Fundamentos Excel: Formato especial y personalizado
Summary
TLDREste video explica cómo aplicar formatos personalizados en Excel para datos numéricos y de texto, como códigos postales o cantidades con unidades. Se muestra cómo mantener los valores numéricos funcionales para cálculos, incluso cuando se les añade texto, como 'kilos'. Además, se describe cómo personalizar fechas utilizando comodines para representar días, meses y años de manera detallada. El tutorial incluye instrucciones paso a paso sobre cómo acceder a las opciones de formato personalizado en Excel y cómo aplicarlas correctamente para mejorar la presentación y utilidad de los datos.
Takeaways
- 📊 Aplicar un formato a los datos solo influye en su representación visual, no en el valor del dato.
- 🔢 Al ingresar números como códigos postales, los ceros a la izquierda pueden desaparecer, pero con el formato adecuado (formato especial), se mantendrán.
- ✅ Usar un formato especial para códigos postales asegura que siempre se muestren con la cantidad correcta de dígitos, completando automáticamente con ceros si es necesario.
- 💡 Es posible personalizar formatos para combinar texto con números, pero al hacerlo, los números se convierten en texto y no permiten cálculos.
- 📏 Para mantener la capacidad de hacer cálculos con números combinados con texto (como 'kilos'), se puede aplicar un formato personalizado que agrega texto pero conserva el valor numérico.
- 💻 En Excel, puedes crear un formato personalizado para agregar texto como 'kilos' a los números, permitiendo que sigan siendo reconocidos como cifras y permitiendo operaciones matemáticas.
- 📅 Al personalizar fechas, se pueden usar comodines como 'D' para días, 'M' para meses y 'A' para años, mostrando diferentes niveles de detalle.
- 📆 Con el formato de fecha en Excel, puedes mostrar días, meses y años de diferentes formas, como los nombres completos o abreviaturas, dependiendo de la cantidad de letras que utilices.
- ✍️ Para personalizar una fecha completa (por ejemplo, 'jueves, día 8 del mes de marzo del año 2018'), puedes combinar comodines de días, meses y años con texto entre comillas.
- 🔍 Si un dato en Excel muestra un error de desbordamiento, es porque el contenido es demasiado grande para la celda, pero al expandir la celda, se verá correctamente.
Q & A
¿Qué sucede cuando formateamos datos en Excel?
-El formato aplicado a los datos solo afecta su representación visual, no altera el valor del dato. Por ejemplo, un código postal como 08003 puede perder los ceros a la izquierda si se trata como un número.
¿Cuál es la solución común cuando los ceros a la izquierda desaparecen en un código postal?
-Una solución común es introducir un apóstrofe antes del número para convertirlo en texto, de manera que se conserve el formato. Por ejemplo, escribir '08003 preservará los ceros a la izquierda.
¿Qué método más elegante se sugiere para manejar códigos postales en Excel?
-Es preferible cambiar el formato general a un formato especial de código postal, lo que asegurará que siempre se muestren los ceros a la izquierda y que el formato sea adecuado.
¿Cómo se puede personalizar un formato para combinar números con texto en Excel, sin perder la capacidad de cálculo?
-Se puede crear un formato personalizado que permita añadir texto, como 'kilos', al número, sin convertirlo en texto. El formato incluiría almohadillas (#) para representar cualquier cantidad de números enteros, seguido de comillas con la palabra 'kilos'.
¿Por qué es importante que los números sigan siendo reconocidos como cifras en Excel al añadir texto?
-Si un número se convierte en texto, deja de poder ser utilizado para cálculos como sumas, promedios o cualquier operación matemática en Excel.
¿Cómo se formatea un número para que muestre decimales y texto, como 'kilos', en Excel?
-Se utiliza un formato personalizado como '#,##0.00 "kilos"', donde las almohadillas representan cualquier número entero, los ceros aseguran que se muestren dos decimales, y las comillas añaden el texto 'kilos' sin afectar el valor numérico.
¿Qué sucede con las fechas en Excel cuando se quieren personalizar?
-Las fechas se pueden personalizar usando comodines como 'D' para días, 'M' para meses, y 'A' para años. Dependiendo de la cantidad de letras, se muestran diferentes formatos como el día completo, el mes abreviado o el año completo.
¿Cómo se puede personalizar una fecha para que muestre el nombre del día, el mes y el año completo en Excel?
-Se puede personalizar una fecha con un formato como 'DDDD, día D de MMMM del año AAAA', donde se muestran el día completo, el número del día, el mes en letras completas y el año completo.
¿Qué significa si en Excel se muestra un error de ##### en lugar de la fecha o número formateado?
-Este error significa que el dato es demasiado grande para el tamaño de la celda. Al ampliar la celda, se mostrará correctamente el valor formateado.
¿Cómo se puede corregir un error de formato al trabajar con fechas o números en Excel?
-Para corregir el error, es necesario ajustar el tamaño de la celda y verificar que el formato aplicado sea el adecuado. A veces, solo se necesita ampliar la celda para que el dato se visualice correctamente.
Outlines
📊 Formatos en Excel para datos numéricos como códigos postales
El formato en Excel solo afecta la representación visual de los datos, no su valor real. Un ejemplo es con los códigos postales, donde ceros a la izquierda de un número desaparecen. Muchos usuarios añaden un apóstrofe para conservar los ceros, pero una solución más elegante es aplicar el formato especial de código postal. Esto asegura que los códigos tengan el formato correcto, incluso si se ingresan menos dígitos, ya que el formato completará automáticamente los faltantes. Además, al personalizar formatos, se pueden combinar textos con números (por ejemplo, 'kilos'), lo que permite conservar el valor numérico para cálculos.
📅 Personalización de fechas y resolución de errores en Excel
Al personalizar fechas en Excel, se pueden usar comodines para definir el formato deseado. Por ejemplo, se puede mostrar un día en formato abreviado o completo, al igual que los meses y años, utilizando diferentes combinaciones de letras como 'D' para días y 'M' para meses. Si se busca una personalización específica, como 'jueves, día 8 de marzo de 2018', se emplea un formato detallado que incluye comodines y texto entre comillas. Si aparece un error (celdas llenas de símbolos), indica que el contenido es demasiado grande para la celda, pero puede solucionarse ajustando el tamaño de la celda.
Mindmap
Keywords
💡Formato especial
💡Código postal
💡Texto y números combinados
💡Formato personalizado
💡Cálculos
💡Fechas personalizadas
💡Celdas
💡Comodines
💡Almohadilla (#)
💡Errores de formato
Highlights
El formato aplicado a los datos influye en su representación visual, no en el valor del dato.
Los ceros a la izquierda de los números desaparecen, pero se pueden mantener convirtiendo el valor a texto con un apóstrofe o aplicando un formato especial, como el de código postal.
El formato de código postal puede forzar que un número siempre se muestre con cinco dígitos, incluso si el usuario introduce menos.
Combinar textos con números en Excel puede alterar el tipo de dato, convirtiéndolo en texto y haciendo imposible realizar cálculos con él.
Es posible crear un formato personalizado para que un número siga siendo numérico, pero con una etiqueta de texto como 'kilos', permitiendo cálculos posteriores.
Para crear el formato 'kilos', se usa la siguiente estructura: ###,##0.00 " kilos ". Esto permite mantener el número como una cifra y agregarle texto visualmente.
Los números formateados con etiquetas de texto, como 'kilos', se siguen alineando a la derecha, lo que confirma que Excel los reconoce como números.
Se pueden personalizar las fechas utilizando comodines en Excel, como 'd' para días y 'm' para meses, lo que permite mostrar la fecha en diferentes formatos.
El uso de diferentes cantidades de 'd' y 'm' permite mostrar días y meses con más o menos detalles, como días en formato abreviado (3 letras) o completo, y meses como números o nombres completos.
El formato para los años varía: dos 'a' muestran los últimos dos dígitos del año, mientras que cuatro 'a' muestran el año completo.
Para mostrar una fecha completa en formato personalizado, se puede usar un formato como: 'dddd, día d de mmmm del año aaaa'.
Los errores de desbordamiento en Excel ocurren cuando el contenido es más grande que la celda, pero se puede solucionar ajustando el tamaño de la celda.
Al ajustar el tamaño de la celda, la fecha personalizada se mostrará correctamente con el formato textual deseado.
El formato personalizado de fechas permite integrar tanto números como texto, manteniendo la estructura de la fecha pero añadiendo descripciones como 'día' o 'mes'.
Aplicar formatos personalizados en Excel mejora la presentación visual sin perder la capacidad de realizar cálculos con los datos.
Transcripts
aplicar un formato a los datos sólo
influye en su representación visual no
en el dato si tienes un código postal
0800 3 como es un número y los ceros a
la izquierda no tienen sentido
desaparece
mucha gente pone un apóstrofe y hace
0800 3 intro y así la cifra pasa a
convertirse en texto por lo que se
muestra en el cielo de delante pero una
forma más elegante de ver esto sería
sustituyendo el formato general por un
formato especial
de código postal
esto cuando escribas un código postal
0800 tres mostraron cinco dígitos
que representan ese número si tú
solamente escribes dos dígitos el
formato lo completará hasta conseguir
los cinco
otra forma de personalizar los formatos
es cuando quieras combinar textos con
números por ejemplo en este caso para
que cada entrega tenga sus
correspondientes kilos añadidos al
número
si la cifra aparece con kilos deja de
serlo se alinea la izquierda y ya no se
pueden hacer cálculos con ella con lo
cual no podrían sumarse ni
contabilizarse ni promediar se así que
la pregunta es se puede combinar cifras
con textos y que sigan siendo cifras la
respuesta es si piensas simplemente en
las fechas si tuviéramos esta cifra
acompañada de kilos lo único que
deberíamos hacer es crearle un formato
personalizado que dijese que se puede
escribir cualquier cantidad entera
seguida de dos decimales añadiéndole la
terminación textual kilos el aspecto de
ese formato sería este la almohadilla
representa cualquier cantidad y como
está a la izquierda de la coma se
representa como cualquier cantidad de
números enteros no hace falta poner
muchas más almohadillas pero en cambio
en los decimales si hay dos almohadillas
con lo cual sólo mostrará dos decimales
aunque la cifra tuviese más a
continuación
escribiríamos comillas espacio kilos
espacio comillas y esto haría que la
terminación de la cifra apareciese con
kilos y siguiese siendo una cifra como
lo puedo utilizar yo en excel ejemplo
anterior deberíamos ir
primero a quitar el texto que habíamos
introducido para que siga siendo una
cifra y luego seleccionar todas las
cifras e ir a formatos más formatos de
número y allí en personalizada escribir
en tipo lo que habíamos hecho antes
almohadilla
almohadilla almohadilla
comillas espacio kilos
comillas
y esto hará como ves arriba en la
muestra
que añadir a los kilos a las cifras y
seguirán siendo cifras fíjate que están
alineados a la derecha
si hacemos ahora una suma
obtendremos la suma total de kilos
porque siguen siendo números
algo parecido pasa con las fechas si
tenemos esta fecha y la quisiésemos
personalizar más allá de las que vienen
de serie podríamos utilizar comodines
como las des para definir los días
dependiendo de la cantidad de des
veremos que cambia de 808 oa fue las
tres primeras letras del día
a jueves si pones las cuatro veces
pasaría algo parecido con los meses
donde el primer mes una eme mostraría
los meses del 1 al 12 en caso de 2m
serían del 01 al 12 con 3 m/s pondría
las tres primeras letras del mes y con 4
ms veríamos marzo por completo
si pusiéramos años no tiene sentido que
el comodín sea de una sola porque con
una sola cifra no veríamos el año
completo ni sabríamos cuáles con dos as
sería la terminación de los dos últimos
dígitos con tres volvería no tener mucho
sentido con lo cual tampoco la acepta y
con cuatro sería el año completo 2018
si quisiéramos obtener la fecha como
pone aquí jueves
día 8 del mes de marzo del año 2018
deberíamos escribir los cuatro comodines
de día luego entre comillas la parte del
texto luego poner otro comodín de día
para el número con un solo dígito volver
a entrecomillar del mes de porque es la
parte textual otra vez 4 m es para el
mes completo entre comillas de nuevo la
parte de del año y por último escribir 4
as que representaría en el 2018
en excel se correspondería con lo
siguiente teniendo la cifra o la fecha
en hacerla a uno volveríamos a más
formatos de número personalizada y allí
podríamos introducir la que habíamos
preparado para el ejemplo
y vamos a aceptar
si ves este tipo de error solamente
significa que el dato es demasiado
grande para la celda que lo contiene en
este caso no desborda pero si abres la
celda
podrás comprobar que la cifra se ha
convertido jueves día 8 del mes de marzo
del año 2018
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