😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst
Summary
TLDRDieses Video bietet acht nützliche Tipps für den produktiven Einsatz des Microsoft Planner. Es geht um die Verwendung im Teams App, Strukturierung von Plannerboards, Benachrichtigungen bei Kommentaren, Anhängen von Dateien, Erstellen von Aufgaben aus Nachrichten, Wiederkehrende Aufgaben, Nutzung von Plannerplänen als Vorlagen, Kopieren oder Verschieben von Aufgaben und die zentrale Aufgabenübersicht. Der Fokus liegt auf Organisation und Zusammenarbeit, um die Effizienz zu steigern und den Überblick zu behalten.
Takeaways
- 😀 **Tip 1:** Verwenden Sie den Planner direkt in der Microsoft Teams App, nicht in der WebApp, um eine einfachere Integration in Teams.
- 📋 **Tip 2:** Strukturieren Sie Ihre Plannerboards mit 'Buckets' (Spalten) und 'Bezeichnungen' (Kategorien oder Labels), um Aufgaben besser zu organisieren und zu filtern.
- 🗂️ **Tip 3:** Vermeiden Sie, zu viele Buckets zu verwenden, um die Übersichtlichkeit zu wahren und die Aufgaben effektiv zu verwalten.
- 🔔 **Tip 4:** Nutzen Sie die Kommentarfunktion in Aufgaben, um Diskussionen zu konsolidieren, und erinnern Sie sich, manuell in die Diskussion einzutreten, um über neue Kommentare informiert zu werden.
- 📎 **Tip 5:** Fügen Sie Dateien direkt an Aufgaben an, aber vermeiden Sie, sie in die oberste Ebene der SharePoint Bibliothek hochzuladen, um Unordnung zu vermeiden.
- ✉️ **Tip 6:** Erstellen Sie neue Aufgaben aus Nachrichten in Teams, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen und sie in den Planner zu integrieren.
- 🔁 **Tip 7:** Verwenden Sie wiederkehrende Aufgaben, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zu planen, und beachten Sie, dass Kommentare bei Wiederholungen nicht beibehalten werden.
- 📄 **Tip 8:** Nutzen Sie Planner Pläne als Vorlagen, um Zeit zu sparen, indem Sie sie kopieren, wenn Sie oft dieselben Projekte bearbeiten.
- 🔄 **Tip 9:** Kopieren oder verschieben Sie Aufgaben innerhalb des Planners oder in andere Pläne, um Flexibilität bei der Aufgabenverwaltung zu haben.
- 📊 **Tip 10:** Verwenden Sie die Aufgabenübersicht in der Planner App oder der To-Do App, um eine zentrale Ansicht aller Aufgaben, unabhängig von ihrer Quelle, zu erhalten.
- ❓ **Fazit:** Überlegen Sie, ob der Planner das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse ist, und schauen Sie sich möglicherweise weitere Ressourcen an, um das beste Tool für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.
Q & A
Welche Anwendung wird im Video für den Planner vorgeschlagen?
-Im Video wird empfohlen, den Planner in der Microsoft Teams App zu verwenden, anstatt in der WebApp im Browser.
Was ist der Hauptunterschied zwischen 'Buckets' und 'Bezeichnungen' im Planner?
-Buckets sind Spalten, in denen Aufgaben abgelegt werden können, während Bezeichnungen oder Labels optionale Kategorien sind, die Aufgaben zugeordnet werden können. Eine Aufgabe kann nur in einem Bucket sein, aber mehreren Bezeichnungen zugeordnet werden.
Wie kann man neue Aufgaben im Planner erstellen?
-Man kann neue Aufgaben direkt in Teams über das Plus-Symbol in dem gewünschten Team erstellen oder aus Nachrichten in Teams umwandeln.
Welche Rolle spielen Kommentare im Planner?
-Kommentare ermöglichen eine Diskussion innerhalb einer Aufgabe, ohne separate E-Mails oder Chats zu verwenden. Allerdings werden nur Personen, die bereits in der Diskussion waren, über neue Kommentare benachrichtigt.
Wie kann man Dateien an Planner-Aufgaben anhängen?
-Man kann Dateien über die Option 'Anlage hinzufügen' anhängen. Es wird jedoch empfohlen, Dateien zuerst in SharePoint hochzuladen und dann über 'Aus Teamdateien' zu verknüpfen, um Übersichtlichkeit zu wahren.
Was sind die Vorteile von wiederkehrenden Aufgaben im Planner?
-Wiederkehrende Aufgaben ermöglichen es, eine Aufgabe monatlich oder nach einem bestimmten Zeitintervall automatisch wiederzuholen. Allerdings bleiben Kommentare bei Wiederholungen nicht erhalten, aber andere Aufgabendetails wie Anlagen und Notizen bleiben erhalten.
Wie kann man Planner-Pläne als Vorlagen verwenden?
-Man kann im Planner im Web eine Vorlage erstellen und diese über die Option 'Kopieren' wiederverwenden, um Zeit zu sparen, wenn man dieselben Projekte wiederholt bearbeitet.
Was sind die Möglichkeiten, Aufgaben zu kopieren oder zu verschieben?
-Man kann Aufgaben durch Klicken auf die drei Punkte in einen anderen Plan kopieren oder verschieben und dabei den Plan und die Aufgabe auswählen, in den bzw. die sie verschoben oder kopiert werden soll.
Welche Optionen gibt es, um eine zentrale Aufgabenübersicht zu erhalten?
-Man kann die Planner App in Teams oder die To-Do App verwenden, um eine Übersicht über alle Aufgaben, einschließlich persönlicher Aufgaben und Aufgaben aus verschiedenen Plannern, zu erhalten.
Was ist der Hauptpunkt, der in Betracht gezogen werden sollte, bevor man sich für den Planner als Tool entscheidet?
-Man sollte die Anwendbarkeit des Planners für seine spezifischen Bedürfnisse überdenken, was im Livestream 'Erfolgreiches Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen' ausführlicher behandelt wird.
Outlines
📋 Planner-Tipps für Microsoft Teams
Dieser Absatz bietet praktische Tipps für die Nutzung des Planner in Microsoft Teams. Es wird empfohlen, neue Pläne direkt in der Teams-App zu erstellen, um eine einfachere Integration zu gewährleisten. Zudem wird auf die Bedeutung der Strukturierung von Plannerboards hingewiesen, wobei die Verwendung von Buckets und Bezeichnungen für eine bessere Organisation von Aufgaben erläutert wird. Auch die Möglichkeit, Aufgaben mit Kommentaren zu versehen und über diese zu diskutieren, wird erwähnt, ebenso wie die Herausforderungen im Zusammenhang mit Benachrichtigungen bei neuen Kommentaren.
📎 Anlagen, Aufgaben aus Nachrichten und Wiederholungsfunktion
In diesem Absatz werden verschiedene Funktionen des Planners weitererläutert. Dazu gehört die korrekte Art und Weise, Dateien an Aufgaben zu hängen, um Unordnung in SharePoint zu vermeiden. Es wird auch beschrieben, wie man aus Nachrichten in Teams neue Aufgaben erstellt und diese in den Planner überträgt. Darüber hinaus wird die Funktion für wiederkehrende Aufgaben vorgestellt, die es ermöglicht, Aufgaben automatisch monatlich zu wiederholen, wobei Hinweise gegeben werden, dass Kommentare bei solchen Wiederholungen nicht beibehalten werden.
📝 Nutzung von Planner-Vorlagen und Aufgabenübersicht
Der dritte Absatz konzentriert sich auf die Verwendung von Planner-Vorlagen, um wiederkehrende Projekte effizienter zu bearbeiten. Es wird erklärt, wie man Vorlagen im Web-Planner speichern und wiederverwenden kann. Weiterhin werden Funktionen zum Kopieren oder Verschieben von Aufgaben innerhalb von Plänen erläutert. Schließlich wird auf die Möglichkeit hingewiesen, alle Aufgaben zentral in einer Übersicht zu verwalten, einschließlich persönlicher Aufgaben und Aufgaben aus anderen Quellen wie Outlook oder ToDo.
❓ Ist der Planner das richtige Tool für dich?
In dem letzten Absatz wird die Frage aufgeworfen, ob der Planner das geeignete Tool für die Aufgaben- und Projektmanagement-Bedürfnisse ist. Es wird empfohlen, einen Livestream über erfolgreiches Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen anzusehen, um mehr über die Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten des Planners zu erfahren. Abschließend wünscht der Sprecher dem Zuschauer eine gute Woche und kündigt das nächste Video an.
Mindmap
Keywords
💡Planner
💡Strukturierung
💡Buckets
💡Bezeichnungen/Labels
💡Kommentare
💡Dateianhänge
💡Aufgaben aus Nachrichten
💡Wiederkehrende Aufgaben
💡Vorlagen
💡Kopieren oder Verschieben von Aufgaben
💡Aufgabenübersicht
Highlights
Verwendung von Planner in Microsoft Teams App für einfachere Integration.
Strukturierung von Plannerboards mit Buckets und Bezeichnungen für bessere Organisation.
Verwendung von Kommentaren in Aufgaben zur Diskussion ohne separate Kommunikationswege.
Automatische Benachrichtigung bei neuen Kommentaren als Workaround für fehlende Standardbenachrichtigungen.
Anhängung von Dateien direkt an Aufgaben mit Vorsicht bei der Auswahl der Speicheroption.
Erstellung neuer Aufgaben aus Nachrichten in Teams, um nichts zu vergessen.
Wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Aufgaben, die monatlich wiederholt werden.
Kommentare bei wiederkehrenden Aufgaben werden nicht beibehalten, aber andere Aufgabendetails bleiben erhalten.
Verwendung von Planner-Plänen als Vorlagen, um Zeit zu sparen und Projekte zu standardisieren.
Kopieren oder Verschieben von Aufgaben innerhalb von Plänen für flexible Aufgabenverwaltung.
Zentrale Aufgabenübersicht in der Planner App in Teams für ein besseres Aufgabenmanagement.
Verwendung der To-Do App als alternative Oberfläche für Aufgabenübersicht.
Überlegung, ob der Planner das richtige Tool ist, basierend auf individuellen Bedürfnissen und Anwendungen.
Empfehlung, den Livestream zu Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen anzuschauen, um mehr zu erfahren.
Verwendung von Buckets und Bezeichnungen, um Aufgaben in Plannerboards nach Kanälen zu gruppieren.
Filtermöglichkeiten in Plannerboards nach Buckets und Bezeichnungen für eine gezieltere Aufgabensicht.
Vorsicht bei der Anzahl der Buckets, um eine Übersichtlichkeit beizubehalten.
Erweiterung von Plannerboards für mehrere Kanäle oder Bereiche, um Organisation zu optimieren.
Transcripts
wer nicht plant der wird verplant und
damit dir das nicht passiert bekommst du
in diesem Video Z produktive
plannertipps viel Spaß damit und los
[Musik]
[Applaus]
geht's Tipp Nummer 1 normalerweise
nutzen wir den Planner in der Microsoft
Teams App und deshalb sollten wir auch
neue Pläne nicht hier in der Planner
WebApp anle also hier im Browser denn
die Pläne die wir hier anlegen können
wir in Teams nicht so einfach einbinden
da heiß es am einfachsten wenn wir neue
Pläne direkt in Teams in dem Team in dem
wir ihn später nutzen möchten über das
Plus anlegen das geht am schnellsten
Tipp Nummer 2 Strukturierung eines
plannerboards also ich habe jetzt hier
für unseren Marketingkanal schon mal ein
plannerbard angelegt zu dem Thema
contentplanung hier gibt's verschiedene
content Ideen oder einfach Themen die
wir bei uns veröffentlichen wollen auf
den verschiedenen Kanälen und wenn wir
so ein plannerbard jetzt strukturieren
wollen dann gibt's eben zwei
Möglichkeiten einmal haben wir die
buckets das sind hier oben diese Spalten
hier da können wir die Aufgaben oder die
Themen hier in den verschiedenen buckets
eben ablegen und das zweite Thema sind
die Bezeichnungen oder auch Kategorien
oder Labels
die wir hier den Aufgaben zu zuweisen
können was man immer nutzt in der Regel
sind eben diese buckets und die
Bezeichnungen sind eben optional das
kann man auch noch nutzen wenn ein die
buckets nicht ausreichen und der
Hauptunterschied ist eine Aufgabe kann
immer nur in einem bucket sein also hier
jetzt bei der Ideenliste oder eben hier
schon bei der Auswahl für den nächsten
Monat
die Bezeichnungen da kann ich auch
mehrere zuweisen wenn ich sag hier
Microsoft 365 Updates da könnte ich
jetzt sagen hier bezeah
das ist auf jeden Fall das soll
veröffentlicht wordden im im Newsletter
und das soll auch veröffentlicht worden
bei Youtube und da wollen wir auch
vielleicht noch ein Blogbeitrag machen
dazu also so eine Aufgabe kann ich eben
mehrere Bezeichnungen geben und das
macht die Bezeichnung und diese Labels
ganz interessant und wenn wir diese
Möglichkeiten nutzen eben mit den mit
den buckets da kann man hier ich gehe
mal hier in den rechten Bereich kann ich
noch neues Packet hinzufügen irgendwie
Name eingeben ähm also da kann man
beliebig viele hier einlegen ist halt
vom Platz her man kann eben nicht alle
auf einmal sehen gut und wenn man diese
Möglichkeit nutzt buckets und
Bezeichnungen dann wird der plannerpl
übersichtlicher ich kann mir die
Ansichten individuell anpassen weil ich
eben nach den buckets oder nach den
Bezeichnungen hier gruppieren kann kann
auch sagen hier jetzt nach den
Bezeichnungen dann habe ich hier für die
unterschiedlichen Kanäle wo wir es
veröffentlichen wollen
ähm ich kann aber auch filtern dass ich
sage okay gib mir mal hier nur
Aufgaben für die wir flink den
veröffentlichen wollen also nur Content
hier also Filtern sowohl nach bucket als
auch nach Bezeichnungen und das macht
das Ganze übersichtlich da kann man dann
besser arbeiten gerade wenn ich viele
Aufgaben habe Empfehlung gerade bei den
buckets würde ich schauen dass ich nicht
zu viele habe weil es schon
unübersichtlich wird also so wenig wie
möglich so viele
benötig B vor ich hier alle Aufgaben
über buckets in einen Plan hier
reinpresse kann ich ja überlegen ob ich
eher mit mehreren Kanälen Arbeit und
dann eben pro Kanal pro Bereich ein
eigenes plannerboard ma das nicht alles
in einem sein muss Tipp Nummer 3
Benachrichtigung bei Kommentaren also
ich öffne mal hier so eine Aufgabe und
in jeder Aufgabe haben wir die
Möglichkeit hier Kommentare zu
hinterlassen und das finde ich eine sehr
spannende Sache denn wenn wir zu einer
Aufgabe uns unterhalten oder diskutieren
wollen müssen wir es nicht separat
machen per E-Mail oder per Chat sondern
wir können es in der Aufgabe hier machen
und da finden wir das dann später auch
am einfachsten wieder es ist nur eins
etwas unverständlich über neue
Kommentare in der Aufgabe da wde weder
ich als Ersteller der Aufgabe noch in
dem Fall der Timo als bearbeitete
Aufgabe automatisch benachrichtigt also
das sehen wir vielleicht nur zufällig
dass da Kommentare sind
über die Kommentare wen eben nur die
Personen informiert also über neue
Kommentare die bereits in diese Aufgabe
schon ein Kommentar hinterlassen haben
also Teil der Diskussion sind und ich
bin gespannt wann Microsoft das endlich
umstellt und alle dort informiert und
bis dahin gibt's eben einen kleinen
Workaround wenn du eine Aufgabe erellt
hast oder wenn du irgendwie zuständig
bist für die Aufgabe einfach hier mit
okay oder mit irgendwas hier malen
Kommentar hinterlassen dann bin ich eben
teil Diskussion und ab jetzt W ich über
neue Kommentare auch automatisch
benachrichtigt Tipp Nummer 4 Dateien
richtig
anhängen es gibt eben oft auch für die
planneraugaben eine Datei die wir mit
der Aufgabe verbinden wollen und das
geht hier über den Punkt Anlage
hinzufügen eigentlich etwas sehr
praktisches wir sollten nur darauf
achten dass wir auf keinen Fall die
erste Option von Computer hochladen hier
verwenden denn dann wird die Datei in
die oberste Ebene der SharePoint
Dokumentenbibliothek hochgeladen mit der
Zeit entsteht das pure Chaos da es dort
sehr unübersichtlich wird wenn die
ganzen blenderdateien hier in der ersten
Ebene liegen wir sollten deshalb immer
zuerst das Dokument über SharePoint
hochladen und dann über die zweite
Option aus teamdateien die Datei
verknüpfen eben das nicht alles in der
ersten Ebene liegt und dann entsteht
eben auch kein Chaos Tipp Nummer 5 neue
Aufgaben aus Nachrichten
erstellen wenn wir in Teams
kommunizieren sei es hier in den
Beiträgen eines Kanals oder auch im
Bereich Chat dann entstehen oft neue
Aufgaben und damit man diese nicht
vergisst sollte man sie gleich eben in
die Aufgabe auch umwandeln und das geht
sehr einfach indem ich hier über die
Kommunikation über die drei Punkte
direkt sage Aufgabe
erstellen und jetzt können wir hier eine
private Aufgabe erstellen für die
persönliche Aufgabenliste oder eben auch
eine planner Aufgabe dann muss ich hier
den passenden plannerplan eben suchen
hier in dem Fall ist mir Aufgaben
Marketing da könnt ich noch das passende
bucket hier auswählen z.B hier für die
Ideenliste hier den aufgabenbreff ein
Fälligkeitsdatum einen Bearbeiter hier
würde ich das vielleicht selber machen
und dann einfach sagen Aufgabe
hinzufügen und wenn wir jetzt eben in
unser plannerbard schauen dann ist diese
musteraufgabe hier auf dem plannerboard
sichtbar wunderbar und so vergisst man
nichts mehr Tipp Nummer 6 wiederkehrende
Aufgaben das ist insgesamt nur wenig
bekannt dass ist eben serienaufgaben
gibt ich kann hier für meine
monatsplanung eine Wiederholung
einstellen dass ich das wirklich eben
monatlich wiederholt und das finde ich
ganz praktisch was man dazu wissen
sollte die Kommentare bei der wiederhol
holung bleiben nicht erhalten die wden
zurückgesetzt schön ist aber dass alle
anderen aufgabendetails erhalten bleiben
das heißt die Checkliste hier wird
zurückgesetzt kann ich also neu
ausfüllen aber auch die Anlagen und die
Notizen die bleiben bei der Wiederholung
erhalten Tipp Nummer 7 Planner Pläne als
Vorlagen nutzen also wenn ich immer
wieder dieselben Projekte bearbeite kann
ich mir einmal eine Vorlage bauen und
die immer wieder kopieren um mir Zeit zu
sparen und wie geht das das geht eben
nur im Planner im Web wie komme ich
dahin einfach einmal anmelden im Browser
z.B unter Office.com und egal wo ich
dann bin kann ich eben hier über die
neuen Punkte die ganzen Webapps öffnen
und da ist auch hier die Planner App die
ich öffnen kann und hier kann ich dann
entsprechend meine Vorlage auswählen z.B
hier Aufgaben Marketing und über die
drei Punkte kann man hier dann diesen
Plan kopieren und eben die Kopie von
dieser Vorlage
erstellen Tipp Nummer 8 Aufgaben
kopieren oder
verschieben also was für ganze Pläne
funktioniert funktioniert auch für
einzelne Aufgaben wir können auch
einzelne Aufgaben durch einen Klick auf
die drei Punkte hier in einen anderen
Plan kopieren oder auch verschieben
ähm und dann hier sagen wie heißt die
Aufgabe in welchen Plan soll sie quasi
verschoben wordden soll sie im aktuellen
bleiben oder eben in anderen Plan
verschoben worden und so weiter und das
ist hin und wieder auch ganz praktisch
Tipp Nummer 9 gesamte
Aufgabenübersicht nun gibt es ja neben
den Planner Aufgaben auch noch meine
persönlichen Aufgaben aus Outlook bzw
aus todo und die hätte ich gerne alle in
einer zentralen Übersicht damit ich weiß
was muss mus ich heute tun was muss ich
morgen tun und dafür gibt's zwei Wege
Weg Nummer eins ist die Planner App
direkt hier in Teams ich öffne die mal
und da haben wir jetzt eben die
verschiedenen Listen hier mein Tag also
alles was ich eben heute tun muss egal
ob das jetzt eine private Aufgabe ist
oder eben eine Aufgabe aus dem Planner
die kann man auch noch etwas genauer
anschauen hier über meine Aufgaben und
da kann ich jetzt sagen okay das sind
die Aufgaben die wir vom zugewiesen
wurden hier gibt's dann noch die
privaten Aufgaben und hier eben eine
Liste mit allen Aufgaben hier z.B nach
dem Fälligkeitsdatum sortiert und wirk
Nummer 2 das gleiche gibt's eben auch
nicht nur hier im Planner das gleiche
gibt's eben auch über die ToDo App die
wir nutzen können
inhaltlich ist dasselbe von den Aufgaben
das ist Geschmackssache welche
Oberfläche mir jetzt besser gefällt und
diese to-do App hat eben auch die Liste
mein Tag also alle Aufgaben für heute
egal ob die jetzt aus Outlook kommen ob
die vom Planner kommen und so weiter
hier ist jetzt eine planneraufgabe
monatsplanung aus dem Marketing Board
das wir gerade angelegt haben und dann
gibt's aber eben auch hier eine Liste
mir zugewiesen das sind jetzt alle
Aufgaben drauf die wir von einem
plannerbard zugewiesen wurden oder hier
eben noch eine Liste geplant das ist
wirklich jetzt alles egal von welchen
Quellen von
Planner von Outlook und sonst was alles
noch geht nach Datum sortiert was muss
ich heute tun was muss ich morgen tun
was am Donnerstag und so weiter sehr
sehr praktisch so eine Übersicht zu
haben Tipp Nummer 10 die wichtigste
Frage und die wichtigste Frage ist ist
der Planner überhaupt das richtige Tool
für dich und das jetzt in allen Facetten
zu beleuchten das würde hier den Rahmen
sprengen aber dazu empfehle ich dir
unsere Aufzeichnung unseres Livestreams
erfolgreiches Projekt und
Aufgabenmanagement für Unternehmen ich
wünsche dir eine gute Woche bis zum
nächsten Video ciao
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