INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA - IFE (Resol. 080 del 28 de julio de 2020) - DIAN
Summary
TLDREl video describe el proceso de implementación y cambio de la firma digital a la firma electrónica, explicando la diferencia entre ellas y la importancia de la escucha activa para entender las necesidades de los usuarios. Se detalla la evolución de la firma electrónica desde 2016 hasta la resolución 80 de 2020, destacando su simplicidad y modernidad. Los usuarios deben generar una nueva firma electrónica si han realizado trámites antes del 28 de julio de 2020, y esta tiene una vigencia de tres años. La firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos en la DIAN, independientemente de su ubicación, facilitando el cumplimiento de obligaciones fiscales de manera virtual.
Takeaways
- 📜 La firma electrónica se implementó a través de la Resolución 80 del 28 de julio de 2020, modificando la Resolución 070 de 2016.
- 🔄 Se distingue la firma digital de la firma electrónica, la primera para facturas electrónica y la segunda para otros fines.
- 💡 La firma electrónica es más moderna y reemplaza al autógrafo, facilitando y simplificando el proceso de generación.
- 🚫 Se eliminan conceptos como emisión, renovación y revocación del sistema anterior de firmas digitales.
- 📅 Las personas que realizaron trámites antes del 28 de julio de 2020 deben generar una nueva firma electrónica.
- 🔄 La generación de la firma electrónica es un proceso autogestionable y no requiere la intervención de un funcionario.
- 🔐 La nueva firma electrónica tiene una vigencia de tres años a partir de su fecha de generación.
- 👤 Todos los agentes de retención y personas jurídicas, con excepciones especiales, deben cumplir con sus declaraciones virtualmente.
- 🏢Representantes legales, contadores, revisores fiscales y apoderados están obligados a presentar declaraciones virtuales, independientemente de su situación actual.
- 🌐 La firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos en el sistema, sin importar su ubicación geográfica.
- 🔄 Si se presentan problemas con la firma electrónica, se puede generar una nueva en cualquier momento sin inconvenientes.
Q & A
¿Cuál fue la resolución que implementó la firma electrónica y cuándo se publicó?
-La resolución 80 del 28 de julio de 2020 implementó la firma electrónica.
¿Qué se modificó en la resolución 070 de 2016?
-La resolución 070 de 2016 modificó el concepto de firma digital a firma electrónica.
¿Por qué es importante la diferencia entre firma digital y firma electrónica?
-La firma digital se utiliza para temas de factura electrónica, mientras que la firma electrónica es para otros propósitos完全不同的, y es importante distinguirlas para evitar confusiones.
¿Qué se eliminó en el nuevo sistema de firma electrónica?
-Se eliminaron los conceptos de emisión, renovación y revocación del sistema anterior.
¿Cómo se genera la nueva firma electrónica?
-La nueva firma electrónica se genera de manera totalmente en línea y es autogenerada, lo que simplifica el proceso.
¿Qué pasos se requieren para generar la firma electrónica?
-Se requiere ingresar a la página de la DIAN, a nombre propio con cédula y contraseña, gestionar la firma electrónica, ingresar la contraseña y confirmarla, aceptar el acuerdo de firma y generar la firma.
¿Qué sucede si se olvida la contraseña?
-Si se olvida la contraseña, se puede generar una nueva firma electrónica sin inconvenientes.
¿Cuál es la vigencia de la firma electrónica?
-La firma electrónica tiene una vigencia de tres años contados a partir de su fecha de generación.
¿Quiénes están obligados a cumplir con sus declaraciones virtualmente?
-Todos los agentes de retención, las personas jurídicas y las personas vinculadas a estas empresas tienen la obligación de presentar sus declaraciones virtuales.
¿Cómo se puede verificar la información del RUC y la actualización del mismo?
-Se puede verificar la información del RUC y realizar su actualización ingresando a la página de la DIAN con la cédula y contraseña, en la sección de atención inmediata.
¿Qué ocurre si se cambia la contraseña después de generar la firma electrónica?
-Si se cambia la contraseña después de generar la firma electrónica, no se permitirá ingresar nuevamente hasta el día siguiente, por lo que se recomienda cambiarla por seguridad después de terminar todos los procedimientos.
Outlines
📝 Introducción a la Firma Electrónica
Este párrafo introduce el tema de la firma electrónica, explicando su implementación a través de la Resolución 80 del 28 de julio de 2020 y su modificación a la Resolución 070 de 2016. Se menciona el cambio de concepto de firma digital a firma electrónica y la confusión que esto puede generar. Además, se destaca la importancia de la escucha y la comunicación efectiva con el usuario para entender sus necesidades y proporcionar soluciones adecuadas. Finalmente, se menciona el cambio de los procedimientos de emisión, renovación y revocación asociados con la firma electrónica.
📋 Obligaciones y Procedimientos de Declaraciones Virtuales
Este párrafo aborda la obligación de las personas jurídicas y agentes de retención de realizar declaraciones virtuales, así como las excepciones a esta regla. Se describe la obligación de presentar declaraciones por parte de las personas vinculadas a estas entidades, incluyendo representantes legales y revisores fiscales. Además, se menciona la importancia de cumplir con las obligaciones virtuales incluso después de dejar una posición en una empresa, y cómo la firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos, independientemente de su ubicación geográfica.
🔑 Proceso de Generación y Gestión de la Firma Electrónica
Este párrafo detalla el proceso de generación y gestión de la firma electrónica, incluyendo la verificación de información en el registro único tributario, el envío de un código de verificación al correo electrónico registrado, y la aceptación del acuerdo de firma. Se destaca la importancia de la contraseña y la clave de verificación, así como el proceso para generar la firma electrónica y recibir un comprobante de éxito. Además, se menciona la vigencia de tres años para la firma electrónica y la posibilidad de generarla de nuevo en caso de perder la contraseña o tener problemas con la anterior.
Mindmap
Keywords
💡Firma Electrónica
💡Resolución 80 de 2020
💡Proceso de Generación
💡Contraseña
💡Correo Electrónico
💡Resolución 12 de 2011
💡Obligaciones Tributarias
💡Representante Legal
💡Actualización de RUC
💡Validación de Firma
💡Vigencia de la Firma
💡Comunicados y Notificaciones
Highlights
La implementación de la firma electrónica a través de la resolución 80 del 28 de julio de 2020 modificada por la resolución 070 de 2016.
El cambio del concepto de firma digital a firma electrónica desde el 2016, distinguiendo su uso de la factura electrónica.
La simplificación del proceso de generación de la firma electrónica, eliminando conceptos de emisión, renovación y revocación.
La necesidad de actualizar la firma electrónica para aquellos que realizaron el trámite antes del 28 de julio de 2020.
El soporte total en línea para generar la firma electrónica, disponible para personas que requieren cumplir obligaciones formales.
La vigencia de tres años de la firma electrónica a partir de su fecha de generación.
La obligación de las personas jurídicas y sus representantes de presentar declaraciones virtuales.
El proceso de generación de la firma electrónica, desde la entrada al sistema hasta su validación y uso.
La actualización del RUC y la presentación de declaraciones de renta y otros tramites fiscales de manera virtual.
La importancia de la atención al cliente y la escucha activa para entender las necesidades de los usuarios en el proceso de generación de la firma electrónica.
La eliminación de los pasos de renovación y revocación del sistema anterior, facilitando el proceso de generación de la firma electrónica.
La capacidad de generar la firma electrónica en cualquier momento, independientemente de los problemas o errores del sistema.
El requisito de cambiar la firma electrónica para cumplir con las obligaciones fiscales, incluso después de haberse generado una anteriormente.
La obligación de las personas naturales de cumplir con obligaciones formales, ya sea en nombre propio o de un tercero, a través de la firma electrónica.
El proceso de verificación de la firma electrónica mediante el envío de un código a la dirección de correo electrónico registrada.
La disponibilidad de la firma electrónica para todos los usuarios inscritos en la entidad, independientemente de su ubicación geográfica.
Transcripts
00:01[Música]
00:08otro nuevo servicio es el de la firma
00:11electrónica este se implementó a través
00:14de la resolución 80 del 28 de julio del
00:172020 y modificado a la resolución 070 de
00:212016 desde el 2016 habíamos cambiado el
00:24concepto de firma digital a firma
00:27electrónica o sea que alguien en ese
00:29momento que le dio de ustedes a decirle
00:30firma digital mucho cuidado porque la
00:33firma digital se usa para los temas de
00:36factura electrónica pero estamos
00:38hablando de otra cosa totalmente
00:39diferente entonces que me gabelas que
00:42tengo inconvenientes con la firma
00:43digital y usted va a comenzar a
00:45explicarle todo este proceso de firma
00:46electrónica y resulta que lo que
00:48necesitaba era solucionar algo de
00:50factura electrónica entonces miren que
00:52son cosas muy diferentes por eso la
00:54importancia del escucha el módulo que
00:56vimos ayer que era toda la parte de
00:58protocolos de atención la parte de
01:00servicio al cliente escuchar muy bien al
01:03usuario confirmarle lo que él me está
01:05diciendo para que los dos estemos
01:07hablando en el mismo idioma y si es
01:09vamos a darle solución a lo que
01:11realmente el usuario necesita
01:13teníamos un cambio de los nervios
01:16portaron un cambio de firma digital a
01:18firma electrónica en el año 2016 y el
01:22año pasado desde julio cierto 2020 con
01:25la resolución 80 cambiaron nuevamente el
01:28concepto de firma electrónica que tiene
01:30diferente esta nueva firma electrónica
01:33es más moderno reemplaza siempre la
01:36firma autógrafo para las diferentes
01:38obligaciones de la dian se reduce la
01:40cantidad de pasos para generarla es
01:43muchísimo más simple muchísimo más fácil
01:46ya se están eliminando los conceptos de
01:48emisión de renovación de revocación
01:51cierto por esto todas las personas que
01:53realizaron el trámite antes del 28 de
01:56julio del año pasado tienen que generar
01:58esta nueva firma van a llegar donde
02:00ustedes a decirles que tengo
02:02inconvenientes con la firma no me
02:04permite firmar la declaración no me
02:05permite firmar esta actualización del
02:07ruf usted le va a preguntar en qué
02:09momento desde en cuanto a quienes están
02:10firmadas desde el 2019 es usted ya sabe
02:13que si la realizó antes del 28 de julio
02:16del 2020 tiene que generar esta nueva
02:18firma electrónica con el proceso les voy
02:20a mostrar a continuación aparte de que a
02:23partir desde el primero de junio del
02:252021 ya no hay soporte en tal y como
02:28parece afirma anterior si se le presentó
02:30algún error nada que hacer lo único es
02:32sí o sí cambiar de firma electrónica
02:34este nuevo sistema como les decía se
02:37basa en auto generación se eliminan los
02:40pasos de renovación revocación del
02:42sistema anterior siempre la firma
02:44digital la emisión tenía que ser por
02:46funcionario las renovaciones también por
02:49funcionario o si yo lo iba a hacer por
02:50auto visión tenía que recordar unas
02:53preguntas que cuando se volviera la
02:55contraseña tenía el lugar favorito el
02:58nombre del padre el color favorito por
03:00ejemplo en este momento ya eso no se
03:03necesita se puede utilizar el
03:05procedimiento todas las veces que yo lo
03:06requiera así los ángel genere esta firma
03:09electrónica hoy y mañana voy a firmar el
03:11resulta que la contraseña no me funciona
03:13o la noté en alguna libretica y no supe
03:16que hice la libreta entonces pueden
03:19generar la nueva mente y sin ningún
03:21inconveniente
03:23es totalmente en línea y está disponible
03:26no sólo para las personas que están
03:28obligadas a tener firma electrónica sino
03:31como les decía al principio todas estas
03:33funcionalidades y los nuevos servicios
03:34virtuales que tiene la diana es para
03:36facilitar ese cumplimiento de
03:38obligaciones y a raíz de la pandemia que
03:40el año pasado las personas no podíamos
03:42desplazar los cierre en la calle cuando
03:44quisiéramos hacerlo entonces se generó
03:47esa firma electrónica y se dio
03:48disponibilidad para que cualquier
03:50persona la pudiera generar de manera
03:52virtual que se tiene que tener presente
03:54lo que les decía que si yo cumplí con
03:57mis obligaciones en el año 2020
03:59virtualmente este año 2021 también lo
04:02tengo que ser virtualmente no voy a
04:04empezar voy a actualizar el root virtual
04:06y mi declaración virtual este año
04:08litográfico el otro año virtual no voy a
04:11empezar en ese juego ya la genere una
04:12vez entonces la voy a generar nuevamente
04:14en caso de que lo recuerde la contraseña
04:16no sé dónde la no te tengo x2 y el
04:19problema pero voy a continuar con esa
04:21obligación virtual
04:23esta nueva firma electrónica como su
04:25versión anterior tiene una vigencia de
04:27tres años contados a partir de su fecha
04:29de generación pero como les decía si se
04:32presenta algún inconveniente con la otra
04:34seña algún problema algún error que nos
04:37presenta el sistema se puede generar en
04:39cualquier momento sin ningún
04:40inconveniente la puedo generarse soy
04:43persona natural obligada a cumplir
04:44deberes formales tanto a nombre propio o
04:47de un tercero vamos a ver que para la
04:49firma electrónica está la resolución 12
04:527 61 el 2011 esta resolución a pesar de
04:557 en 2011 que ya lleva 10 años está
04:58vigente y ahí establece quiénes son las
05:01personas que tienen que cumplir con sus
05:03declaraciones virtualmente entonces
05:05establece que todos los agentes de
05:07retención o sea que en ese orden de
05:09ideas todas las personas jurídicas
05:10excepción de 12 que traen a norma esas
05:13excepciones son los que es donde
05:15bienestar familiar estas asociaciones de
05:17usuarios que madres de niños de pensar
05:20familiar ellos tienen unas condiciones
05:22especiales tributariamente pero de resto
05:25todas las personas jurídicas tienen que
05:27tener la obligación de retención en la
05:29fuente así las cosas no hay ninguna
05:31empresa en la actualidad presente sus
05:34declaraciones por bancos no hay ninguna
05:36empresa que pueda presentar una
05:38declaración lito gráficamente todas
05:40tienen que ser virtualmente y asimismo
05:43todas las personas que estén vinculadas
05:45a esa empresa tienen la obligación de
05:47presentar también sus declaraciones a
05:49título personal
05:51virtualmente me explico si yo soy el
05:54representante legal de una sas ya sé que
05:57la sas tiene la obligación de presentar
05:58sus declaraciones virtuales entonces yo
06:01como representante tengo que presentar
06:03mi declaración de renta ahora en agosto
06:05también tiene que ser de manera virtual
06:07soy el conca devolver el revisor fiscal
06:09de una empresa por el suelo entra el
06:12empiezo a presentar declaraciones
06:13virtuales y yo estar vinculado en el
06:16club de esa empresa mis declaraciones
06:17también tienen que ser virtualmente eso
06:20se lo tiene que ver la claridad del
06:22usuario independientemente que con
06:24posterioridad yo pierda esa calidad
06:27continuo en la obligación virtual yo fui
06:29representante legal del año 2012 hasta
06:32el año 2018 miren que el 2012 ya había
06:35sido expedida un año antes o sea que ya
06:38me cobijado y terminé ese representante
06:40en el 2018 ya continuó por esa
06:43obligación virtual para mis
06:45declaraciones
06:45virtual es cierto que muchos creen que
06:48porque ya no tienen vinculación con esa
06:50empresa ahí murió su obligación virtual
06:52y no ya la persona continua derecha
06:55cuando realice operaciones aduaneras
06:57cuando deba solicitar autorización de
06:59iluminación de facturación cuando se el
07:01declarante de renta y cuando se requiere
07:03hacer el inem o solicitud de devolución
07:05o compensación del salón en estos casos
07:07vuelvo y repito se puede generar la
07:09firma en suma la firma está disponible
07:12para todos los usuarios inscritos en
07:14entró sin importar si vive en colombia o
07:16en el exterior pues ahora pueden generar
07:18la cuando desee realizar algún trámite u
07:21obligación con la 10
07:27está vigente ya les dije que estaba
07:29vigente inicial hasta septiembre el año
07:31pasado la firma anterior entonces ya no
07:34se puede utilizar hasta el vencimiento
07:37sino que sí o sí ya la tenemos que
07:39cambiar entonces vamos a abrir el paso a
07:42paso entonces que también está
07:44disponible en la página de la entidad
07:47entonces ingresamos ya en el en el
07:51portal perdón simplificado que tenemos
07:53por usuario registrado a nombre propio
07:56nuestra cédula y nuestra contraseña
07:59tanto la habilitación de la cuenta como
08:02la firma electrónica son a título
08:03personal qué quiere decir que si yo soy
08:06representante de cinco empresas no tengo
08:09una contraseña de ingreso y una firma
08:12electrónica para cada una de las
08:14empresas tengo mi contraseña y mi firma
08:17electrónica que voy a poder utilizar al
08:20momento que vaya a ingresar a cualquiera
08:22de esas entidades donde yo soy
08:23representante lo mismo para el contador
08:26lo mismo para el revisor fiscal lo mismo
08:28para el apoderado general o para el
08:30apoderado especial que estén
08:31relacionados en el grupo entonces todas
08:34estas actuaciones que vamos a hacer en
08:35ese momento son a nombre propio porque
08:37vamos a generar mi firma electrónica
08:40entonces ingreso mi cédula mi contraseña
08:43inmediatamente dio ingreso siempre a
08:45nombre propio a la página de la dian
08:47siempre siempre me va a mostrar este
08:50menú de mis actividades siempre me va a
08:52salir esta misma presentación sea la
08:55persona que ingrese a nivel nacional a
08:57nivel mundial siempre voy a tener
08:59comunicados destacados del mes atención
09:02inmediata en comunicados que voy a
09:04encontrar los mismos mensajes que la
09:06dian me envía el correo electrónico me
09:08los va a cargar aquí en comunicados yo
09:11voy a consultar un código para firmarlo
09:13puedo mirar aquí en comunicados en
09:15destacados del mes consultar la
09:17información exógena que ya vimos cómo se
09:20hace la descarga a no perdonar hemos
09:22visto lo hemos visto en el micro ciento
09:23de recta cómo se va a hacer la descarga
09:25de la información para la declaración
09:27presentación de información consultar
09:30obligaciones y recibos de pago
09:32diligenciar y presentar el formulario de
09:35los diez en favoritos voy a tener
09:37obtener copia del ruc actualización del
09:40root diligenciar y presentar termine que
09:42tan sólo los pasitos ingresar a la
09:44página de la diana a nombre del blog la
09:46cédula y mi contraseña
09:48yo voy a obtener una copia del ruc o yo
09:51puedo hacer una actualización del grupo
09:53y vamos a tener en atención inmediata
09:55gestionar mi firma electrónico entonces
09:58vamos a entrar por este recuadro rosa
10:00este mensaje de que su clave ha buscado
10:03siempre nos la va a presentar el sistema
10:05por cuestiones de seguridad cualquier
10:07entidad que maneja en clave y siempre
10:09nos antes el mensaje de alerta para que
10:11yo les tengan jugado para uso para
10:13efectos pues de la seguridad de la
10:14información pero tenemos que tener
10:17presente que si alguien hace el cambio
10:19de la clave hasta el día siguiente no le
10:22va a permitir ingresar nuevamente
10:24entonces ya mí se me vence la
10:26declaración de renta hoy y no le voy a
10:28dar la opción al usuario de que cambie
10:30la contraseña porque si no ya no me va a
10:31permitir ni hacer actualización del run
10:33y generar firma ni nada entonces le voy
10:36a sugerir que después de que terminemos
10:37todos los procedimientos si quiere por
10:40seguridad la cambie pero no es
10:41obligatorio
10:43entonces be the way ingresamos a nombre
10:46propio cedula contraseña y le decimos
10:49gestionar mi firma electrónico cuando yo
10:52le doy click aquí él me trae información
10:54que está en el registro único tributario
10:57no voy a diligenciar este campo que está
11:00en blanco ni voy a escribir a de
11:01información adicional esa información es
11:04actualizada en caso tal de que yo haya
11:07hecho una actualización previa en el
11:09root cambie el correo electrónico
11:11entonces no me lo está trayendo yo le
11:13doy aquí en éste recuadrito azul y él me
11:17va a traer la información que está
11:18actualizada la fecha le digo continuar y
11:23me dice que un código de verificación
11:24fue enviado al correo electrónico que yo
11:27tengo registrado en el resto es mire
11:29otra importancia del correo electrónico
11:32le digo continuar voy consultó al correo
11:36electrónico o en mis comunicados esta
11:38comunicación de servicio está a nombre
11:41de la persona que está adelantando el
11:42trámite me saca el código yo lo copio y
11:46lo pego acá donde me lo está pidiendo
11:49que lo ingrese y le digo continuar si
11:53ese código está correcto me va a llevar
11:56ya la generación de la firma acá voy a
11:59colocar la contraseña y la voy a
12:01confirmar cumpliendo con esos requisitos
12:03pero previamente tengo que aceptar el
12:07acuerdo de firma o sea que le doy clic
12:09en este cuadrito me saqué el acuerdo de
12:12firma lo leo hasta el final y le digo
12:15acercar una vez lo acepten ya si me va a
12:18permitir colocarle una firma una clave
12:21perdón a esa firma la cola verificó y le
12:25digo generar si estas dos firmas
12:27coinciden él empieza a hacer el proceso
12:30de validación y me dice que la firma ha
12:33sido generada con éxito ya yo la puedo
12:35comenzar a utilizar entonces que la
12:37firma es un código que me va a generar
12:40es con revocada que yo vaya a hacer la
12:42firma de una declaración de una
12:44actualización de oruro y la presentación
12:45de información consultando ese código
12:48por comunicados al correo electrónico y
12:50poniendo la clave que le acaba de
12:52asignar al correo electrónico me va a
12:55llegar también un comprobante de firma
12:56electrónico diciendo que la generación
12:59de la firma ha sido exitosa y me dice
13:02que él afirma saber que genera desde el
13:0415 de marzo del 2021 si yo no tengo
13:08inconvenientes trabajo con mi contraseña
13:10la tengo súper presente ya sé que hasta
13:13el 15 de marzo del 2024 no vuelvo a
13:16generar nuestra firma si de pronto de
13:19eso tuve algún inconveniente y perdí la
13:21memoria y se me está traspapelado la
13:24firma equis o ye la puedo generar sin
13:27problema
13:31[Música]
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