Gestión de Proyectos | Metodología PMI (Ejemplo Práctico)

Procem Consultores

31 Jul 202108:01

Summary

TLDREl guion habla sobre la importancia de la gestión de proyectos en la historia y la vida cotidiana, citando grandes proyectos como la Gran Muralla China y la llegada del hombre a la Luna. Define un proyecto como un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único con objetivos específicos. Se presenta un ejemplo de una empresa, 'Los Pasos S.A.', que busca optimizar sus procesos mediante un proyecto, siguiendo la metodología del Project Management Institute (PMI). El resumen destaca la triple restricción de alcance, tiempo y coste, y los cinco procesos clave de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

Takeaways

📚 La gestión de proyectos es una disciplina que ha estado presente en la historia, con ejemplos como la Gran Muralla de China, las Pirámides de Egipto y la llegada del hombre a la Luna.
🔍 Un proyecto es definido por el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) como un esfuerzo temporal con un inicio y un fin, creado para producir un producto, servicio o resultado único.
🏗️ Ejemplos de proyectos incluyen la certificación de un estándar y la organización de una boda, mientras que la producción masiva de un producto no lo es.
👔 La empresa 'Los Pasos S.A.' es un ejemplo práctico de una organización que decide optimizar sus procesos mediante un proyecto, lo que demuestra que los proyectos nacen de una necesidad, oportunidad o problema.
📈 Se recomienda a 'Los Pasos S.A.' implementar la metodología del Project Management Institute (PMI) para llevar a cabo su proyecto de mejora y optimización de procesos.
🎯 Los objetivos del proyecto deben ser definidos con claridad, y es importante identificar al patrocinador del proyecto y al equipo de trabajo que lo llevará a cabo.
💰 El proyecto de 'Los Pasos S.A.' tiene un presupuesto financiado por una empresa hermana, con un acuerdo de obtener el 20% de las utilidades al final del proyecto.
📉 La triple restricción de un proyecto incluye el alcance, el tiempo y el costo, donde un cambio en uno afecta a los otros dos.
🛠️ Los cinco grandes procesos del PMI son: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre, que son clave para la gestión de proyectos exitosa.
📋 El 'Project Charter' es un documento fundamental que establece los detalles del proyecto, incluyendo su nombre, patrocinador, descripción del trabajo y objetivos.
🔄 La planificación detallada del proyecto es esencial para asegurar que se alcancen los objetivos y se manejen adecuadamente los recursos y el tiempo.

Q & A

¿Qué es un proyecto según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) en su sexta edición?
-Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, con un inicio y un fin establecido y que se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto.
¿Por qué se consideran proyectos populares la Gran Muralla de China, las pirámides de Egipto y la llegada del hombre a la Luna?
-Estos son ejemplos de proyectos históricos notables porque todos comparten la característica de ser esfuerzos únicos que tuvieron un inicio y un fin, y que crearon resultados significativos y duraderos.
¿Qué es la certificación en un estándar y por qué se considera un proyecto?
-La certificación en un estándar es un proyecto porque tiene un inicio y un fin determinado, y se realizará solamente una vez en la organización, cumpliendo con las características de un proyecto según el PMBOK.
¿Por qué la producción en masa de vehículos en una fábrica no se considera un proyecto?
-La producción en masa de vehículos no se considera un proyecto porque, aunque puede tener un inicio y un fin, deja de ser un resultado único ya que se repite el mismo trabajo y los mismos esfuerzos para producir en masa.
¿Qué empresa se menciona en el guion y cuál es su especialidad?
-La empresa mencionada es 'Los Pasos S.A.', que está dedicada a la fabricación de calzado para mujeres, hombres y niños.
¿Cuál es el motivo por el que la alta dirección de 'Los Pasos S.A.' decide optimizar sus procesos?
-La alta dirección de 'Los Pasos S.A.' decide optimizar sus procesos para ofrecer mejores productos y servicios a sus clientes, identificando la necesidad de mejorar la organización.
¿Qué se recomienda para llevar a cabo el proyecto de mejora y optimización de los procesos en 'Los Pasos S.A.'?
-Se recomienda la organización implementar la metodología del Project Management Institute (PMI) para llevar a cabo el proyecto y ser acompañada en todas sus fases para alcanzar los objetivos planificados.
¿Cuáles son las triple restricción de un proyecto y cómo están interrelacionadas?
-La triple restricción de un proyecto incluye el alcance, el tiempo y el coste. Estas están interrelacionadas de tal manera que un cambio en el alcance puede impactar en el tiempo y el coste, y viceversa.
¿Cuáles son los cinco grandes procesos establecidos por la metodología del PM para la gestión de proyectos?
-Los cinco grandes procesos son: 1) Procesos de inicio, 2) Procesos de planificación, 3) Procesos de ejecución, 4) Procesos de seguimiento y control, y 5) Procesos de cierre.
¿Qué es el proyecto charter y qué información se establece en él?
-El proyecto charter, o acta de constitución del proyecto, establece el nombre del proyecto, el patrocinador, los principales interesados, la descripción del trabajo a realizar y los objetivos, entre otros puntos esenciales que el patrocinador considere importante.
¿Qué se debe definir detalladamente una vez en la ejecución del proyecto y por quién corresponde esta tarea?
-Se debe definir detalladamente el contenido del proyecto, tarea que corresponde al director del proyecto, asegurándose de que todos los interesados estén informados y entiendan sus responsabilidades.

Outlines

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🏗️ Proyectos y su definición según el PMBoK

El primer párrafo introduce la idea de que la gestión de proyectos es una parte integral de nuestra vida, citando ejemplos históricos como la Gran Muralla de China, las pirámides de Egipto y la llegada del hombre a la Luna. Define un proyecto según el Project Management Body of Knowledge (PMBoK) como un esfuerzo temporal y único que tiene un inicio y un fin, con objetivos específicos. Se destaca que un proyecto es único y se realiza solo una vez, a diferencia de procesos repetitivos como la producción en masa. Se utiliza el ejemplo de 'Los Pasos S/A', una empresa de calzado, para ilustrar cómo un proyecto puede nacer de una necesidad de optimización, y cómo se le recomienda seguir la metodología del Project Management Institute (PMI) para alcanzar sus objetivos.

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📈 Proceso de gestión de proyectos según el PMI

El segundo párrafo se enfoca en los cinco procesos clave de gestión de proyectos según la metodología del PMI: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. Se describe cómo estos procesos son esenciales para el éxito de un proyecto, desde la definición y autorización iniciales hasta la finalización y aceptación del producto, servicio o resultado. Se menciona la importancia de definir el alcance, tiempo y coste del proyecto, y cómo estos factores están interconectados, afectando el éxito del proyecto si se desvían del plan original. El ejemplo de 'Los Pasos S/A' continúa, con la empresa decidiendo iniciar su proyecto de mejora y optimización de procesos siguiendo estos pasos y considerando las restricciones de triple límite.

Mindmap

Keywords

💡Gestión de Proyectos

La Gestión de Proyectos es el proceso sistemático utilizado para llevar a cabo una serie de actividades con el fin de crear un producto, servicio o resultado único. Es central en el video, ya que se utiliza para contextualizar la importancia del manejo adecuado de proyectos a lo largo de la historia y su presencia en la vida cotidiana. Ejemplos como la Gran Muralla de China y la llegada del hombre a la Luna son utilizados para ilustrar proyectos de gran envergadura.

💡Project Management Book of Knowledge (PMBoK)

El PMBoK es un libro de referencia en el ámbito de la gestión de proyectos, utilizado para definir y normalizar los conceptos y prácticas del sector. En el video, se menciona para introducir la definición de un proyecto según esta guía, destacando su importancia en la planificación y ejecución de proyectos.

💡Resultado Único

Un 'Resultado Único' se refiere a la creación de algo que no se ha hecho antes y que tiene un propósito específico. En el video, este término es crucial para entender la naturaleza temporal y única de los proyectos, distinguiéndolos de procesos repetitivos como la producción masiva en fábricas.

💡Temporalidad

La 'Temporalidad' de un proyecto se refiere a que tiene un inicio y un fin establecido. Es mencionada en el video para enfatizar que un proyecto no es un proceso continuo, sino que tiene un objetivo final que se alcanza al culminar su duración determinada.

💡Objetivos del Proyecto

Los 'Objetivos del Proyecto' son los resultados específicos que se esperan alcanzar al final del proyecto. En el video, se destaca la importancia de definir estos objetivos para orientar el esfuerzo y los recursos hacia la consecución de un fin deseado.

💡Triple Restricción

La 'Triple Restricción' incluye el alcance, el tiempo y el coste, y es un concepto clave en la gestión de proyectos. El video explica cómo estos elementos están interconectados y cómo cambios en uno pueden afectar a los otros, lo que es fundamental para la toma de decisiones en la planificación y ejecución de un proyecto.

💡Alcance

El 'Alcance' de un proyecto se refiere a la extensión del trabajo a realizar y define lo que exactlyamente se busca lograr. En el video, se discute cómo el cambio en el alcance puede impactar en el tiempo y el coste del proyecto, y viceversa.

💡Tiempo

El 'Tiempo' es la duración que se estima para la ejecución del proyecto. El video destaca la importancia de establecer un plazo realista y cómo esto puede ser afectado por el alcance y los recursos disponibles.

💡Coste

El 'Coste' es la inversión monetaria que se realiza en un proyecto. En el video, se discute cómo el coste es un factor crítico que debe ser manejado cuidadosamente, ya que incrementos o disminuciones pueden ser necesarios dependiendo de los cambios en el alcance o el tiempo.

💡Proceso de Inicio

El 'Proceso de Inicio' es la fase inicial de un proyecto donde se define y autoriza el trabajo a realizar. El video menciona este proceso como el punto de partida para la planificación y ejecución exitosa de un proyecto, destacando la importancia de la definición clara de los objetivos y el alcance.

💡Proceso de Planificación

El 'Proceso de Planificación' es una fase clave en la gestión de proyectos donde se detallan los pasos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. El video lo presenta como un paso fundamental para la organización y el éxito del proyecto, donde se establecen las estrategias y los recursos necesarios.

💡Proceso de Ejecución

El 'Proceso de Ejecución' implica la integración de recursos y la realización de las tareas planificadas para producir los resultados del proyecto. El video lo describe como la fase donde se pone en marcha el plan y se trabaja directamente en la consecución de los objetivos.

💡Proceso de Seguimiento y Control

El 'Proceso de Seguimiento y Control' es la fase donde se monitorea el progreso del proyecto y se toman medidas correctivas si es necesario. El video lo menciona como un elemento esencial para garantizar que el proyecto se mantenga en línea con el plan original y para identificar y solucionar problemas a tiempo.

💡Proceso de Cierre

El 'Proceso de Cierre' es la fase final donde se completan todas las actividades del proyecto y se formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado. El video lo describe como un paso crucial para asegurar que el proyecto haya culminado según lo planeado y que se haya entregado lo prometido.

💡Project Charter

El 'Project Charter' o Acta de Constitución del Proyecto, es un documento que establece formalmente el inicio de un proyecto, incluyendo su nombre, patrocinador, objetivos y descripción del trabajo. En el video, se resalta como un paso esencial para la definición y aprobación del proyecto antes de su ejecución.

Highlights

La gestión de proyectos es una parte integral de nuestras vidas, con ejemplos históricos como la Gran Muralla de China y las Pirámides de Egipto.

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único, según el Project Management Book of Knowledge (PMBoK).

Los proyectos tienen un inicio y un fin, y se completan cuando se alcanzan sus objetivos o se termina el plazo.

La certificación de un estándar y una boda son ejemplos de proyectos, ya que tienen un inicio y un fin determinados.

La producción masiva de un producto, como la manufactura de vehículos, no es considerada un proyecto debido a la repetición del proceso.

La empresa 'Los Pasos S.A.' busca optimizar sus procesos para mejorar sus productos y servicios.

Los consultores sugieren implementar la metodología del Project Management Institute (PMI) para mejorar los procesos de la organización.

Se definen objetivos concretos y se identifica al patrocinador y al equipo de trabajo para el proyecto de mejora y optimización de procesos.

El alcance, tiempo y coste son las triple restricción de un proyecto, afectando mutuamente entre sí.

La ampliación del alcance del proyecto puede aumentar el coste y el tiempo de ejecución.

Reducir los costos puede implicar reducir el alcance o aumentar el tiempo de ejecución del proyecto.

Los procesos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre son los cinco grandes procesos de gestión de proyectos según la metodología del PMI.

El proyecto charter o acta de constitución del proyecto establece los aspectos fundamentales del proyecto, incluyendo su nombre, patrocinador y objetivos.

El Project Management Approach (PM Approach) es aprobado por el patrocinador y define el contenido detallado del proyecto.

El seguimiento y control del proyecto es crucial para identificar variaciones y corregirlas según sea necesario.

El cierre de un proyecto implica finalizar todas las actividades y formalizar la aceptación del producto, servicio o resultado.

El proceso de planificación y ejecución del proyecto de 'Los Pasos S.A.' seguirá la metodología del PMI para alcanzar sus objetivos.