Técnicas de archivo y sistemas de clasificación

Summary

En este vídeo se exploran los archivos y sus técnicas de clasificación, definiendo un archivo como un conjunto ordenado de documentos que facilita el acceso y la recuperación de información en una empresa. Se diferencian entre archivos manuales y digitales, y se presentan criterios de organización como el alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, temático y geográfico. La selección del método de clasificación debe adaptarse a las características de la empresa, subrayando la importancia de un modelo estandarizado para garantizar un registro sencillo y eficiente de la documentación.

Takeaways

• 😀 Un archivo es un conjunto ordenado de documentos generados por una persona o institución.
• 📁 Archivar es esencial para mantener la información organizada y accesible.
• 🔍 Un archivo debe seguir normas estandarizadas para facilitar el acceso y la localización de la información.
• 🏢 Los archivos pueden ser físicos (manuales) o digitales (sistemas operativos o en la nube).
• 🌐 El archivo actúa como el núcleo informativo de la empresa, recopilando toda la documentación necesaria.
• 📊 Existen diferentes criterios para organizar archivos: alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, temático y geográfico.
• 🔤 En el archivo alfabético, los documentos se ordenan según el abecedario.
• 🔢 El archivo numérico clasifica documentos basándose en números.
• 📅 El archivo cronológico organiza información según fechas.
• 📚 La elección del método de clasificación depende de las características de la empresa y es crucial para el registro y recuperación de información.

Q & A

¿Qué es un archivo?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos generados por una persona, empresa o institución a raíz de su actividad.

¿Por qué es necesario archivar?

Archivar es necesario para tener la información ordenada, clasificada y localizada, facilitando su acceso rápido y sencillo.

¿Qué normas debe seguir un archivo?

Un archivo debe regirse por normas estandarizadas o un manual de uso que indique la forma de acceso y localización de la información.

¿Qué tipos de archivos existen?

Existen archivos manuales (físicos) y archivos digitales (almacenados en un sistema operativo o en la nube).

¿Qué función cumple un archivo en una empresa?

El archivo funciona como el núcleo informativo de la empresa, aglutinando toda la documentación necesaria y permitiendo su recuperación cuando se precisa.

¿Cuáles son los criterios para organizar un archivo?

Los criterios incluyen: alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, por temas y geográfico.

¿Cómo se organiza un archivo alfabético?

En un archivo alfabético, los documentos se ordenan siguiendo el orden de las letras del abecedario.

¿Qué caracteriza un archivo cronológico?

El archivo cronológico clasifica la documentación según la fecha en que fue generada o recibida.

¿Por qué es importante mantener un modelo estandarizado en el archivo?

Es importante para asegurar que el registro sea sencillo y que la información sea fácil de localizar y recuperar.

¿Qué debe hacerse al registrar un nuevo documento?

Se debe dar a conocer la forma de registro de cualquier documento nuevo para asegurar la coherencia en la gestión del archivo.