【業務時間半減】事務職必見！AI活用術15選|書類作成・情報整理を自動化する即実践テクニック

VOXI Lab X

24 Apr 202509:47

Summary

TLDRこの動画では、事務職の効率を大幅に改善できる15のAI技術を紹介します。AIツールを活用することで、会議の議事録作成やドキュメントのテンプレート生成、データ処理の自動化など、日々の業務を短時間で効率化でき、クリエイティブな仕事に時間を割くことが可能になります。また、AIツールを利用する際のセキュリティやヒューマンレビューの重要性にも触れ、業務改善の手法と注意点を説明します。

Takeaways

😀 AIツールを活用することで、管理業務の効率を大幅に改善できる。
😀 会議録の作成をAIで自動化することで、時間を大幅に短縮できる。
😀 定型的な文書をAIでテンプレート化すれば、毎回作成する手間を省ける。
😀 文書の構成や内容の改善提案をAIに任せることで、よりプロフェッショナルな仕上がりになる。
😀 翻訳AIを使用すれば、多言語文書の翻訳作業が迅速かつ高品質に行える。
😀 AIを使って会議資料や報告書に自動で図表を挿入することができる。
😀 メールの自動振り分けやフィルタリングを利用することで、日々のメール対応が効率化される。
😀 紙の書類をスキャンしてデジタル化することで、検索や整理が簡単にできる。
😀 データ抽出やフォーマット作成をAIで自動化し、手作業を減らせる。
😀 スケジュール調整や会議設定をAIツールで自動化することで、手間が省ける。

Q & A

AI技術を利用することで、管理スタッフの仕事効率はどのように向上するのでしょうか？
-AI技術を利用することで、文書作成、情報整理、データ入力などのタスクを効率化でき、以前は何時間もかかっていた作業を数分で終わらせることが可能になります。これにより、管理スタッフは創造的な仕事にもっと時間を割けるようになります。
AIを使用して会議録を効率的に作成する方法はありますか？
-会議録を効率的に作成するには、Microsoft 365のTranscribeやGoogle Docsの音声入力機能を使って会話を自動で文字起こしできます。その後、ChatGPTに要約を依頼し、必要な形式に整えることで、数分で完了できます。
定型文書の作成をAIに頼む方法とは？
-ChatGPTやMicrosoft CopilotなどのAIに定型的な文書テンプレートを作成させることができます。例えば、請求書の基本的なフォーマットをAIに作成させ、必要な情報を入力するだけで完成します。
AIツールを利用して文書をよりビジネスライクに改善する方法は？
-Grammarlyや文化庁のAI文章支援ツールを使うことで、文書の表現をより適切でビジネスライクなものに改善できます。AIに文書を仕上げさせることで、より専門的で洗練されたものに仕上がります。
外国語文書の翻訳作業をAIで効率化する方法は？
-PepleやChatGPTなどの翻訳AIを使用することで、日本語の文章を英語や中国語に高品質に翻訳できます。また、翻訳後に自然な表現に調整することで、機械翻訳ならではの不自然さを軽減できます。
AIを使って文書に自動的に図を挿入する方法は？
-MIROFT Pilotを使うと、データから売上推移を示すグラフを自動生成できます。CanvasのMagic Financial機能を使えば、テキスト内容に基づいた関連するシンボルやイラストを自動的に挿入することが可能です。
AIで膨大な情報を効率的に整理する方法は？
-メールの自動整理には、Gmailのフィルター機能やMicrosoftのルール機能を使用できます。また、Zapierのノーコードツールを使えば、特定のメールが届いた際に自動的に処理を行ったり、タスク管理ツールに追加することができます。
AIを使ってデータ抽出を効率化する方法は？
-PDFから数値データを抽出してExcelにフォーマットする作業は、ChatGPTに依頼することで効率化できます。さらに、Google Sheetsのデータ抽出機能を使えば、特定のパターンに一致するデータを自動で抽出できます。
AIによるスケジュール調整の自動化方法は？
-CurrentlyやTimeTreeなどのAI対応のスケジューリングツールを使えば、参加者の空き時間に合わせて自動でスケジュールを調整できます。また、Microsoft CopilotやGoogle Assistantを使うことで、指定した人物との会議を自動でカレンダーに追加できます。
AIツールを使う際の注意点は何ですか？
-AIツールを使用する際は、特に機密情報や個人情報を扱う場合、情報セキュリティに注意する必要があります。また、AIは完璧ではないため、重要な文書やデータについては人間による最終確認を行い、AIはサポートツールとして活用することが重要です。