🚨 Vermeide diese 3 Outlook-Fehler! (spart viel Zeit)

Summary

In diesem Video wird der Unterschied zwischen zwei fiktiven Outlook-Nutzern, Ludwig und Alexander, beleuchtet. Während Ludwig täglich von einer Flut an E-Mails überwältigt wird und unter Stress leidet, meistert Alexander seinen Arbeitstag mit Leichtigkeit. Ludwig lernt, dass eine effektive E-Mail-Verwaltung durch schnelle Entscheidungen, klare Kommunikation und die Nutzung von Outlook-Funktionen entscheidend ist. Durch das Reduzieren von Newsletter-Abonnements und das Delegieren von Aufgaben kann er seinen Stress verringern und seine Produktivität steigern. Das Video bietet wertvolle Tipps für eine bessere E-Mail-Organisation und eine stressfreie Arbeitsweise.

Takeaways

• 😀 Ludwig wird von E-Mails überrollt, während Alexander sein Postfach jeden Abend leer hat.
• 😀 Ludwig nutzt seinen Posteingang als To-Do-Liste, was zu Stress und Überforderung führt.
• 😀 Es gibt fünf Entscheidungsmöglichkeiten für E-Mails: löschen, weiterleiten, archivieren, sofort erledigen oder auf später terminieren.
• 😀 Ludwig sollte E-Mails mit einem Quickstep in Aufgaben umwandeln, um die Übersicht zu verbessern.
• 😀 Klare und prägnante Kommunikation reduziert Missverständnisse und beschleunigt die Antwortzeiten.
• 😀 E-Mails sollten klare Zuständigkeiten und Fristen enthalten, um Nachfassen zu vermeiden.
• 😀 Eine unternehmensweite Regelung zur Rückmeldung bei E-Mails kann die Effizienz steigern.
• 😀 Ludwig sollte unnötige Newsletter abbestellen, um die E-Mail-Flut zu reduzieren.
• 😀 Es ist wichtig, Aufgaben zu delegieren und nicht alles selbst machen zu müssen.
• 😀 Outlook-Funktionen wie Schnellbausteine und Reaktionen können helfen, den E-Mail-Verkehr zu optimieren.

Q & A

Was ist das Hauptproblem von Ludwig im Umgang mit E-Mails?

Ludwig wird von E-Mails überrollt und verliert regelmäßig den Überblick, was zu Stress und Überforderung führt.

Wie nutzt Ludwig seinen Posteingang, und warum ist das problematisch?

Ludwig nutzt seinen Posteingang als eine Art To-Do-Liste, was ihn dazu bringt, wichtige E-Mails nicht sofort zu beantworten und stattdessen für später aufzuheben.

Welche fünf Entscheidungsmöglichkeiten sollten E-Mails bei der Bearbeitung haben?

Die fünf Möglichkeiten sind: 1. Löschen, 2. Weiterleiten, 3. Archivieren, 4. Sofort erledigen (bei kurzen E-Mails), 5. Auf später terminieren.

Was ist der Vorteil, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln?

Durch das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben kann Ludwig Fälligkeitsdaten festlegen, wodurch die Aufgabenliste nach Dringlichkeit sortiert wird, im Gegensatz zum Posteingang, der nur nach Eingangsdatum sortiert ist.

Wie sollte Ludwig seine Kommunikation zielgerichteter gestalten?

Ludwig sollte kürzere und prägnantere E-Mails schreiben und klare Zuständigkeiten sowie Fristen in seinen Nachrichten festlegen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Welche Rolle spielt das Unternehmen bei der Verbesserung der E-Mail-Kommunikation?

Das Unternehmen sollte klare Spielregeln für die Kommunikation aufstellen, beispielsweise dass eine persönliche Rückmeldung erwartet wird, wenn jemand im Anfeld steht, während Personen im CC-Feld nur zur Information sein sollten.

Was sind einige Maßnahmen, die Ludwig ergreifen kann, um die E-Mail-Flut zu reduzieren?

Er sollte unnötige Newsletter abbestellen und lernen, Aufgaben abzugeben, die nicht zwingend von ihm erledigt werden müssen.

Wie kann Ludwig die Reaktionsfunktion in Outlook nutzen?

Er kann die Reaktionsfunktion verwenden, um auf E-Mails zu reagieren, bei denen keine ausführliche Antwort erforderlich ist, was das E-Mail Pingpong reduziert.

Warum ist es wichtig, schnell auf E-Mails zu antworten?

Schnelle Antworten verhindern Missverständnisse und reduzieren das ständige Nachfassen, das zu einem E-Mail Pingpong führt.

Was kann Ludwig tun, um zeitsparende Funktionen von Outlook besser zu nutzen?

Ludwig sollte sich mit zeitsparenden Funktionen von Outlook vertraut machen, wie Schnellbausteinen und Vorlagen, um repetitive Themen effizienter zu bearbeiten.