Pasos para implementar un sistema de gestión ISO desde cero
Summary
TLDREl presente video ofrece una guía detallada para la implementación exitosa de un sistema de gestión en una organización. Se destacan 12 pasos clave, incluyendo la compromiso de la alta dirección, la presentación del proyecto al personal, la formación de un equipo de trabajo, el diagnóstico de la organización, la elaboración de un programa de implementación, la sensibilización del personal, el diseño del sistema, su difusión y capacitación, la puesta en marcha del sistema, la realización de auditorías internas, la implementación de acciones correctivas y de mejora, y la revisión final por parte de la dirección. Además, se menciona el proceso de certificación voluntario y optativo que implica dos fases: una revisión de documentación y una evaluación de conformidad del sistema de gestión. El video es una herramienta valiosa para aquellos interesados en mejorar la gestión y la eficiencia en sus organizaciones.
Takeaways
- 🚀 **Compromiso de la alta dirección**: Es fundamental que la alta dirección no solo brinde recursos sino también lidere por ejemplo, mostrando su compromiso con la implementación del sistema de gestión.
- 📢 **Presentación del proyecto**: Es importante informar a los colaboradores sobre la decisión de implementar el sistema de gestión y comprometerlos desde el principio para una mejor adopción.
- 👥 **Conformar un equipo de trabajo**: Formar un equipo representativo de distintas áreas de la organización es esencial para liderar el proceso de implementación y garantizar una visión integral.
- 🔍 **Diagnóstico**: Conocer la realidad actual de la organización frente a los requisitos de la norma es crucial para establecer la estrategia de implementación adecuada.
- 📈 **Programa de implementación**: Planificar adecuadamente el sistema de gestión basado en el diagnóstico, incluyendo actividades, plazos, responsables, recursos y costos, es clave para el éxito.
- 📢 **Campaña de sensibilización**: Motivar a los colaboradores a participar activamente en la implementación del sistema de gestión, mostrando los beneficios que traerá.
- ✍️ **Diseño y documentación del sistema**: Determinar internamente y externamente las cuestiones relevantes, riesgos y oportunidades, y elaborar la documentación necesaria sin caer en la burocracia.
- 📚 **Difusión y capacitación**: Comunicar y capacitar a los colaboradores sobre el sistema de gestión para que comprendan y puedan ejecutar las actividades establecidas.
- 🏗️ **Implantación del sistema**: Prender en marcha el sistema de gestión a través de la ejecución de actividades y la obtención de evidencia de su funcionamiento.
- 🔧 **Auditoría interna y acciones de mejora**: Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento con los requisitos y aplicar acciones correctivas y de mejora donde sea necesario.
- 🔄 **Revisión por la dirección**: Después de la implementación, la alta dirección debe revisar los datos e información relevantes para tomar decisiones sobre acciones y estrategias de mejora.
- 🛡️ **Certificación voluntaria**: La certificación del sistema de gestión es un proceso voluntario y optativo que implica una revisión documental y una evaluación de conformidad por un organismo acreditado.
Q & A
¿Cuál es el primer paso para implementar un sistema de gestión según el vídeo?
-El primer paso es comprometer a la alta dirección, asegurando que proporcionen los recursos necesarios y lideren con el ejemplo para motivar a toda la organización.
¿Cómo se puede lograr que la alta dirección se comprometa con la implementación del sistema de gestión?
-Informando a la alta dirección sobre los beneficios como el acceso a nuevos mercados y la reducción de costos, además de los riesgos como multas y pérdidas económicas si no se implementa el sistema.
¿Qué objetivo tiene el paso de conformar un equipo de trabajo en la implementación de un sistema de gestión?
-Formar un equipo de trabajo asegura que la responsabilidad de implementar el sistema no recaiga en una sola persona y facilita la representación de diversas áreas y perspectivas dentro de la organización.
¿Qué se busca con la realización de un diagnóstico en el proceso de implementación de un sistema de gestión?
-El diagnóstico ayuda a conocer la situación actual de la organización respecto a los requisitos de la norma a implementar, lo que permite planificar adecuadamente la estrategia de implementación.
¿Cómo se debe elaborar la documentación necesaria para el sistema de gestión?
-La documentación debe ser clara, práctica y ajustada a las necesidades de cada organización, evitando que el sistema se vuelva burocrático y no aporte valor.
¿Cuál es la importancia de capacitar y difundir los documentos del sistema de gestión entre los colaboradores?
-Capacitar y difundir la información asegura que todos los colaboradores entiendan y estén al tanto de los documentos y procedimientos, aumentando su competencia y compromiso con el sistema.
¿Qué se evalúa en la auditoría interna dentro del proceso de implementación de un sistema de gestión?
-La auditoría interna evalúa si la organización cumple con los requisitos de la norma y los estándares internos establecidos, y si está lista para proceder a la certificación.
¿Qué acciones se deben tomar después de la auditoría interna según el proceso descrito en el vídeo?
-Se deben implementar acciones correctivas para tratar las no conformidades detectadas y acciones de mejora para optimizar continuamente el sistema de gestión.
¿Cuáles son las fases de la certificación de un sistema de gestión mencionadas en el vídeo?
-La certificación se realiza en dos fases: la fase 1 es una revisión de la documentación del sistema de gestión, y la fase 2 evalúa la conformidad del sistema mediante entrevistas, revisión de documentos y observaciones en campo.
¿Qué se revisa en la revisión por la dirección una vez implementado el sistema de gestión?
-Se recopilan datos e información relevante sobre la implementación y desempeño del sistema para que la alta dirección tome decisiones informadas sobre acciones y estrategias de mejora.
Outlines
🚀 Implementación Exitosa del Sistema de Gestión
Este primer párrafo aborda la importancia de seguir una serie de pasos secuenciales y sistemáticos para implementar un sistema de gestión exitosamente. Se menciona que la alta dirección debe comprometerse no solo brindando recursos sino también liderando por ejemplo. Se destaca la necesidad de informar a la alta dirección sobre los beneficios y riesgos de la implementación. Además, se sugiere la presentación del proyecto a los colaboradores, la formación de un equipo de trabajo representativo de la organización y la realización de un diagnóstico para establecer la estrategia de implementación. Se aboga por una planificación adecuada y una campaña de sensibilización para motivar a los colaboradores a participar activamente.
📚 Diseño, Documentación y Preparación del Sistema de Gestión
El segundo párrafo se enfoca en la documentación y preparación del sistema de gestión. Se destaca que cada organización debe determinar la extensión de su documentación, teniendo en cuenta factores como el tamaño, la complejidad de los procesos y los requisitos reglamentarios. La documentación debe ser clara y práctica para evitar que el sistema sea burocrático. Se describen los pasos para difundir y capacitar a los colaboradores en el sistema, asegurando que comprendan y puedan ejecutar las actividades establecidas. Además, se menciona la implantación práctica del sistema, la realización de auditorías internas y la implementación de acciones correctivas y de mejora. Finalmente, se habla sobre la revisión por parte de la alta dirección y el proceso de certificación, que implica dos fases y una auditoría de seguimiento anual.
Mindmap
Keywords
💡Sistema de gestión
💡Implementación
💡Alta dirección
💡Equipo de trabajo
💡Diagnóstico
💡Programa de implementación
💡Campaña de sensibilización
💡Diseño del sistema
💡Difusión y capacitación
💡Auditoría interna
💡Acciones correctivas y de mejora
💡Revisión por la dirección
💡Certificación
Highlights
Implementar un sistema de gestión requiere seguir varios pasos secuenciales y sistemáticos.
La alta dirección debe comprometerse brindando recursos y liderando por ejemplo.
Informar a la alta dirección sobre los beneficios y riesgos de la implementación del sistema de gestión.
Presentar el proyecto a los colaboradores para involucrarlos desde el inicio.
Conformar un equipo de trabajo representativo de diferentes áreas de la organización.
Realizar un diagnóstico para conocer la realidad actual de la organización frente a los requisitos de la norma.
Elaborar un programa de implementación basado en los resultados del diagnóstico.
Realizar una campaña de sensibilización para motivar a los colaboradores a participar.
Diseñar y documentar el sistema de gestión considerando factores internos y externos.
La documentación debe ser elaborada a medida de cada organización y clara para evitar la burocracia.
Difundir y capacitar a los colaboradores para que comprendan y apliquen el sistema de gestión.
Implantar el sistema de gestión ejecutando las actividades establecidas en los documentos.
Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento con los requisitos de la norma.
Implementar acciones correctivas y de mejora en caso de no conformidades detectadas.
La revisión por la dirección es crucial para tomar decisiones sobre acciones y estrategias de mejora.
La certificación es un proceso voluntario y optativo que implica dos fases de evaluación.
Las certificaciones tienen una validez de tres años y requieren auditorías de seguimiento anuales.
La participación y el compromiso de todos los niveles de la organización son fundamentales para el éxito de la implementación.
Transcripts
quieres implementar un sistema de
gestión en base a una norma inicial y no
sabes por dónde empezar no sabes qué
pasos seguir para implementar un sistema
de gestión en este vídeo te muestro 12
pasos a seguir para que la
implementación de tu sistema de gestión
sea exitosa
[Música]
para implementar un sistema de gestión
es necesario seguir varios pasos que se
deben desarrollar de una manera
secuencial y sistemática para lograr
este propósito
aquí te comparto una serie de pasos que
nosotros en 3g consulting utilizamos
recomendamos y que mejores resultados
nos han dado a la hora de implementar
sistemas de gestión paso 1 comprometer a
la alta dirección la alta dirección no
solamente debe brindar los recursos
necesarios para la implementación del
sistema de gestión también es necesario
que predique con el ejemplo pero cómo
podemos lograr que la alta dirección se
comprometa esto podría lograrse
informando a ésta sobre los beneficios
que la implementación del sistema de
gestión puede traer para la organización
por ejemplo ingreso a nuevos mercados
reducción de costos entre otros y
también sobre los riesgos que podrían
presentarse en caso de no implementar
este sistema de gestión por ejemplo
multas pérdidas económicas pérdida de
clientes actuales y potenciales
esto permitirá lograr un nivel de
confianza adecuado para que la alta
dirección comprenda que el sistema de
gestión es lo suficientemente importante
y así link de los recursos necesarios y
adopte una postura de liderazgo durante
todo el proceso de implementación paso 2
presentar el proyecto este paso tiene
como propósito dar a conocer a los
colaboradores la decisión de la
organización de implementar el sistema
de gestión ellos deben estar informados
en menor o mayor grado de lo que ocurre
a lo largo de todo el proceso de
implementación ya que serán ellos los
que aplican el sistema de gestión en sus
labores diarias y serán los principales
gestores de la mejora continua
esta es la primera oportunidad para
captar su atención darles a conocer la
importancia de su participación y
comprometerlos desde el inicio con la
implementación del sistema de gestión
nada es importancia es larga dirección
la que debe comunicar el proyecto y eso
lo puede hacer a través de reuniones
grupales o comunicaciones internos como
por ejemplo correos electrónicos
boletines informativos
revistas corporativas entre otros paso 3
conformar un equipo de trabajo la
responsabilidad de implementar un
sistema de gestión no debería recaer en
una sola persona está recomendable
formar un equipo de trabajo o comité que
lidere junto con la alta dirección el
proceso de implementación
partícipe de las actividades diarias y
de las decisiones a largo plazo este
será el motor del proceso de
implementación y velará por la
operatividad del sistema el grupo de
personas que conformen este equipo de
trabajo ha de ser representativo de las
diferentes áreas que conforman la
organización por en él se representan
distintos puntos de vista y opiniones
necesarias para el proceso de
implementación paso 4 realizar un
diagnóstico la fase de diagnóstico juega
un papel importante en el proceso de
implementación del sistema de gestión ya
que permitirá conocer la realidad actual
de la organización versos los requisitos
de la norma que se desea implementar y
así se podrá establecer la estrategia de
implementación más adecuada y determinar
hacia dónde orientar los recursos y los
esfuerzos paso cinco elaborar un
programa de implementación la mejor
forma de asegurar el éxito de la
implementación de un sistema de gestión
es realizar una adecuada planificación
en base a los resultados del diagnóstico
elabora un programa de implementación
que incluye las actividades a realizar
los plazos necesarios para cada
actividad los responsables los recursos
y los costos de cada actividad para
integrarlos en el presupuesto del
proyecto paso 6 antes iniciar el diseño
del sistema de gestión es recomendable
realizar una campaña de sensibilización
en la que se logre motivar a los
colaboradores para que participen
activamente en la implementación del
sistema de gestión
mostrándoles los beneficios que éste les
traiga paso 7
diseñar y documentar el sistema de
gestión
este paso consiste en determinar las
cuestiones internas y externos el
alcance riesgos y oportunidades y
elaborar otra documentación exigida por
la norma implementar como pueden ser
políticas procedimientos
instructivos planes programas manuales y
otra documentación que considere es
necesario para tu organización cada
organización debe determinar la
extensión de la documentación de su
sistema de gestión considerando el tipo
y tamaño de la organización la
complejidad de sus procesos la progresía
de sus productos o servicios su cultura
organizacional los requisitos de los
clientes y los requisitos reglamentarios
la documentación debe de ser elaborada a
medida de cada organización y debe ser
clara y práctica y evitarse que el
sistema de gestión se vuelva burocrático
y no aporte valor para la organización
paso 8 difundir y capacitar es necesario
que los documentos del sistema de
gestión sean comunicados y entendidos
por los colaboradores esto puede hacerse
a través de publicaciones comunicaciones
capacitaciones y otras actividades
además es necesario realizar
capacitaciones para aumentar la
competencia de los colaboradores
este paso es transversal a lo largo de
todo el proyecto para que los
colaboradores estén en sintonía y tengan
las herramientas y conocimientos
necesarios paso 9 implantar el sistema
de gestión
este paso consiste en llevar a la
práctica lo establecido en los
diferentes documentos del sistema de
gestión a través de la ejecución de las
actividades establecidas en estos
incluidas las actividades de seguimiento
y obtener evidencia del funcionamiento
del sistema de gestión pasó 10 realizar
la auditoría interna
después que la organización ha adaptado
sus procesos y actuaciones a los
requisitos de la norma es necesario
realizar auditorías internas la
auditoría interna es un proceso que
permite conocer si la organización
cumpla con los requisitos de la norma
los establecidos por la propia
organización y está lista para afrontar
un proceso de certificación paso 11 e
implementar acciones correctivas y
acciones de mejora en el proceso de
editar ya interna y en otras actividades
de seguimiento se determinará la
necesidad de implementar acciones
correctivas y acciones de mejora en este
paso del proceso de implementación es
necesario aplicar medidas que permitan
dar tratamiento a las no conformidades
detectados y también aplicar acciones
para la mejora del sistema de gestión
paso 12 una vez que se ha diseñado e
implementado el sistema de gestión y se
han llevado a cabo las acciones
necesarias se debe realizar la revisión
por la dirección para esto es necesario
recopilar todos los datos e información
relevante para que pueda hacer
dada por la alta dirección y que esta
toma de decisiones sobre las acciones y
estrategias para la mejora del sistema
de gestión está revisión por la
dirección se puede hacer a través de una
reunión y elaborar un acta donde caen a
sentar las decisiones de la alta
dirección listo ya está implementado tu
sistema de gestión estamos listos para
la certificación la certificación es un
proceso voluntario y optativo esto
quiere decir que la organización puede
optar por certificar o no su sistema de
gestión de optar por la certificación
ésta debe ser realizada por un organismo
de certificación
debidamente acreditado la certificación
se lleva a cabo en dos fases la fase 1
es una revisión de la documentación del
sistema de gestión en esta fase el
organismo de certificación va a conocer
cómo se ha implementado el sistema de
gestión dentro de la organización luego
se realiza la fase 2 en la fase 2 el
organismo de certificación
evalúa la conformidad del sistema de
gestión a través de entrevistas de
documentos revisión de registros
observaciones en campo determina si la
organización cumple con el 100% de los
requisitos de la norma y de ser el caso
otorga la certificación
las certificaciones hizo tienen una
validez de tres años en cada año y el
organismo de certificación realiza una
auditoría de seguimiento y en esta
auditoría la organización debe seguir
demostrando que cumple con los
requisitos de la hoja si te gustó este
vídeo no olvides suscribirte a nuestro
canal darle queja la campanita mi nombre
es américa cárdenas y nos vemos en un
próximo vídeo hasta luego
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