Sistema de información para el control de elementos hospitalarios Clínica Veterinaria UPTC

Summary

A inicios de 2023, la universidad desarrolló un sistema informático para optimizar el control de insumos, medicamentos y equipos hospitalarios en la clínica veterinaria. El sistema permite un mejor control sobre la trazabilidad de los suministros, la seguridad del paciente y la administración de los costos, resolviendo los problemas de los procesos manuales anteriores. Con módulos como gestión de bodega, farmacia, alertas de vencimiento, informes detallados y órdenes de pago automáticas, la herramienta mejora la eficiencia, reduce errores y facilita las auditorías, asegurando un manejo más transparente y seguro de los recursos médicos.

Takeaways

• 😀 Se desarrolló un sistema de información para gestionar el control de insumos, medicamentos y elementos hospitalarios en la clínica veterinaria.
• 😀 El objetivo principal del sistema es mejorar la trazabilidad de los insumos y garantizar la seguridad del paciente mediante el control del medicamento administrado.
• 😀 El sistema permite hacer un seguimiento de la persona que aplica el medicamento, la cantidad utilizada y registrar toda la información relacionada con los servicios prestados.
• 😀 Se mejora el control administrativo sobre los costos de medicamentos, asegurando que solo se cobre lo que se ha aplicado efectivamente al paciente.
• 😀 Antes de la implementación del sistema, muchos procesos se realizaban manualmente, lo que causaba retrasos y errores durante las auditorías.
• 😀 La aplicación tiene varios módulos clave: Bodega, Farmacia, Gestión de Usuarios, Reportes, Trazabilidad, Alertas y Configuración, con un enfoque específico en la clínica para ingresar pacientes, dependencias, historias clínicas y órdenes de pago.
• 😀 El módulo de Bodega gestiona los suministros que llegan desde el almacén y permite clasificar los elementos médicos y no médicos.
• 😀 El módulo de Farmacia permite gestionar la solicitud de medicamentos, verificar los medicamentos vencidos y controlar los suministros no médicos como jabones o alcohol.
• 😀 El módulo de Alertas notifica sobre los medicamentos próximos a vencer, facilitando la gestión y priorización de su uso para evitar desperdicios.
• 😀 El sistema facilita la generación automática de informes detallados sobre la historia clínica de los pacientes, los suministros utilizados y las órdenes de pago, lo que agiliza el proceso de auditoría y control interno.
• 😀 La generación de órdenes de pago dentro del sistema elimina errores manuales, asegurando que los costos de los suministros utilizados sean calculados correctamente y sean fáciles de auditar.

Q & A

¿Cuál fue el principal objetivo del desarrollo del sistema de información para la clínica veterinaria?

El objetivo principal fue mejorar el control sobre los insumos, medicamentos y elementos hospitalarios, proporcionando trazabilidad y seguridad en la administración de medicamentos, así como mejorar el control administrativo y reducir los errores en la facturación.

¿Qué problemas resolvía el sistema que se usaba anteriormente en la clínica veterinaria?

El sistema anterior era completamente manual, lo que requería el uso de múltiples formatos y generaba retrasos en los procesos. Además, resultaba en inconsistencias en las auditorías y dificultaba el control preciso de los medicamentos y los costos.

¿Cuáles son los módulos principales de la aplicación presentada en la clínica veterinaria?

Los módulos principales son Bodega, Farmacia, Gestión de Usuarios, Reportes, Trazabilidad, Alertas, Configuración, y Clínica (con submódulos como ingreso de pacientes, dependencias, historias clínicas y orden de pago).

¿Cómo ayuda la aplicación en la gestión de medicamentos vencidos?

El sistema permite identificar los medicamentos próximos a vencer y notificar al personal médico y farmacéutico, facilitando la priorización de su uso antes de que caduquen y mejorando la gestión de inventarios.

¿De qué manera facilita el módulo de 'Gestión de Usuarios' la operación de la clínica?

Este módulo permite gestionar y registrar al personal médico, docente y administrativo, asignando accesos y realizando un seguimiento de las actividades de cada usuario dentro del sistema.

¿Qué funciones ofrece el módulo 'Farmacia' en la aplicación?

El módulo de Farmacia gestiona los medicamentos entregados, realiza solicitudes de envío de otros suministros, y controla los descargos de artículos no directamente relacionados con pacientes, como productos de limpieza.

¿Cómo mejora la aplicación la administración de los pacientes en la clínica?

La aplicación permite ingresar pacientes con detalles como nombre, historia clínica y motivo de ingreso, y facilita la atención médica mediante el módulo de dependencias, donde se gestionan tratamientos, medicamentos y seguimientos.

¿Qué ventaja ofrece el módulo de 'Orden de Pago' para la clínica?

El módulo de 'Orden de Pago' automatiza el cálculo de los costos por concepto de medicamentos y suministros usados en el tratamiento de los pacientes, evitando errores manuales y mejorando la precisión en la facturación.

¿Qué información se incluye en los reportes generados por el sistema?

Los reportes incluyen detalles sobre ingresos y salidas de suministros, estado de los medicamentos (vencidos, disponibles, etc.), informes de usuarios, y trazabilidad de productos a través de los lotes y fechas de uso.

¿Cómo contribuye el módulo de 'Trazabilidad' al control interno de la clínica?

El módulo de 'Trazabilidad' permite realizar un seguimiento detallado de los suministros mediante su número de serie, lo que facilita auditorías internas y asegura que los medicamentos y otros insumos sean utilizados de manera adecuada y responsable.