Sistema de Gestión Documental Orfeo - como hacer un Radicado de entrada
Summary
TLDRManuel Perea, un archivista con más de 10 años de experiencia, comparte un tutorial sobre cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó, ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia. Perea destaca la importancia de la regulación en políticas de gestión documental y guía a los espectadores a través de los pasos para ingresar un documento, desde la recepción hasta la asociación de una imagen escaneada, enfatizando la eficiencia y estandarización que Orfeó ofrece para mejorar la productividad en el manejo de documentos en organizaciones.
Takeaways
- 😀 Manuel Perea es un archivista con más de 10 años de experiencia y ha trabajado en multinacionales como Johnson & Johnson.
- 🏢 Actualmente, Manuel trabaja para una empresa importante en Mallorca Boca y desea explicar cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó.
- 📚 El sistema Orfeó es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia y es robusto y eficiente para gestionar procesos documentales.
- 📝 Existen ocho procesos en la gestión documental que incluyen planeación, producción, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.
- 🌐 Se puede acceder a la página del archivo general de la nación para obtener información detallada sobre los procesos de gestión documental.
- 🤖 Orfeó automatiza los procesos de gestión documental facilitando y agilizando la gestión de documentos dentro de las organizaciones.
- 📋 Para realizar una radicación en Orfeó, se inicia ingresando con credenciales de usuario y contraseña, y se sigue el proceso de ingreso de documentos.
- 🔍 Es posible buscar y verificar documentos previamente radicados por medio del sistema, utilizando información del remitente como el número de identificación.
- 📝 Se puede registrar y actualizar información del remitente y del destinatario, y asociar documentos físicos y digitales a un radicado en particular.
- 📑 El proceso de radicación incluye la descripción de los anexos, el número de folios, y la tipificación del documento para cumplir con las normativas legales.
- 📧 Una vez radicado el documento, se pueden enviar notificaciones y respuestas rápidas a través del sistema, mejorando la eficiencia y reduciendo el papeleo.
Q & A
¿Quién es el hablante del guion y qué profesión ejerce?
-El hablante es Manuel Perea, quien es archivista y tiene más de 10 años de experiencia.
¿En qué empresas ha trabajado Manuel Perea?
-Manuel Perea ha trabajado en empresas multinacionales como Johnson y Johnson y en Mallorca Boca.
¿Qué sistema de gestión documental se menciona en el guion?
-El sistema de gestión documental mencionado es Orfeó, que es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia.
¿Cuántos procesos componen la gestión documental según el guion?
-Según el guion, hay ocho procesos en la gestión documental: planeación documental, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.
¿Cómo se puede acceder a la información sobre los procesos de gestión documental detallados?
-Se puede acceder a la información detallada sobre los procesos de gestión documental visitando la página del archivo general de la nación.
¿Qué permite hacer el sistema de gestión documental Orfeó?
-Orfeó permite automatizar los procesos de la gestión documental, facilitando y agilizando su realización dentro de las organizaciones y estandarizando los procesos, lo que puede aumentar la productividad.
¿Cómo se realiza una radicación de entrada en el sistema Orfeó según el guion?
-Para realizar una radicación de entrada en Orfeó, se inicia sesión con credenciales de usuario y contraseña, se ingresa a la sección de radicación en el menú lateral y se llena el formulario de información con los datos del remitente y del documento.
¿Qué es una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' según el contexto del guion?
-Una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' es el lugar donde se reciben y despachan los documentos, y su nombre varía según el tipo de organización: en entidades del estado se llama ventanilla única y en empresas privadas, unidad de correspondencia o recepción.
¿Qué es una 'tabla de retención documental' y por qué es importante?
-Una 'tabla de retención documental' es un instrumento que estructura y organiza los archivos institucionales, permitiendo una gestión adecuada de la información. Es importante porque cumple con la normativa exigida por la superintendencia de industria y comercio para las empresas reguladas.
¿Cómo se puede notificar a otras dependencias sobre un radicado en el sistema Orfeó?
-Para notificar a otras dependencias sobre un radicado en Orfeó, se utiliza la opción 'informar' en el proceso de radicación, seleccionando las dependencias a las que se les enviará una alerta por correo electrónico.
¿Cómo se puede dar una 'respuesta rápida' a un radicado en el sistema Orfeó?
-Para dar una 'respuesta rápida' a un radicado en Orfeó, la persona destinataria puede ingresar al sistema, ir a consultas, pegar el número del radicado y utilizar la opción 'respuesta rápida' para revisar y tramitar el documento digitalizado sin necesidad de su versión física.
Outlines
😀 Introducción a la Gestión Documental con Orfeó
Manuel Perea, un archivista con más de 10 años de experiencia, presenta un tutorial sobre cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó, ampliamente utilizado en entidades públicas y privadas. Perea menciona su experiencia laboral en multinacionales y resalta la importancia de la planificación y los procesos de gestión documental en Colombia, que está bien regulada en términos de políticas documentales. El sistema Orfeó automatiza estos procesos, facilitando y agilizando la gestión documental en las organizaciones.
🔍 Proceso de Radicación en Orfeó
Se describe el proceso de radicación de un documento en el sistema Orfeó, desde el ingreso al sistema con credenciales hasta la revisión de si el remitente ya está registrado. Se detalla cómo buscar y seleccionar información del remitente, ya sea utilizando su número de identificación o creando uno nuevo si es necesario. El proceso incluye la verificación de la información del remitente, la selección de datos y la transferencia de estos a un formulario de radicación.
🏢 Aplicación de Normativas y Automatización del Proceso de Radicación
El video discute la importancia de cumplir con las normativas de retención documental, como la Ley 89 de 1993 y la Resolución Superintendencia 81 de 2014 en Colombia, que exigen una adecuada organización de archivos para todas las empresas supervisadas. Se menciona la necesidad de un programa de gestión documental y la creación de tablas de retención documental para una estructura adecuada de los archivos. Además, se ilustra cómo el sistema Orfeó puede tipificar y automatizar el proceso de radicación, incluyendo la asignación de dependencias y la generación de alertas por correo electrónico.
🖨️ Finalización de la Radicación y Notificación
Se explica cómo finalizar el proceso de radicación en Orfeó, incluyendo la asignación de la dependencia responsable y la notificación a través de correo electrónico. Se sugiere la posibilidad de personalizar la apariencia de la notificación con el logo de la empresa y cómo imprimir y adjuntar stickers a los documentos físicos. También se menciona la asociación de imágenes escaneadas a los registros de radicación y la eficiencia en la respuesta a trámites a través de la digitalización de documentos.
📬 Proceso de Respuesta Rápida a un Radicado
Se presenta el proceso de respuesta rápida a un radicado en Orfeó, permitiendo al destinatario acceder al sistema, buscar el radicado y proporcionar una respuesta sin necesidad de manipular el documento físico. Se describe cómo se pueden adjuntar documentos adicionales y enviar copias a otras dependencias, todo a través de la plataforma electrónica. El objetivo es mejorar la eficiencia y reducir el uso de papel en el manejo documental.
👋 Conclusión y Despedida
Manuel Perea concluye el tutorial, agradeciendo a los espectadores y animándolos a dejar un like si les gustó el contenido. Ofrece sus respuestas a dudas y cuestionamientos, y se despide de los espectadores con la promesa de una próxima oportunidad de interacción.
Mindmap
Keywords
💡Archivista
💡Sistema de gestión documental
💡Orfeo
💡Radicación
💡Procesos de gestión documental
💡Tablas de retención documental
💡Automatización
💡Normatividad
💡Productividad
💡Correspondencia
Highlights
Manuel Perea, con más de 10 años de experiencia como archivista, presenta un tutorial sobre el sistema de gestión documental Orfeó.
Orfeó es un sistema de gestión documental utilizado por entidades públicas y privadas en Colombia, destacando por su robustez y facilidad de uso.
El sistema automatiza los procesos de gestión documental, facilitando y agilizando la gestión de documentos en organizaciones.
Colombia está bien regulado en políticas de gestión documental a nivel latinoamericano, según el Archivo General de la Nación.
Existen ocho procesos de gestión documental que se pueden visualizar en detalle en la página del Archivo General de la Nación.
El proceso de radicación es una parte fundamental del sistema Orfeó y se detalla cómo realizarla paso a paso.
Se menciona la importancia de la creación de usuarios y la verificación de la existencia de remitentes en la base de datos del sistema.
Se destaca cómo el sistema permite la búsqueda y selección de información previamente registrada para agilizar la radicación.
La integración de información del remitente y del destinatario es esencial en el proceso de radicación de documentos.
El sistema Orfeó permite la tipificación de documentos y la selección de su naturaleza a través de tablas de retención documental.
Se enfatiza la necesidad de cumplir con la normativa vigente, como la Ley 89 de 1993 y la Resolución Superintendencia 81 de 2014 en Colombia.
La creación de tablas de retención documental es un proceso que requiere análisis y entrevistas para estructurar adecuadamente los archivos.
El sistema Orfeó permite la asignación de dependencias y la generación de alertas por correo electrónico para el manejo de documentos.
Se describe cómo se puede imprimir y asociar un sticker a los documentos físicos para su identificación en el sistema.
El proceso de asociación de imágenes o escaneos de documentos a los radicados en el sistema se detalla para garantizar la integridad de la información.
Se explica cómo el sistema permite la generación de respuestas rápidas y la notificación a dependencias interesadas en el trámite de documentos.
El tutorial culmina con la demostración de cómo se puede revisar y tramitar documentos digitalizados sin necesidad de su versión física.
Se invita a los espectadores a dar like y dejar comentarios si tienen dudas, cerrando el tutorial con una oportunidad para interacción.
Transcripts
hola a todos les habla manuel perea soy
archivista desde hace más de 10 años
gracias a dios he trabajado en empresas
como johnson y johnson como chicles
hadas empresas multinacionales y
actualmente me encuentro laborando para
una empresa importante de aquí el
mallorca boca gracias a dios bueno
quisiera de una manera corta explicarles
cómo realizar una radicación a través
del sistema de gestión documental orfeó
el sistema de gestión lo comenta el
orfeo es un sistema muy utilizado por
muchas entidades públicas
aquí en nuestro país su sistema
y robustos un sistema muy bueno para
realizar
los procesos de la gestión documental
antes de entrar en materia quisiera pues
mirar a través de la página del archivo
general de la nación recordamos a todos
que uno de los países lo digo con pues
de una forma modesta todos
a nivel de latinoamérica colombia es uno
de los países que se encuentra mejor
regulado
en lo que tiene que ver con políticas de
gestión documental
bueno cuáles son los procesos de la
gestión documental aquí se encuentran
son 8 está el proceso de planeación
documental el proceso de producción de
gestión y trámite el proceso de
organización transferencia y disposición
también el de preservación y valoración
documental son ocho procesos que si
ustedes gustan pueden entrar a esta
página y mirarlos en detalle cada uno de
ellos si desde pronto no tienen como
mucha familiaridad con términos
archivísticos en esta página pueden
encontrar mucho material bueno el
sistema de gestión documental orfeó lo
que lo que nos permite es automatizar
todos estos procesos de la gestión
documental y de esta manera hacer de la
gestión documental dentro de las
organizaciones y hacerla más más fácil
hacerla más rápida
y hacer que los procesos pueden estar
estandarizados y pueda que para que
también exista un aumento de la
productividad
automatizar los procesos de la gestión
documental bueno cerrando el paréntesis
ahora sí entrando en materia vamos a
mirar de una manera rápida cómo pueden
hacer una radicación a través del
sistema de gestión documental orfeo
primero que todo pues vamos bueno ya
están hemos instalado puede ser el
programa vamos a entrar con nuestras
credenciales con usuario y contraseña
ingresamos al sistema
nos bloqueamos ingresamos al sistema
de acuerdo también
a las características que tenga el
equipo el servidor
en el cual se instale el software porque
eso dependerá mucho también la velocidad
el tiempo de respuesta pues verás que
tenga pues la aplicación entonces pues
nos hemos juntado en un servidor linux
el sistema de gestión documental y vamos
a mirar cómo podemos hacer una
radicación de entrada
entonces vamos a suponer que hemos
recibido un documento tenemos estamos en
una empresa en la presa de equis y nos
llega una documentación a través de
correo a través de el mensajero de
alguna empresa nos llega a un documento
y vamos a proceder puede hacer el
respectivo ingreso al sistema de gestión
o comentar a orfeo primero que tenemos
que hacer es ir aquí en la sección donde
dice el menú lateral izquierdo en la
parte de radicación vamos a entrar aquí
a entrada
aquí está el formulario de la
información que podemos ingresar para
poder revisar si tenemos nosotros ya
radicados que anteriores de la empresa o
de la persona que nos está entregando el
documento por ventanilla entonces vamos
a mirar por ejemplo yo tengo ya un
usuario
si no estoy mal con este
con este número
de nit puso un ejemplo aquí puede ir el
número completo o el número de cédula
completo y puede traer el sistema todos
los radicados que ha tenidos a todos los
documentos que han ingresado a la
empresa los listará aquí en orden
cronológico entonces miremos a ver
si nos trae algo permítanme creo que
ingresé mal aquí los datos
bueno no me está trayendo nada vamos a
revisar si el usuario
está creado
si la empresa está creada o la persona
que nos trae la documentación está
creada vamos a irnos
acá realice nueva copia de datos
listo vamos a ir acá donde dice buscar
y vamos a ir aquí donde dice buscar por
documento de cuenta que este número es
el número de identificación de la
empresa de una empresa que creamos a
manera de ejemplo
vamos a hacer el sistema que lo que
busca la empresa
ok aquí nos arrojó toda la información
si los datos del remitente entonces aquí
se registró encontrados el número de
documento donde la empresa está es una
empresa que ficticia que se creó que
para poder realizar el ejemplo de
radicación desde aquí está x y z ese a
nombre de juan pérez el nombre que mente
de auxiliar contable la dirección del
remitente ciudad bogotá teléfono se
trata ha tratado de un email que cree
también
como para ilustrar
ok aquí nos dice colocar como
entonces cómo queremos colocarlo decimos
que como remitente estos son los datos
que quedan grabados en la base de datos
de la redundancia y vamos a utilizarlos
para pasarlos al formulario de
erradicación
ok
si de pronto no tenemos
creado el remitente al usuario aquí en
esta parte de abajo y supongamos que que
la persona que nos ha traído la
documentación no se encuentra en nuestra
base de datos lo que hacemos es ir aquí
a esta parte de abajo y aquí colocamos
la información del remitente y vamos a
agregar y ya queda automáticamente
guardado nuestra base de datos
el remitente y en otra ocasión que
vuelva a traer pues documentación a la
empresa simplemente como nos apareció
antes el formulario de entrada si vamos
el primer formulario que nos aparece
necesitamos el número de documento del
remitente nuevo que hemos creado y nos
trae ya pues la información anterior de
la radicación pasada y le decimos nueva
copia de datos eso nos permite de manera
rápida rellenar en esta el formato
erradicación los datos
del remitente sin necesidad de volver a
crear usuario simplemente la información
queda grabada y con solo solo digitar el
número de identificación sean it o sea
célula ya el sistema nos trae los datos
para ingresar los ingresan
automáticamente cuando damos copiar al
formulario erradicación que es este
entonces vamos a otra vez
vamos a mirar
no copiamos todavía los datos buscamos
por documento
le decimos bien buscar
decimos que remite a king clean
remitente pasar al formulario de
erradicación entonces aquí ya nos pasó
los datos de forma de radicación
vamos a ir aquí donde dice el dignatario
tales como el tratamiento entonces vamos
a decidir sr
remite los datos del remitente
lópez pongamos un ejemplo
ok bien supongamos que el continente
américa del país colombia departamento
distrito capital del municipio
bogotá aquí colocamos los datos del
asunto del documento que trae las
personas volvamos al ejemplo supongamos
que la persona está allí en recepción o
la unidad de correspondencia o en la
ventanilla única entonces bueno difieren
los términos si dependiendo del tipo de
organización cuando suena entidad el
estado se le llama ventanilla única al
sitio donde se reciben los documentos y
donde se despacha
en las empresas privadas por lo general
se le conoce como unidad de
correspondencia
o recepción si es una empresa mediana
pequeña bueno puede operar pues él
la parte de correspondencia con la
secretaria la persona que está en
recepción es aquí colocamos los datos
que trae el documento por ejemplo
solicitud
por ejemplo
documentos
x ok es a eso dice el documento que trae
la persona cierto ahorita vamos a
colocar aquí porque medio estamos
haciendo la recepción de la
documentación en este caso es es
personal si aquí en descripción de
documentos en esos por ejemplo si el
documento que trae la persona trae un cd
o una memoria usb o algún otro medio
magnético entonces aquí colocamos la
descripción de
de los anexos el número de folios que
tenga pues el documento si es una cifra
de dos folios aquí colocamos el número
y si trae más de dosis o dos unidades
flash
por ejemplo usb colocamos también la
cantidad aquí en esta parte cita
entonces
aquí
ahora
vamos a
[Música]
esta parte de acá
aquí dudas donde tipificamos el
documento
para poder elegir
qué tipo de documento es el que nos está
llegando debemos de primero realizar acá
en tablas de retención documental la
respectiva configuración si la empresa
no tiene tablas de retención documental
es importante
para cumplir la norma actividad porque
la ley existe una ley
aplica para todas las entidades que
están todas las entidades todas las
empresas privadas que están reguladas
que son supervisadas por la
superintendencia de industria y comercio
hay una normatividad que exige que todas
estas empresas vigiladas por la súper
de industria y comercio tengan sus
archivos bien organizados
es la ley si no estoy mal 89 34 del 2014
pueden investigar si por internet
vamos a mirar vamos a chequear
89 34 aquí está de 2014 estamos hablando
para el país de colombia de pronto en
otras latitudes en otros países regule
otra normatividad aquí en colombia
miramos resolución superintendencia
superindustria 81 34 de 2014 aquí está
toda la
normatividad que regula a las empresas
colombianas
aquí está la ley 194 de 2000 por medio
de la cual se dicte la ley y se tratara
tratada consagra a tratar de la parte
normativa previa
cobija la nueva normatividad aquí dice
ok en esta parte dice los vigilados que
estén bajo la inspección control y
vigilancia de la superintendencia de
industria y comercio deberán elaborar
e implementar los siguientes
instrumentos archivísticos para asegurar
las organizaciones son archivos así debe
de haber un programa de gestión
documental luego hablaremos en otro
vídeo si yo me permite que pueda hablar
sobre el tema aquí tablas de retención
documental cuadro de clasificación
documental recuerdo clasificaciones
previo su elaboración es para bien de la
sala de las tablas
tabla de valoración documental podemos
hablar luego de esto y reglamento
interno de archivo aquí está toda la
normatividad
ok entonces
volviendo a la aplicación estamos
todavía en el proceso pero qué pena me
perdonan que dilate un poco el proceso
de erradicación pero quiero explicar de
una manera detallada cómo hacer para que
entendamos mejor
cómo funciona
y por qué se utiliza el software de
gestión de documentos
y por qué pues nos debemos de interesar
para automatizar estos procesos
archivísticos dentro de las empresas
entonces ok hablábamos de que este tipo
de documentos no lo podemos elegir bueno
yo hice una tabla muy
pequeñitas a manera de ejemplo no se
hizo el procedimiento respectivo que es
un análisis del organigrama funcional de
la empresa hacer una entrevista bueno
estoy dando les estoy hablando de la
elaboración de las tablas de retención
es un proceso un poco dispendioso pero
es muy
es muy bueno además que es una exigencia
lo que nos permite las tablas de
retención es tener una estructura
es tener nuestros archivos nos permite
la elaboración e implementación de las
tablas de retención actualmente entender
nuestros archivos institutos
institucionales bien estructurados
podríamos hablar de archivo en una
empresa cuando tenemos implementada de
las tablas de retención documental de lo
contrario podríamos hablar que tenemos
fondos acumulados entonces vamos a
terminar permítanme qué pena
pues la dilación pero voy a terminar ya
entonces seguimos aquí
e independencia también podemos crear
las despedidas dependencias de acuerdo a
las
al organigrama de la empresa
entonces acá tengo una dependencia de
pruebas
este es a la dependencia departamento al
cual va a ir el informe la alerta a
través de correo electrónico
si del documento que acaba de llegar la
empresa entonces aquí se va a esta
dependencia al jefe de la dependencia a
la persona encargada de la gestión
y tramite la documentación dentro de la
dependencia a esa persona le va a llegar
la alerta de que le llegó un correo
electrónico entonces aquí vamos a darle
clic para terminar de radicar el
documento de entrada vamos a darle aquí
clic en radical
vamos a esperar un poco el computador y
muy bueno que digamos
perfecto entonces aquí ya quedó el
documento ingresado en nuestro sistema
ya me llegó un correo alertándome de qué
se hizo
se hizo la entrega si de un documento
como manejo también
este correo
los dispositivos electrónicos que
que tengo
váccaro resonar las notificaciones de
que se me has ido
de que me ha llegado el documento
entonces acá podemos dar clic
la persona que está allí en la
ventanilla única o la unidad de
correspondencia fue la recepción daría
clic aquí aquí en esta parte diría el
logo de la compañía esto se puede esto
se puede configurar
tocando un poquito el código o algo muy
sencillo si se podría colocar el logo de
la compañía para que salga ya con la
imagen corporativa de la empresa el
sticker a imprimir si tenemos pues forma
podemos comprar una impresora de
stickers
autoadhesivos
podemos imprimir este sticker y pegarlo
en la copia que trae la persona que nos
está entregando la documentación
entonces
imprimimos el sticker le pegamos un
sticker a la copia que trae la persona y
le pegamos otro sticker al documento que
está ingresando a la empresa
y ya lo tenemos supongamos que ya
hicimos la impresión del sticker hemos
pegado los stickers ahora
si bien creemos podemos añadirle
el documento escaneado a este registro
entonces vamos a ir aquí supongamos que
ya hemos escalado el documento que nos
llegó ahorita vamos a ver aquí dar clic
en asociar imagen
para todos damos click aquí
a asociar imágenes del radicado
vamos a darle clic
el examinar
documentos voy a cambiar por decir algo
de este documento
aquí tenemos que colocar una descripción
por ejemplo documento
para la señora
pérez
un ejemplo lo que queramos podemos
podemos colocar aquí en en este campo
hoy le damos realizar
lo que acaba de suceder es que el
documento que trabajó la persona después
de digitalizado se ha asociado al
radicado que hemos generado de tal
manera que cuando queramos en un futuro
revisar el documento que ingresó nuestro
sistema él
podemos con el número de con este número
erradicado revisar
el documento digitalizado entonces así
podemos también ser más eficientes a la
hora de dar una respuesta al trámite y
podemos cuidar
y podemos hacer a un lado también de
alguna manera el uso del papeleo en las
oficinas
podemos informar a otras personas acerca
del radicado
es aquí supongamos que está
la persona x y le queremos enviar una
notificación del radicado
entonces estamos aquí en modificar datos
y se le ha informado a la dependencia
si es posible podríamos comer otra
dependencia aunque todavía que no las
tengo creadas pero supongamos que
destinataria al exterior a la
dependencia de contabilidad pero que
debemos también informarle por ejemplo a
la dependencia de tesorería sobre el
radicado que nos llegó podríamos hacerlo
fácilmente acá en informar o podemos
escoger las dependencias que queramos
que le llegue la notificación o la
alerta por correo electrónico
ahora bien
vamos a darle a actualizar aquí esta
entrada de aparecer ahorita el número 2
ok aquí está
aquí está el radicado si la fecha la
hora y sigamos aquí número radicado
nos va a traer el documento que
asociamos la imagen del documento
nosotros
recibimos por ventanilla listo eso solo
por ejemplo si queremos dar una
respuesta rápida supongamos que la
persona que el destinatario
o la persona está natalia
de éste
radicado le llegó el aviso la
notificación
permítanme de manera rápida yo les
enseño
un poco supongamos que la persona que es
destinataria él
le llegó la notificación con el número
erradicado puede ingresar al sistema
irse a consultas
pegar el número del radical el sistema
letra del radical
y la persona simplemente puede revisar
dando clic
en el radicado aquí en respuesta r r
significa respuesta rápida
y aquí es las documentos que vamos a ver
una ventana de forma paralela
una parte del lado izquierdo donde vamos
a dar donde podemos vamos a mirarlo
ok aquí en el lado izquierdo nosotros
podemos
relatarnos respuesta rápida si por
ejemplo señor ta ta ta ta
automáticamente el sistema nos trae
estos datos por defecto aquí escribimos
a continuación tan ta ta ta ta lo que
queramos reescribir para darle respuesta
rápida al radicado que nos ha tirado se
hace parte del proceso de gestión
documental trámite vamos a tramitar el
documento sin que nos llegó a través de
ese radicado entonces aquí miramos de
qué trata el documento sin necesidad de
tener lo físico podemos mirar cuál fue
el documento que nos llegó si la persona
destinataria puede hacer esto y dar
respuesta aquí y darle enviar
es algo así se puede juntar también un
documento si queremos si miramos acá
enviar con copia con copia oculta
damos clic países allí esperamos a que
el documento
se envié
para hacer esto también debemos de tener
configurado
la parte de tablas de retención
documental
porque tengo un ejemplo pequeño
esto es para darle un destino al
documento que se me va a generar
automáticamente cuando
por haberle enviado la respuesta es un
documento pdf un documento electrónico
que me genera el sistema de forma
automática
ahí quedó tipificado y vamos salir ya se
le dio respuesta al
radical del señor juan pérez
qué es el remitente de la empresa x y y
ceta
bueno amigos esto es todo por hoy espero
que les haya gustado y si tienen alguna
duda por favor
en un mensaje están respondiendo cuando
tenga el espacio y se gustan darme un
like se los agradezco mucho y hasta una
próxima oportunidad
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