procesos de compras | Sistema de información
Summary
TLDREn este vídeo, Remigio Vaca y Almeida explica el modelo de compras, destacando su objetivo de abastecer productos y servicios al mejor precio y garantizando calidad. Presenta un organigrama funcional con roles como gerente de logística, jefe de almacén y jefe de compras. Detalla los procesos del presupuesto de compras, inscripción de proveedores, cotizaciones, ordenes de compra y compras urgentes. Finalmente, aborda el seguimiento de compras y cómo estos procesos pueden variar según el negocio.
Takeaways
- 😀 El área de compras tiene como finalidad abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio garantizando calidad y condiciones de pago.
- 👨💼 El organigrama funcional incluye un gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compras, jefe de planeamiento y jefe de ventas con asistentes especializados en compras nacionales y extranjeras.
- 📈 El presupuesto de compras es un listado organizado por líneas y productos, que incluye cantidades, fechas de abastecimiento y importes, basado en los requisitos de áreas usuarias y la logística.
- 📊 El proceso de presupuesto de compras permite conocer el total del presupuesto, cantidades presupuestadas versus compradas, volumen de compras y listado de productos a importar.
- 🔍 La gestión de proveedores implica no solo buscarlos sino también adecuar sus ofertas a los requerimientos de los productos y servicios.
- 📋 La cotización es el proceso de solicitar y recibir ofertas de precios de los proveedores para los productos presupuestados.
- 📊 El cuadro comparativo es una herramienta utilizada para comparar al menos tres cotizaciones basándose en precios, volumen, condiciones de pago y garantía.
- 🛒 La orden de compra es el resultado de seleccionar la mejor cotización y se comunica al almacén y contabilidad para la planificación y pago.
- 🔄 El seguimiento de compras es esencial para controlar la llegada de productos, manejar casos de compras urgentes y anular órdenes si es necesario.
- 📊 Se pueden obtener estadísticas y comparaciones de compras por proveedores para evaluar la eficiencia y efectividad del proceso de compras.
Q & A
¿Cuál es la finalidad del área de compras según el video?
-La finalidad del área de compras es abastecer productos, servicios e insumos con activos a un precio óptimo, garantizando la calidad y las mejores condiciones de pago.
¿Cuál es la función del gerente de logística en el modelo de compras?
-El gerente de logística es responsable de coordinar, elaborar y aprobar el presupuesto de compras, y subordina al jefe de almacén.
¿Qué roles cumple el jefe de almacén en el proceso de compras?
-El jefe de almacén gestiona los ingresos y salidas de los productos y insumos del almacén.
¿Qué es el presupuesto de compras y cómo se realiza?
-El presupuesto de compras es un listado de productos o activos organizados por líneas, que incluye cantidades, fechas de abastecimiento y importes. Se basa en los requisitos de las áreas usuarias y el informe de estonia transmisión logística.
¿Qué información se puede obtener del presupuesto de compras según el video?
-Se puede obtener el total del presupuesto por periodo, por línea, producto, insumo, la cantidad presupuestada versus la comprada, el volumen de comer por producto, productivo por periodo y el listado de productos y activos a importar.
¿Cómo se gestionan los proveedores en el modelo de compras?
-Se gestionan los proveedores adecuando sus altos requerimientos a los productos e insumos necesarios para la producción, y se inscribirán a través de publicaciones en diarios, revistas o internet.
¿Qué es una cotización y cómo se utiliza en el proceso de compras?
-Una cotización es una oferta de precios y condiciones de los proveedores para los productos presupuestados. Se utiliza para crear un cuadro comparativo y seleccionar la mejor oferta.
¿Qué es una orden de compra y cómo se genera?
-Una orden de compra es un documento que formaliza la compra de productos o servicios a un proveedor. Se genera después de elegir una cotización y se envía tanto al almacén para prever la llegada del producto como a contabilidad para el pago.
¿Qué es una compra urgente y cómo se maneja?
-Una compra urgente es una compra que se realiza fuera del presupuesto debido a necesidades inmediatas y no planificadas. Se maneja como una variante en el proceso de compras.
¿Cómo se realiza el seguimiento de las compras?
-El seguimiento de las compras se encarga de controlar que las compras lleguen oportunamente. Puede incluir el control de órdenes pendientes, órdenes parcialmente atendidas, órdenes a riesgo de anularse y estadísticas de vigencia de compra por proveedores.
Outlines
🛒 Funciones y Procesos del Área de Compras
En este vídeo, Remigio Vaca y Almeida explica el propósito del área de compras, que es abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio garantizando su calidad y las mejores condiciones de pago. Se presenta un organigrama funcional que incluye roles como el gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compras, jefe de planeamiento y jefe de ventas, cada uno con sus responsabilidades específicas. Se describen los procesos de presupuesto de compras, inscripción o reinscripción de proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento de compras, incluyendo las compras urgentes. El presupuesto de compras se basa en los requisitos de las áreas usuarias y el informe de transmisión logística, siendo el gerente de logística quien coordina y aprueba este presupuesto. Además, se menciona la importancia de la gestión de proveedores y cómo se evalúa la calidad de la atención a estos.
📊 Proceso de Cotización y Orden de Compra
Remigio continúa explicando el proceso de cotización, donde se solicita a los proveedores cotizar los productos presupuestados y se compara a través de un cuadro comparativo que considera precios, volumen, condiciones de pago y garantía. Se elige la mejor cotización y se genera una orden de compra que afecta tanto al almacén como a la contabilidad. Se destaca la importancia del seguimiento de las órdenes de compra para asegurar la entrega oportuna del producto y se mencionan los estados de la orden de compra como pendiente, parcialmente entendido, atendida o anulada. Finalmente, se ofrece información sobre cómo se puede requerir información sobre el estado de las órdenes de compra y se sugiere que en un próximo vídeo se profundizará en otros aspectos del modelo de compras.
Mindmap
Keywords
💡Área de compras
💡Gerente de logística
💡Jefe de almacén
💡Jefe de compras
💡Planeamiento
💡Presupuesto de compras
💡Cotización
💡Cuadro comparativo
💡Orden de compra
💡Compras urgentes
💡Seguimiento de compras
Highlights
Remigio Vaca y Almeida explica un modelo de compras.
El área de compras tiene como finalidad abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio y garantizando calidad.
Se presenta un organigrama funcional modelo con roles como gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compra y jefe de planeamiento.
El jefe de almacén gestiona los ingresos y salidas de productos y insumos.
El jefe de compra ejecuta las compras planificadas.
El jefe del planeamiento analiza y determina los consumos y las compras y ventas realizadas.
El jefe de ventas subordina a asistentes especializados en compras nacionales e internacionales.
El proceso de presupuesto de compras resulta en un listado de productos organizados por líneas y productos.
El presupuesto de compras depende de los requisitos de las áreas usuarias y el informe de estonia transmisión logística.
El gerente de logística es responsable de coordinar y aprobar el presupuesto de compras.
El proceso de gestión de proveedores implica no solo buscar sino también adecuar los altos requerimientos a los productos.
La cotización es el proceso de solicitar precios de los proveedores para los productos presupuestados.
El cuadro comparativo se utiliza para comparar cotizaciones y elegir la mejor opción.
La orden de compra se genera después de elegir una cotización y se comunica al proveedor y a contabilidad.
El seguimiento de compras es esencial para controlar que las compras lleguen oportunamente.
Las compras urgentes son aquellas que salen fuera del presupuesto y requieren una orden de compra inmediata.
El seguimiento de compras puede revelar si hay órdenes que corren el riesgo de ser anuladas.
Se pueden obtener estadísticas de vigencia de compra por proveedores y comparaciones de compra.
El modelo de compras se resume en conocer los productos a comprar, elegir los mejores proveedores, gestionar cotizaciones y hacer seguimiento de las compras.
Transcripts
hola qué tal mi nombre es remigio vaca y
almeida en este vídeo voy a explicar un
modelo de compras
empiezo explicando brevemente la
finalidad del área de compras
es abastecer productos servicios e
insumos
con activos
o profundamente al mejor precio
garantizando la calidad de los mismos
con las mejores condiciones de pago
presento un organigrama funcional modelo
donde hay un gerente de logística que
subordina al jefe de almacén
anteriormente he hecho un vídeo acerca
del almacén donde explicó que el jefe
almacén sea la encargada de gestionar
los ingresos y salidas de los productos
insumos del almacén
el jefe de compra es el que va a
ejecutar las compras planificadas
el jefe del planeamiento es el que va a
analizar y determinar los consumos las
compras y ventas realizadas en un
periodo la información de él es muy
importante el jefe de ventas subordina a
un conjunto de asistentes los cuales se
especializan tanto en compras nacionales
como extranjeras
el modelo que estoy explicando tiene un
conjunto de procesos los cuales pueden
variar de un negocio a otro planteo lo
siguiente el proceso del presupuesto de
compras
inscripción o reinscripción de
proveedores cotizaciones órdenes de
compra y aquí hay una variante
porque se refiere a las compras urgentes
a pesar de haber presupuestado de tener
un presupuesto de haber cotizado hay
compras que salen fuera de ella y son
las llamadas compras urgentes y por
último seguimiento de compras
este se encarga obviamente de hacer el
control de las compras para que lleguen
oportunamente podría haber
la gestión de compras no como un proceso
adicional pero esto no lo he considerado
por explicar algo muy general
comencemos con el presupuesto de compras
este presupuesto de compras tienen como
resultado obviamente un presupuesto un
listado de productos o activos
organizados por líneas por productos
donde se empezarán las cantidades donde
se expresa expresan la fecha de
abastecimiento y el importe esto en
función de dos elementos importantes de
entrada los cuales son los requisitos
los requerimientos de las áreas usuarias
y el informe de estonia transmisión
logística
el gerente de logística es responsable
de coordinar te elaborar y de aprobar el
presupuesto de compras se puede ser un
periodo bimestral trimestral semestral
eso va a depender
la decisión gerencial
vamos a seguir ahora con el siguiente
que vendría a ser aquí por ejemplo
explicó el requerimiento de información
que podrían
ayudar a ayudarnos si hacemos este
proceso de presupuesto dijo
y poder nosotros
o conocer el total del presupuesto por
periodo por línea producto
insumo activo la cantidad presupuestada
versus la cantidad comprada el volumen
de comer por producto productivo por
periodo
y finalmente el listado de productos y
activos a importar este sería la
información que podríamos obtener de
hacer el presupuesto de compras
este siguiente proceso es proceso en la
cual se gestiona los proveedores no
simplemente es buscarlo sino también
gestionarlo es decir adecuar los altos
requerimientos a nuestros productos
insumos está bien para la producción eso
depende de giro del negocio
cada periodo podría ser anualmente se
publica el diario revista internet para
poder inscribir un régimen los
proveedores
necesitamos son proveedores y
proveedores ofrecen un producto
determinado
cuáles son los proveedores
de repente no hay la cantidad de
proveedores necesario para un producto o
servicio y cómo es que nosotros vamos a
medir la calidad de atención a los
proveedores
siguiente la cotización la cotización es
un proceso en la cual ya conociendo
conociendo
qué es lo que tengo que comprar a quién
voy a comprar pasamos ahora a solicitar
la cotización con los proveedores ellos
nos van a cotizar de los productos que
están presupuestados nos entregaron a
cotización donde indican ahí lo precio
en la fecha de vigencia o condiciones de
pago garantía entre otros dado estas
cotizaciones entonces no podemos ser el
llamado cuadro comparativo el cuadro
comparativo con para cotizaciones como
mínimo deben ser tres es política de
empresa sobre el cotidiano que se
comparan los precios volumen si hay
stock alguna condición de pago garantía
entre otros
y de este cuadro comparativo
el jefe de compras elige uno de ellos
explico mejor tenemos un cuadro donde
hay tres cotizaciones donde se comparan
los precios y entonces el jefe de
compras va a elegir uno de ellos
y luego al elegir uno de ellos se genera
la llamada hora de compra obviamente
llevamos el generador de compra se forma
tanto almacén para que pueda prever la
llegada del producto en una fecha
indicada y en contabilidad para el pago
respectivo
teniendo entonces ya la orden colocada
en el proveedor entonces habría que
hacer un seguimiento de las formas de
compra
consecuencia de esto podemos decir que
el ahorro de compra tiene un conjunto de
estados primero pendiente cuando se
entrega al proveedor parcialmente
entendido no siempre es así a veces se
tiene de frente yo pido 100 unidades y
me trae 50 esto va a ser un control del
resto que que me falta y falta atraer o
también podría ser una orden atendida en
el caso que la orden se prevé que la
orden no va a llegar a tiempo se podría
anular obviamente de 20.300 dialogado
nosotros podemos requerir información
por ejemplo como cuál es la situación de
la hora de compra
en estos momentos
podemos nosotros tener información de
las horas de compras que están con
riesgo a anularse
o también podemos también obtener
estadísticas de vigor de compra por
proveedores y tener también
comparaciones de compra
entonces
nosotros
enuncia ha explicado brevemente
este conjunto de procesos
entonces esto sería todo he tratado de
ser lo más sencillo posible explicar
este modelo de compras en resumen aquí
tengo ya los productos que voy a comprar
estos son los mejores que son los
inscritos los clasificados a decirle
alguna cotización
a consecuencia de la cotización elijo la
mejor y género a la hora de compra puede
darse el caso de alguna compra urgente
y último habría que hacer un seguimiento
de ccoo
bien entonces digo todo pero en el
siguiente vídeo nos vemos
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