0️⃣1️⃣ Como CREAR una TABLA en access paso a paso 👣
Summary
TLDREl video muestra un tutorial rápido sobre cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access 2013. Se explica paso a paso desde la apertura del programa hasta la creación de una tabla con diferentes tipos de datos, como nombres, teléfonos y fechas. Se destaca la diferencia entre Excel y Access en cuanto al guardado de la base de datos antes de trabajar. Además, se explica la creación de una clave principal, la numeración automática, y cómo modificar la estructura de la tabla o agregar campos adicionales.
Takeaways
- 📊 El video muestra cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access.
- 🔍 El programa se abre desde la línea de Office, seleccionando Access 2013.
- 📂 Antes de empezar, es necesario guardar la base de datos en una ubicación específica.
- 📋 Se puede crear una tabla de contactos, definiendo campos como nombre, apellido, y número de celular.
- 📇 El número de teléfono es mejor guardarlo como texto, ya que permite agregar guiones sin errores.
- 📅 Campos de fechas, como cumpleaños, deben ser configurados con formato de fecha corta.
- 🔑 Se recomienda asignar una clave principal única para identificar registros, como el DNI o una autonumeración.
- 🔨 Las tablas pueden ser modificadas fácilmente desde la vista de diseño, permitiendo agregar nuevos campos.
- 💾 La tabla guarda los datos automáticamente después de cada entrada, sin necesidad de guardado manual.
- 📅 El campo de fecha incluye un calendario emergente para seleccionar la fecha de manera rápida y precisa.
Q & A
¿Cuál es el primer paso para crear una base de datos en Access 2013?
-El primer paso es abrir Access 2013 como cualquier otro programa de la suite de Office y seleccionar una base de datos en blanco. Luego, se debe guardar la base de datos antes de comenzar a trabajar en ella.
¿En qué se diferencia Access de Excel en cuanto a la forma de trabajo?
-A diferencia de Excel, en Access se debe guardar primero la base de datos antes de comenzar a trabajar en ella. En Excel, se puede trabajar y guardar al final.
¿Cómo se crea una tabla dentro de la base de datos en Access?
-Se puede crear una tabla desde la pestaña 'Crear', eligiendo entre una tabla vacía o utilizando el modo de diseño de tabla, que es más intuitivo y fácil de usar.
¿Qué tipo de información se suele guardar en una libreta de contactos?
-En una libreta de contactos, generalmente se guardan datos como el nombre, apellido, número de teléfono, ciudad, correo electrónico, y en algunos casos, fecha de cumpleaños.
¿Por qué no es recomendable guardar números de teléfono en formato numérico?
-Si se guarda el número de teléfono en formato numérico, no se puede incluir símbolos como guiones. Por ello, es más conveniente guardarlo como texto, ya que no se realizarán cálculos con esos datos.
¿Qué es una máscara de entrada y para qué se utiliza?
-Una máscara de entrada es una herramienta que permite formatear la entrada de datos, como añadir guiones en un número de teléfono, aunque estos no se almacenan, solo se muestran para facilitar la visualización.
¿Qué es una clave principal y por qué es importante?
-Una clave principal es un campo único que identifica cada registro en una tabla. Es importante porque asegura que no haya duplicados y es fundamental para establecer relaciones entre tablas.
¿Qué tipo de campos suelen utilizarse como clave principal?
-Un campo comúnmente utilizado como clave principal es un campo de autonumeración, que asigna un número único a cada registro. También puede utilizarse un documento de identidad (DNI), ya que es un valor único por persona.
¿Cómo se define un campo como clave principal en Access?
-Para definir un campo como clave principal, se selecciona el campo deseado y se hace clic en el ícono de la llave en la barra de herramientas, lo que asigna la clave principal al campo seleccionado.
¿Cómo se guardan los cambios en una tabla en Access?
-Los cambios en una tabla en Access se guardan automáticamente cada vez que se modifica un dato. No es necesario guardar manualmente después de cada cambio.
Outlines
💻 Creación de una base de datos en Access
En este apartado se explica el objetivo del video: crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access. Se inicia mostrando cómo abrir Access y se menciona la importancia de guardar la base de datos antes de comenzar a trabajar, a diferencia de otros programas como Excel. El ejemplo utilizado es la creación de una agenda de contactos, detallando que los datos se guardan en 'Mis Documentos' por defecto y que Access 2013 crea automáticamente una tabla vacía llamada 'Tabla 1'. Además, se destacan las dos formas de crear una tabla: mediante la tabla vacía o el botón de diseño, siendo esta última la opción recomendada por su simplicidad e intuición.
📋 Definición de los campos de la tabla de contactos
Aquí se explica cómo definir los campos que formarán parte de la tabla de contactos. Se detallan ejemplos como el nombre, apellido, número de celular, teléfono fijo y correo electrónico, especificando que los datos se definen en formato de texto o número, según corresponda. Se destaca un problema al ingresar números con guiones y se ofrecen dos soluciones: usar una máscara de entrada o tratar el número como texto. Finalmente, se incluye un ejemplo de cómo almacenar una fecha de cumpleaños, definiendo el campo como tipo 'fecha corta'.
🔑 Guardar la tabla y definir una clave principal
En este párrafo se enseña cómo guardar la tabla de contactos y la importancia de definir una clave principal, un campo que identifique de manera única cada registro. Se ofrece el ejemplo del DNI como un posible campo único, aunque se aclara que es más común asignar un campo de auto numeración. También se detalla cómo activar la clave principal seleccionando el campo y usando el ícono de llave, lo que garantiza que no haya duplicados en ese campo. Se menciona brevemente que las claves principales son esenciales para relaciones entre tablas, pero que este es solo un tutorial básico.
📂 Cargar y modificar datos en la tabla de contactos
Este apartado muestra cómo acceder a la tabla de contactos para ingresar datos. Una vez abierta la tabla, se puede comenzar a rellenar los campos, y cualquier dato que se ingrese se guarda automáticamente. Se destaca que en el campo de cumpleaños aparece un pequeño calendario para facilitar la selección de fechas. También se explica cómo modificar la estructura de la tabla si es necesario, cambiando a la vista de diseño para agregar o editar campos adicionales.
🎥 Conclusión del tutorial
El video finaliza con un resumen rápido del proceso explicado: cómo crear una tabla en Microsoft Access y cómo cargar datos en ella. Se enfatiza la facilidad del proceso y se invita a continuar explorando más funciones del software.
Mindmap
Keywords
💡Base de datos
💡Tabla
💡Campo
💡Clave principal
💡Tipo de datos
💡Autonumeración
💡Máscara de entrada
💡Vista de diseño
💡Registro
💡Guardar
Highlights
El objetivo del vídeo es mostrar cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access.
Se elige una base de datos en blanco y se guarda antes de comenzar a trabajar, a diferencia de Excel.
Se utiliza una agenda personal como ejemplo, similar a una libreta de contactos.
En Access 2013, aparece automáticamente una tabla con el nombre 'tabla 1' al crear una nueva base de datos.
Para insertar nuevos objetos dentro de la base de datos, se utiliza la pestaña 'Crear'.
Hay dos maneras de crear una tabla: utilizando la tabla vacía o el diseño de tabla.
Se recomienda utilizar el diseño de tabla porque es más fácil e intuitivo.
Al definir una libreta de contactos, se determina qué tipo de información se quiere guardar, como nombre, apellido y celular.
El nombre y el apellido se guardan como texto, y el celular puede guardarse como texto para incluir guiones.
Se pueden definir otros campos como ciudad, correo, sobrenombre y cumpleaños.
El campo de cumpleaños se guarda como fecha y se puede seleccionar desde un calendario.
Se debe definir una clave principal que identifique de manera única cada registro en la tabla.
La clave principal puede ser un campo de autonumeración para generar códigos únicos automáticamente.
Una vez definida la clave principal, se guarda la tabla y se almacena en la base de datos.
Para modificar la estructura de la tabla, se utiliza la 'vista diseño', donde se pueden agregar nuevos campos.
Transcripts
el objetivo de este vídeo es mostrar de manera sencilla y rápida cómo creamos una base de
datos y cómo creamos después una tabla dentro de nuestra base de datos vamos a abrir access cómo se
abre cualquier programa de la línea de ofimática buscamos la línea de office buscamos accede 2013
y acá como sucede con todos los problemas de ojos y nos aparece una serie de bases
de datos prediseñadas voy a elegir una que esté en blanco y a diferencia de lo que es el excel
y word acá hay que guardar primero la base de datos y después comenzar a trabajar en excel
podríamos trabajar y después guardar el final voy a armar una agenda una agenda personal como
si fuera una libreta de contactos pero en la agenda de contactos y por defecto se guardan
en mis documentos si quieren tocan la carpetita mari se pueden especificar otra dirección y le
crean al momento de crear la base de datos está ya se guarda en la ubicación diseñada y van a ver
que en este excel en este access y en el access 2013 directamente ya nos aparece una tabla con el
nombre de tabla 1 como para empezar a escribir yo esta pantalla la voy a cerrar desde acá
para que me quede limpio el espacio de trabajo todo lo que sean creaciones es decir insertar
nuevos objetos dentro de la base de datos lo hacemos desde la pestaña crear voy a
tapar crear de que vamos a tener dos maneras de crear una tabla una tabla utilizando lo que es
la tabla vacía que es la misma pantalla que acabo de cerrar la que aparece el principio
y la otra es crear una tabla mediante el botón de diseño estable yo recomiendo hacerlo de este
botón porque es mucho más fácil y es mucho más intuitivo bien si vamos a hacer una libreta de
contactos por lo general nos tenemos que preguntar qué tipo de información queremos
guardar de nuestro contacto hoy en día conectar es con los celulares es muy común que guardemos
acá estamos definiendo qué datos vamos a guardar dentro de nuestra tabla y al lado en donde dice
tipo de datos vamos a definir qué formato van a llevar esos datos por ejemplo el nombre de
la persona es un formato de texto sí porque voy a guardar un texto abajo podemos especificar algunas
otras cositas no me voy a desplazar ahora porque esto es un vídeo rápido de cómo crear una tabla
pero pueden a carver en son bastante intuitiva las opciones de qué se trata el formato del apellido
también va a ser de texto el formato de celular acá podemos cambiar porque el número entonces
podríamos ponerle que si va de almacén en un número qué problema vamos a tener con esto el
número voy a permitir escribir aquí abajo para mostrarles un ejemplo es que no vamos a poder
por ejemplo hacer estos 351 que puede ser una característica poner un guión y después escribir
el número porque este guión ya no forma parte de lo que es un número y access nos devolvería un
error nos dejaría cargar ese número de teléfono para solucionar solucionar esto tenemos dos
alternativas o utilizamos lo que es una máscara de entrada que una máscara de entrada básicamente
pone el guión por nosotros pero no se almacena es solamente una visualización o lo normal lo que se
suele hacer es en vez de poner el celular como formato de número dejarlo como si fuera texto
no hay ningún problema porque nosotros con ese número no vamos a hacer cálculos matemáticos
entonces no va a influir en lo que vamos a ver en el pantano entonces en ese caso puede ser
que le des como como texto pasaré lo mismo con el teléfono fijo al ser números que yo le puedo
colocar un guión y está bien en ningún problema supongamos que el teléfono fijo es de este estilo
donde son números que nos llevan características bueno ahí sí le podemos poner el formato de número
bueno que tenemos también pre ponerle ciudad que lo voy a dejar el correo
también va a ser texto el sobrenombre que va a ser texto y le vamos a poner
cumpleaños entonces nadie guarda la fecha de cumpleaños personas pero lo pongo para que
tengamos un ejemplo de un campo diferente por ejemplo en un campo que se espera que
guardemos una fecha el formato el tipo de datos tiene que ser fecha de ahora como especificamos
si es fecha o si ahora vamos acá abajo y le dijimos que vamos a guardar una fecha corta
y listo ya hemos establecido los campos que van a formar parte de nuestra tabla de contactos
vamos a guardar vamos a poner contactos y le vamos a dar a aceptar cuando nosotros guardamos
una tabla por primera vez si no hemos definido lo que es una clave principal nos va a aparecer este
cartel una clave principal es un campo de todos estos que están acá es un campo que identifica a
una de las personas a uno de los contactos de un campo que tiene que ser único en esa lista
que yo le expuse no se da el caso de un campo único no puede ser el celular por ejemplo que es
un único de una sola persona pero qué pasa si yo haciendo a al hijo de algún contacto en particular
yo le quiero poner el mismo celular no no me va a permitir porque el seguro de buster repetido
en dentro de los datos de la tabla entonces tiene que ser sí o sí un campo que sea único que campo
puede ser único y el documento por ejemplo el dni si el dni es un campo que yo no lo voy a encontrar
repetido en ninguna persona el documento nacional de identidad es medio raro que se guarde el dni
en una tabla de contactos pero el dni es un ejemplo de un campo que no se puede repetir
voy a hacer este planteamiento porque no voy a hacer nada si no queremos poner dni como campo
principal que tiene sentido en una agenda lo que podemos hacer de asignar nosotros
un campo que va a funcionar del campo único y para los campos que son únicos se puede elegir
porque son de auto numeración estos campos de auto numeración se van a generar automáticamente cuando
yo guardé la primera persona va a tener el código uno cuando guarde la segunda va a tener el dos y
así sucesivamente lo voy a subir en este truco lo pongo ya arriba no basta con poner la auto
numeración para que ese campo sea clave principal sobre todo que indicar access como se lo indicó le
hacemos clic o lo seleccionamos y tocamos esta llave que está acá la izquierda que se sabe que
se llama clave principal le pone una pequeña llave al lado del campo y eso es lo que le indica access
que ese campo es una clave principal que quiere decir que no puede haber guardado dos personas con
el mismo código es una cuestión de control nada más después más adelante vamos a ver para qué se
usan las claves principales en realidad se usan para las relaciones pero todo es una guía rápida
así que nos vamos a quedar solamente con esto cuando son contaremos una sola tabla le generamos
un un código de autonominación ahora si podemos guardar el nombre de tablas contactos ya no nos
aparece el mensaje porque definimos nosotros la clave principal y procedo se arregla tabla
donde nos queda almacenada la tabla guardada acá la izquierda les recomiendo tocar esa flechita y
elegir a qué tipo de objeto para que nos marque bien este lector de contactos si le queremos
abrir doble clic y fíjense en la diferencia ahora se abrió la tabla para cargar los datos
no para definir los campos como pasó recién que yo podía definir si un campo era texto si
el número acá estoy en la ventana para cargar ella da la información que va a tener la tabla
entonces yo acá puedo escribir los datos de mi contacto en el campo cumpleaños como habíamos
definido que era un campo de fecha fíjense en que tienen la particularidad que nos parece un
pequeño calendario al tocarlo me permite elegir directamente la fecha desde el calendario y ahí
se colocan y acabo de generar un registro para la tabla contactos hay una persona que se llama
diego garcía con todos estos datos acá no hace falta que guardes porque apenas a ustedes cargan
un dato en la tabla ya queda guardado si cierro mi tablet contacto se quedó con una persona si la
abro con un doble clic vuelvo a ver los datos si necesito modificar algún algún campo si necesito
modificar la estructura en sí de la tabla luego con botón derecho sobre este panel botón derecho
vista diseño y acá vuelvo a ver todos los campos que vimos al principio incluso acá podría agregar
uno nuevo si me ha olvidado de algo podría agregar uno nuevo y después seguir cargando la información
bueno esto fue un tutorial rápido de cómo crear una tabla en microsoft fax
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