 El auditor debe escuchar activamente las respuestas del auditado, considerando que la comunicación interpersonal involucra palabras (7%), tono de voz (38%) y lenguaje corporal (55%).
• 😀 El auditor debe seguir la regla 80/20, permitiendo que el auditado hable el 80% del tiempo y el auditor solo el 20%.
• 😀 En situaciones difíciles como hostilidad, evasivas o falta de cooperación, el auditor debe mantenerse calmado y empático, sin responder agresivamente ni pasivamente.
• 😀 En la mayoría de las auditorías no es práctico verificar el 100% de los elementos, por lo que se deben aplicar técnicas de muestreo para asegurar que la muestra sea representativa.

Q & A

¿Quién debe realizar las auditorías y cuál es su competencia mínima?

Las auditorías deben ser realizadas por personas que no tengan responsabilidad directa en el área auditada. Además, el auditor debe tener la competencia necesaria para ejecutar la auditoría, y si el equipo no tiene el conocimiento técnico del producto o servicio, puede ser acompañado por un experto técnico.

¿Cuáles son las características esenciales que debe tener un auditor?

El auditor debe ser imparcial, discreto, de mente abierta, diplomático, firme y no negociar con el auditado. También debe tener una alta capacidad de observación, ser versátil y no prejuiciado.

¿Cuál es el papel de un experto técnico en una auditoría?

El experto técnico acompaña al equipo de auditoría cuando se necesita conocimiento especializado en el producto o servicio, pero no asume el rol de auditor. Él estará bajo la dirección del auditor.

¿Cuáles son las principales funciones del equipo auditor?

Las principales funciones del equipo auditor incluyen planificar la auditoría, revisar la información documentada, mantenerse dentro del alcance de la auditoría, recopilar y analizar evidencia objetiva, documentar y reportar los hallazgos, y preparar y presentar el informe de auditoría.

¿Qué herramientas debe utilizar un auditor durante la auditoría?

El auditor debe usar como referencia la lista de verificación previamente diseñada, en la que se registran los hallazgos identificados, tanto fortalezas como no conformidades y oportunidades de mejora.

¿Cuáles son los tipos de preguntas más apropiadas durante una auditoría?

Las preguntas más apropiadas durante una auditoría son las preguntas abiertas, las preguntas de sondeo y las preguntas cerradas. Es importante evitar preguntas dirigidas, agresivas o de opción múltiple.

¿Cómo debe un auditor escuchar durante una entrevista?

El auditor debe escuchar activamente durante la entrevista, utilizando todo su cuerpo. La comunicación interpersonal se compone en un 7% de palabras, un 38% del tono de voz y un 55% del lenguaje corporal.

¿Qué significa la regla 80/20 en el proceso de auditoría?

La regla 80/20 significa que el auditado debe hablar el 80% del tiempo, mientras que el auditor solo el 20%. Esto se logra a través de una gestión adecuada de preguntas y silencio por parte del auditor.

¿Cómo debe un auditor manejar situaciones difíciles con un auditado?

En situaciones difíciles, como hostilidad o falta de cooperación, el auditor debe mantenerse calmado y no responder de manera agresiva ni pasiva. La empatía, o ver la situación desde el punto de vista del auditado, es crucial.

¿Por qué no es práctico verificar el 100% de los elementos de una población durante una auditoría?

No es práctico verificar el 100% de los elementos debido a limitaciones de tiempo y costo. En su lugar, el auditor aplica técnicas de muestreo probabilístico o no probabilístico para asegurar que la muestra sea representativa.

¿Qué debe incluir un informe de auditoría?

El informe de auditoría debe incluir un resumen del proceso de auditoría, las conclusiones en relación con los criterios de auditoría, y una descripción detallada de los hallazgos. En el caso de las no conformidades, debe describirse el criterio o requisito no cumplido, seguido de la evidencia identificada y su impacto.